Rachunki to zmora małych firm. Wystarczy, że wzrosną o kilkanaście procent, by miało to negatywne przełożenie na płynność mikroprzedsiębiorstwa. W czasie spowolnienia gospodarczego, gdy ceny ropy, energii, gazu rosną, a popyt na produkty i usługi maleje, ciężar rachunków stał się jeszcze większy. Zwłaszcza że sytuacja małych firm nie jest najlepsza. Najgorzej radzą sobie firmy zatrudniające od 10 do 25 osób. Wśród takich, jak wynika z raportu ryzyka branżowego D&B Poland, swoją kondycję finansową ponad połowa przedsiębiorców ocenia jako słabą i złą.

Umowy do wymiany

Dlatego coraz więcej właścicieli decyduje się, by szukać oszczędności. Nie tylko poprzez najbardziej drastyczne działanie, jakim jest zwalnianie i tak już przeważnie nielicznych pracowników, ale i w stałych rachunkach. Eksperci wręcz doradzają negocjowanie umów z dostawcami poszczególnych usług. Jak tłumaczą konkurencja na rynku firm ochroniarskich czy telefonii komórkowej rośnie, a to sprzyja staraniom o niższe stawki.
>>> Czytaj też: Małe i mikro firmy lepiej oceniają perspektywy na 2012 rok niż rok wcześniej
Reklama
– Udało mi się ograniczyć stałe płatności o 20 proc. na przestrzeni ostatnich sześciu miesięcy. Sukcesywnie bowiem zmieniam wszystkie umowy na bardziej korzystne. Na początku zacząłem oczywiście od tych, które ważyły najwięcej w moim miesięcznym budżecie – mówi Jarosław Chodubski, właściciel niewielkiej pizzerii pod Warszawą. Choć, w jego ocenie, negocjowanie umów jest łatwiejsze niż jeszcze kilka lat temu, bo firmom coraz bardziej zależy na utrzymaniu klienta, to nie należy do sprawy podchodzić bez odpowiedniego przygotowania.

Elektryczna konkurencja

– Przed przystąpieniem do negocjacji z Juwentusem, któremu płaciłem za ochronę 80 zł miesięcznie, zadzwoniłem do konkurencji, by dowiedzieć się, jaką stawkę zaproponuje za usługę. Była o 20 zł niższa od dotychczasowej. Z tą wiadomością zadzwoniłem do Juwentusu, gdzie otrzymałem jeszcze korzystniejszą ofertę – mówi właściciel pizzerii.
Fakt, że sporo jest klientów zainteresowanych redukcją kosztów, potwierdza przedstawiciel Grupy Konsalnet. – W takich wypadkach staramy się przedstawić alternatywne formy zabezpieczenia. Z punktu widzenia klienta liczy się całkowity koszt ochrony i korzyści, jakie dzięki niej uzyskuje – np. ograniczenie strat w sklepie, mniejsza liczba kradzieży mienia czy zabezpieczenie przed kradzieżą własności intelektualnej – tłumaczy pracownik Grupy Konsalnet, który zaznacza jednocześnie to, by pamiętać, że przy nadmiernych oszczędnościach na bezpieczeństwie jakość ochrony mocno spada.
Podobnie powinno się postępować z dostawcami energii. Większe szanse na upusty w dotychczasowych stawkach mają ci przedsiębiorcy, którzy płacą nie tylko duże rachunki, ale i na czas.
>>> Czytaj też: Banki zaostrzą politykę kredytową, ucierpią małe i średnie firmy
– W moim przypadku było do nawet 1,5 tys. zł, gdyż korzystam z pieca elektrycznego. Ostatecznie udało mi się zamienić dostawcę, co przyniosło spadek rachunku za energię o 5 proc. – mówi Jarosław Chodubski.
W tej chwili, co jest ważne, same firmy, by nie tracić już odbiorców, proponują im nowe rozwiązania. Warto więc wcześniej dokładnie przeanalizować ofertę firmy, z którą mamy nawiązaną współpracę, by przekonać się, jak możemy ją zmienić.
Dla przykładu RWE wprowadziło w tym roku Target Price – produkt, w którym klient współdecyduje o cenie za jaką chciałby kupić energię elektryczną. – To produkt przeznaczony dla dużych odbiorców biznesowych, których zużycie energii elektrycznej przekracza kilka gigawatów rocznie. Stawka uzgodniona przez obie strony będzie gwarantowana przez cały okres trwania kontraktu. Jeżeli sytuacja rynkowa nie pozwoli na zakup energii po ustalonej cenie, wówczas umowa między RWE Polska a odbiorcą ulegnie rozwiązaniu, bez konsekwencji dla żadnej ze stron – mówi Daniel Moczulski ze spółki RWE Polska.
Firma przygotowała też specjalną ofertę stałej ceny za kilowat i gwarancji jej poziomu przez cały okres trwania umowy dla sektora MSP. – Oferujemy też rozwiązanie „Energy Check”. Zapewnia ono kompleksową analizę zużycia energii w firmie, która wskazuje obszary, w których oszczędności są najłatwiejsze do osiągnięcia i najbardziej opłacalne – uzupełnia Moczulski.

Lepszy abonament

Jeszcze większe oszczędności można uzyskać na rachunkach za telefony komórkowe. Mogą na nie liczyć zwłaszcza firmy zatrudniające przedstawicieli handlowych, płacące za nich wysokie rachunki, znacznie odbiegające od standardów. W ofercie operatorów pojawiły się bowiem korzystne abonamenty dla firm. Dzięki nim przedsiębiorca płaci stały rachunek za telefon niezależnie od tego, ile zostało wykonanych z niego połączeń czy wysłanych sms-ów do klientów innych sieci.
– Taki abonament pozwala właścicielowi firmy lepiej zaplanować wydatki – tłumaczy Marcin Gruszka, rzecznik prasowy sieci Play, gdzie taki abonament kosztuje 250 zł.
Eksperci podpowiadają, że jeśli otrzymamy korzystniejsze warunki u konkurencji, to nie należy obawiać się zmiany operatora. Przejście odbywa się bezkosztowo, przy zachowaniu dotychczasowego numeru telefonu, a do tego wszelkie formalności załatwia przedstawiciel handlowy firmy, z która planujemy nawiązać współpracę. Często ich załatwienie ma miejsce w ciągu jednego dnia. – Wszystko zależy od tego, czy przedsiębiorca nie zalega z płatnościami u dotychczasowego operatora – mówi Marcin Gruszka.
Trzeba jednak pamiętać, że jeśli klient chce rozstać się z operatorem w trakcie umowy, to operator może żądać zwrotu części udzielonej ulgi, pomniejszonej proporcjonalnie za okres od zawarcia umowy do dnia jej rozwiązania. Wypowiadając umowę, należy też pamiętać, że termin wypowiedzenia liczy się na koniec okresu rozliczeniowego. Czyli zrywając umowę na jego początku będziemy musieli zapłacić abonament nie tylko za ten, lecz i następny miesiąc.
Duże oszczędności nawet 50 proc. można uzyskać też u dostawcy interentu. Umowy powinni negocjować zwłaszcza ci przedsiębiorcy, którzy współpracę nawiązali kilka lat temu i przez cały ten czas nie zmniejszali stawki. Warto też przeanalizować, czy nie opłaca się wzięcie interentu i telefonu u tego samego operatora. Zwłaszcza gdy nie mamy stałego łącza w firmie.

Mniej od transakcji

Mniejsze stawki można też próbować uzyskać u operatorów terminali płatniczych. Są dwa rodzaje opłat, z którymi trzeba się liczyć oferując płatności bezgotówkowe. Pierwsza jest pobierana za dzierżawę terminala, druga zaś od każdej przeprowadzanej na nim transakcji. Firmie, która oferuje już płatności bezgotówkowe, najłatwiej jest powalczyć o tę drugą, która na rynku wynosi średnio od 1,5 do 2 proc.
– Płaciłem od każdej transakcji 2,3 proc. Udało mi się obniżyć stawkę do 2 proc. Dowiedziałem się, że mógłbym uzyskać większy upust, gdybym miał więcej niż jeden terminal w zakładzie – mówi Chodubski.
Z kolei przedsiębiorca, który dopiero zamierza wprowadzić płatności bezgotówkowe może spróbować także wynegocjować niższą niż pierwotnie oferowana opłatę za dzierżawę terminala. Szczególnie że każdy agent rozliczeniowy otrzymuje obecnie dofinansowanie w wysokości 1 tys. za każdego nowego klienta. Opłata za dzierżawę urządzenia wynosi obecnie średnio 40-100 zł miesięcznie.