Nowe rozwiązania mają usprawnić obieg dokumentacji medycznej, a także ułatwić pracownikom dostęp do wydanych orzeczeń. Zmiany obejmą również sposób przekazywania informacji o zdolności do pracy pracodawcom. Sprawdź jakie zasady obowiązywać będą od 17 października 2026 r. Co się zmieni dla pracodawcy, a co dla pracownika? Co w momencie jak lekarz nie ma dostępu do systemu?
Elektroniczne orzeczenia lekarskie zastąpią papierowe dokumenty
Cyfryzacja dokumentacji medycyny pracy wkracza w kolejny etap. 17 kwietnia 2026 r. zaczęły obowiązywać przepisy rozporządzenia Ministra Zdrowia zmieniającego regulacje dotyczące badań lekarskich pracowników, profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz orzeczeń wydawanych na potrzeby przewidziane w Kodeksie pracy. Nowelizacja umożliwiła wystawianie orzeczeń medycyny pracy w postaci elektronicznej, pozostawiając jednocześnie czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań. Okres przejściowy zakończy się 17 października 2026 r. Od następnego dnia, czyli 18 października, elektroniczna postać stanie się obowiązującym standardem dla określonych rodzajów orzeczeń. Oznacza to istotną zmianę zarówno dla lekarzy medycyny pracy, jak i pracowników oraz pracodawców.
Jakich orzeczeń dotyczą nowe przepisy?
Obowiązek sporządzania dokumentów w formie elektronicznej obejmie nie tylko orzeczenia związane z oceną zdolności do wykonywania pracy, ale również dokumenty wydawane w szczególnych sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa pracy.
Zmiany dotyczą między innymi orzeczeń:
• stwierdzających utratę zdolności pracownika do wykonywania dotychczasowej pracy;
• wskazujących na konieczność przeniesienia pracownika na inne stanowisko ze względu na szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na jego zdrowie;
• potwierdzających, że określona praca stanowi zagrożenie dla zdrowia młodocianego pracownika;
• stwierdzających brak przeciwwskazań zdrowotnych do zatrudnienia na określonym stanowisku;
• dotyczących objawów mogących wskazywać na rozwój choroby zawodowej;
• potwierdzających niezdolność do wykonywania dotychczasowej pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w przypadkach określonych przepisami.
Nowe zasady mają ujednolicić sposób przygotowywania i przechowywania dokumentacji oraz ograniczyć konieczność posługiwania się tradycyjnymi formularzami.
Czy papierowe orzeczenia całkowicie znikną?
Wprowadzenie elektronicznych dokumentów nie oznacza całkowitej rezygnacji z papierowych orzeczeń. Przepisy przewidują wyjątki, które pozwolą na korzystanie z dotychczasowego rozwiązania w określonych okolicznościach. Jednym z nich będzie brak dostępu do systemu teleinformatycznego. W takiej sytuacji lekarz nadal będzie mógł wystawić orzeczenie w postaci papierowej. Odrębne zasady przewidziano również dla niektórych grup funkcjonariuszy i żołnierzy zawodowych. Obowiązek stosowania elektronicznej formy nie obejmie wskazanych w przepisach funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego, a także określonych żołnierzy zawodowych pełniących służbę w wojskowych służbach specjalnych.
Orzeczenie lekarskie będzie dostępne na Internetowym Koncie Pacjenta
Jedną z ważniejszych zmian będzie możliwość korzystania z elektronicznych orzeczeń za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). Dokumenty sporządzone w postaci elektronicznej będą zapisywane i przechowywane w Systemie Informacji Medycznej. Następnie zostaną automatycznie udostępnione osobie, której dotyczą, na jej Internetowym Koncie Pacjenta. Dzięki temu pracownik będzie mógł uzyskać dostęp do swojego orzeczenia bez konieczności przechowywania wyłącznie papierowej wersji dokumentu. Nie oznacza to jednak, że pracownik zostanie całkowicie pozbawiony możliwości otrzymania tradycyjnego dokumentu. Na jego życzenie orzeczenie będzie mogło zostać przekazane również w formie wydruku.
Nowe zasady przekazywania orzeczeń pracodawcom
Zmieni się także sposób dostarczania informacji o wynikach badań medycyny pracy do zakładów pracy. Zgodnie z nowymi regulacjami za przekazanie orzeczenia pracodawcy odpowiadać będzie lekarz medycyny pracy, a w praktyce jednostka służby medycyny pracy przeprowadzająca badanie. Szczegółowy sposób oraz termin przekazania dokumentu powinny zostać określone w umowie zawartej między pracodawcą a jednostką medycyny pracy. Takie rozwiązanie oznacza zmianę w organizacji obiegu dokumentów. Pracodawcy powinni zatem zwrócić uwagę na zapisy umów z placówkami wykonującymi badania profilaktyczne i upewnić się, że przewidują one odpowiedni sposób przekazywania orzeczeń. Co istotne, pracodawca otrzyma wyłącznie informacje niezbędne do oceny możliwości wykonywania pracy przez zatrudnioną osobę. Będą one dotyczyły zdolności do pracy, braku takiej zdolności albo występowania przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania obowiązków na określonym stanowisku. Pracodawca nie uzyska natomiast dostępu do szczegółowej dokumentacji medycznej ani informacji o rozpoznanych schorzeniach pracownika.
Elektroniczne orzeczenia nie zmieniają obowiązków pracodawcy
Nowy sposób wystawiania dokumentów nie znosi podstawowych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy. Pracodawca nadal nie będzie mógł dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na danym stanowisku. Zmieni się więc przede wszystkim forma dokumentacji oraz sposób jej przekazywania, a nie sam obowiązek przeprowadzania badań profilaktycznych. Dla pracodawców istotne będzie zapewnienie sprawnego odbioru orzeczeń oraz odpowiedniego obiegu informacji, tak aby zmiana formy dokumentu nie powodowała opóźnień w dopuszczaniu pracowników do pracy.
Co zmiany oznaczają dla pracowników i pracodawców?
Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń stanowi kolejny krok w cyfryzacji ochrony zdrowia i dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników oznacza przede wszystkim łatwiejszy dostęp do dokumentów za pośrednictwem IKP oraz ograniczenie konieczności posługiwania się papierowymi zaświadczeniami. Z kolei pracodawcy i jednostki medycyny pracy będą musieli dostosować organizację przekazywania dokumentów do nowych zasad. Szczególne znaczenie będzie miało ustalenie odpowiednich procedur oraz terminów dostarczania orzeczeń. 18 października 2026 r. będzie zatem ważną datą dla systemu medycyny pracy. Choć zmiany dotyczą przede wszystkim formy dokumentacji, ich praktyczne znaczenie odczują zarówno osoby kierowane na badania, jak i podmioty odpowiedzialne za organizację profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456)
Prawnik. Z marką INFOR związana od 2016 r. Specjalizuje się w tematyce kadrowej, płacowej oraz prawie oświatowym. Autorka licznych publikacji prasowych.
