Od 1 października nie jest już możliwe podpisywanie ręcznie sprawozdań finansowych. Można je bowiem tworzyć wyłącznie elektronicznie i to w strukturze logicznej określonej przez ministra finansów, opublikowanej na stronie internetowej MF. Takie sprawozdania muszą być podpisywane kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP. Wynika to z art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

Rewolucję w tworzeniu i przesyłaniu sprawozdań finansowych wprowadziła nowelizacja z 26 stycznia 2018 r. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398). Przed 1 października br., w okresie przejściowym, sprawozdania mogły być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP musiały być sygnowane jedynie skany przesyłane do KRS.

Teraz podpisywanie sprawozdań ręcznie jest już niemożliwe.

>>> Wszystko, co trzeba wiedzieć o e-sprawozdaniach. Czytaj na gazetaprawna.pl

Niemożliwy odczyt

I tu pojawia się problem dla zarządów, bo zakodowane dokumenty trudno zrozumieć.

– Treść sprawozdania w strukturze logicznej nie jest czytelna dla odbiorcy. Szczególnie dodatkowe informacje i objaśnienia widoczne są jako długa linijka literek – tłumaczy Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o. Dodaje, że aby je odczytać, należałoby posłużyć się specjalnie do tego stworzonym programem.

– To analogiczna sytuacja jak z plikiem pdf. W surowej formie jest on również mało czytelny. Jedynie dzięki temu, że jest wiele narzędzi do odczytu plików pdf, możemy czytać je w sposób przystosowany dla przeciętnego odbiorcy – wyjaśnia ekspertka.

Nie ma natomiast, przynajmniej na razie, narzędzia do odczytywania plików XML stworzonych zgodnie z formatem zamieszczonym na stronie Ministerstwa Finansów. Zdaniem ekspertki, resort powinien takie narzędzie udostępnić.

>>> Czytaj też: Jak PO chce zmienić opodatkowanie pracy? Rzońca: Ma nie przekraczać 35 proc.

Brak dostępu

W przeciwnym razie problem będą mieli wszyscy poczynając od członków zarządu, odpowiadających za prawidłowość sprawozdania, pod którym muszą się podpisać (elektronicznie). Trudno będzie im odczytać nie tylko: bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz zmiany w kapitale własnym. Kłopot będą też mieli z opisowymi fragmentami sprawozdania, np. z informacją dodatkową, która również będzie zakodowana (w formacie PDF).

– Raport będzie więc podpisywany w ciemno. Nie będzie pewności, że to, co zostało sporządzone w tradycyjny sposób, zostało prawidłowo przekonwertowane na strukturę logiczną – twierdzi Agnieszka Baklarz.

Podkreśla, że kłopot będą mieli też wspólnicy zatwierdzający sprawozdanie.

Może będzie nowa funkcja

W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu ich wytworzenia. „Funkcjonalność wizualizacji sprawozdań w większości zapewniają dostawcy oprogramowania komercyjnego w swoich systemach, z których dane przekazywane są do MF” – napisał resort.

Dodał zarazem, że w związku z coraz liczniejszymi zgłoszeniami w tym zakresie, rozważa przygotowanie w 2019 r. funkcjonalności do odczytu plików xml za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania finansowe.

Ministerstwo Finansów przypomina, że stworzyło aplikację e-Sprawozdania finansowe dla osób fizycznych. Pozwala ona m.in. na generowanie sprawozdań finansowych i przesyłanie ich do szefa Krajowej Administracji Skarbowej. „Aplikacja umożliwia przegląd sporządzonego i podpisanego sprawozdania finansowego w postaci zwizualizowanych wypełnionych pól w układzie formularza, w którym wprowadza się dane” – informuje MF.

Agnieszka Baklarz dodaje, że w jeszcze innej sytuacji są podmioty prowadzące księgi w oparciu o Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Dla tej grupy przedsiębiorców Ministerstwo Finansów nadal nie udostępniło struktur logicznych. W związku z tym mają one możliwość tworzenia sprawozdań na dotychczasowych zasadach (art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości). Tworzą je więc w formacie PDF. Mogą zatem korzystać z bezpłatnych aplikacji zarówno do sporządzania sprawozdań, jak i do odczytu.

>>> Czytaj też: Jest nowa aplikacja do e-sprawozdań. Które firmy mogą z niej skorzystać?