30 września to data, którą powinny zaznaczyć w kalendarzu zarówno działy kadr, jak i pracownicy mający niewykorzystany urlop z poprzedniego roku. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego.
W praktyce oznacza to, że 30 września 2026 r. jest ostatnim dniem na udzielenie zaległego urlopu za 2025 r.
Urlop nie przepada 1 października
Przekroczenie tego terminu nie powoduje jednak automatycznej utraty niewykorzystanych dni. Pracownik nadal może domagać się udzielenia zaległego urlopu.
Jednocześnie zaczyna mieć znaczenie przedawnienie roszczenia. Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że w przypadku roszczenia o udzielenie zaległego urlopu termin ten należy liczyć od dnia następującego po upływie terminu określonego w art. 168 k.p. Oznacza to, że dla urlopu za 2025 r. kluczową datą będzie 1 października 2026 r.
Trzy lata na dochodzenie zaległego urlopu
Pracownik, który nie wykorzystał zaległego urlopu w terminie, nie traci go więc 1 października. Ma jednak ograniczony czas na dochodzenie swojego roszczenia. Po upływie terminu przedawnienia pracodawca może powołać się na przedawnienie i uchylić się od zaspokojenia roszczenia, zgodnie z art. 292 k.p.
Dlatego z punktu widzenia pracownika 30 września jest ważną datą, choć nie jest datą automatycznego „wyzerowania” urlopu.
Ważne
30 września nie jest datą, po której niewykorzystany urlop znika. Jest jednak granicą, po której należy zwrócić szczególną uwagę na bieg trzyletniego terminu przedawnienia.
Pracodawca może odpowiadać za niewykorzystany urlop
Obowiązek wykorzystania zaległego urlopu w terminie obciąża pracodawcę. Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.)
Podstawa prawa
art. 152, art. 161, art. 168, art. 282 § 1 pkt 2, art. 291 § 1 i art. 292 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.)
