Jego słowa przypomniały mi się, gdy „FT” doniósł, że Terry Morgan, dyrektor naczelny Tube Lines, nie ma własnego gabinetu i pracuje przy biurku w otwartym pomieszczeniu, gdzie może przyglądać się swoim pracownikom. – Mam tylko jeden przywilej: lepszy niż oni widok – mówi dyrektor Morgan, którego firma zarządza trzema liniami londyńskiego metra.
Lynda Gratton, profesor London School of Economics, tak mówi o zastosowanym przez niego rozwiązaniu: – To będzie się pojawiać coraz częściej. Organizacje nabierają charakteru bardziej sieciowego. Jeśli szef siedzi w jednej sali z kolegami, sygnalizuje tym samym, że chce, by firmę uważano za mniej hierarchiczną.
Zastanawiając się nad tym, czy szef powinien pracować we wspólnej sali biurowej, należałoby właściwie zapytać, czy ktokolwiek powinien tak pracować. W obecnych czasach nie wywołuje to wielkich dyskusji, gdyż mocno zakorzeniło się przekonanie, że otwarta przestrzeń biurowa zachęca do swobodnego komunikowania się, co ma istotne znaczenie dla powodzenia firmy. Wystarczy zgromadzić ludzi w jednym miejscu, pozwolić im rozmawiać, a to uruchomi innowacje.
Czy rzeczywiście? To jasne, że żeby coś zrobić, ludzie muszą o tym rozmawiać. Czy jednak w tym celu muszą oni spędzać całe dnie w tym samym pomieszczeniu, zwłaszcza że mają przecież do dyspozycji pocztę internetową i Skype'a? Trzydzieści lat badań prowadzi do wniosku, że – jak w artykule w magazynie „Facilities” zauważa amerykański naukowiec Suining Ding – aranżacja biura w formie otwartej przestrzeni „tylko w minimalnym stopniu ułatwia porozumiewanie się pracowników i odbywa się to kosztem ich prywatności”.
Reklama
To zwrócenie uwagi na prywatność jest istotne. Któż z nas, mogąc korzystać z własnej przestrzeni, wolałby wspólną? Gdy młodzież wędruje z plecakiem, sypia w zbiorowych salach hosteli, ale głównie dlatego że nie stać jej na płacenie za prywatność. Podróżujących służbowo nie pyta się natomiast w hotelach, czy chcą mieć osobny pokój, czy też z kimś go dzielić – bo odpowiedź jest oczywista. Linie lotnicze każą sobie znacznie więcej płacić za miejsce, które zapewnia pasażerowi pewien odstęp od sąsiadów.
Te niewielkie korzyści, jakie w efekcie ułatwień w komunikowaniu daje otwarta przestrzeń biurowa, znikają zresztą na skutek utraty wydajności. Nie potrzeba prowadzić badań naukowych, żeby zauważyć, że gdy ludzie muszą słuchać konwersacji sąsiadów i ich rozmów telefonicznych, to pracują mniej. Warto się w tym miejscu odwołać do kolejnego zdroworozsądkowego porównania: cisza w bibliotekach obowiązuje właśnie po to, żeby można w nich było pracować.
Na obniżenie wydajności w otwartych biurach wpływa nie tylko to, że rozpraszają one uwagę. Zamieszczony ostatnio w „Asia Pacific Journal of Health Medicine” artykuł stwierdza, iż zatrudnieni w takich warunkach pracownicy są bardziej narażeni na infekcje oczu, nosa i gardła i na większe niebezpieczeństwo złapania grypy.
Poza tym takie rozwiązanie rzeczywiście sprzyja więzom koleżeńskim – ale pod warunkiem że lubi się ludzi, z którymi dzielimy pomieszczenie. Ale na pewno wygodniej jest mieć możliwość schronić się do prywatnego biura przed osobami, których wolimy nie oglądać.
Dlaczego w takim razie większość biur jest dzisiaj otwarta? Bo mniej to kosztuje. „Asia Pacific Journal” szacuje te oszczędności nawet do 20 proc. Firmy oszczędzają nie tylko na ścianach, ale i na tym, że na tej samej powierzchni można wówczas pomieścić znacznie więcej osób.
Cięcie kosztów to zresztą nic złego: mniejsze koszty oznaczają większe zyski i większe szanse przetrwania. Firma, w której każdy pracownik ma własne biuro, może upaść na skutek konkurencji rywali – czasem z drugiego końca świata – którzy upychają pracowników w jednoprzestrzennych pomieszczeniach.
Poza tym, jak wspomina ten sam magazyn, w budynkach z takimi pomieszczeniami ogrzewanie i klimatyzacja są bardziej efektywne, są więc one nie tylko tańsze w eksploatacji, ale bardziej przyjazne środowisku.
Biorąc to wszystko pod uwagę, warto ponownie zapytać, czy kierownicy powinni dzielić te pomieszczenia z personelem? Przemawiają za tym silne argumenty. Czy bowiem chodzi o nalegania, by wszyscy pracownicy podróżowali klasą ekonomiczną, czy o ograniczenie wydatków na lunche z klientami, gdy firma musi wprowadzać ostre oszczędności – we wszystkich takich sytuacjach menedżerowie powinni dawać przykład.
Przeciwko przemawia natomiast argument, że kierownicy powinni dysponować pomieszczeniem, w którym mogą prywatnie rozmawiać z pracownikami i w którym oni mogą się zwracać do szefów z dala od uszu kolegów. Ten problem można rozwiązać, zapewniając pokoje do spotkań oddalone od pomieszczeń jednoprzestrzennych, choć wymaga to ustalenia z pracownikami, że te pokoje są naprawdę do rozmów, a nie po to, żeby do nich wpadać.
Jednak rada, jakiej mi kiedyś udzielił przyjaciel, zachowuje aktualność: być może kierownicy chcą pracować wraz z personelem, ale personel może nie chcieć pracować obok kierowników. Oczywiście menedżerowie, których biurka znajdują się w ogólnej sali, powinni czasami gdzieś wychodzić, żeby dać pracownikom od siebie odetchnąć. Terry Morgan z Tube Lines powiedział FT, że lubi pracować w otwartym biurze, bo „może wtedy słuchać plotek”. Z pewnością nie są to jednak plotki o nim. O dyrektorze jego personel zapewne plotkuje gdzie indziej.
