Czytelnik: Planuję zatrudnienie nowych pracowników. Czy w czasie rozmowy rekrutacyjnej mogę zapytać kandydata o nałogi? Jakie dane mogę zbierać od pracowników?
Ekspert: Podstawowe akty prawne, które wskazują na zakres danych, jaki może być zbierany od pracownika, to art. 221 kodeksu pracy oraz przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej regulującego zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Przepisy te pozwalają na przetwarzanie m.in. takich danych osobowych, jak imię i nazwisko, nr PESEL, data urodzenia, miejsce zamieszkania, a także informacje na temat wykształcenia czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
KP zezwala również pracodawcy na przetwarzanie danych osobowych członków rodziny pracownika (dzieci), jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień – np. zwolnienia na opiekę nad dzieckiem czy też zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny ubezpieczonego.
Należy zwrócić uwagę, że informacje takie, jak czas pracy pracownika, czy informacja na temat wysokości wynagrodzenia to również dane osobowe, jeśli dotyczą konkretnego pracownika. Również podlegają ochronie.
Reklama
Poza tym pracodawca może ujawniać dane pracownika wyłącznie w sytuacji, gdy są one ściśle związane z jego życiem zawodowym i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych, np. jego imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, miejsce pracy (np. numer pokoju).
Podobnie sytuacja wygląda w czasie procesu rekrutacyjnego. Wspomniane rozporządzenie wskazuje na dane, jakie mogą znaleźć się w kwestionariuszu osobowym. A są to oprócz imienia i nazwiska np. informacje o dodatkowych uprawnieniach, umiejętnościach i zainteresowaniach.
Co do zasady nie można nakazać kandydatowi dostarczania zdjęcia, ujawnienia informacji dotyczących jego przynależności partyjnej, danych o karalności, nałogach czy nazwiska rodowego matki. Przetwarzanie informacji o nałogach stanowi już naruszenie zasady równego traktowania. Żadne inne kryteria niż szeroko pojęte kwalifikacje i umiejętności oraz predyspozycje wymagane do pracy na danym stanowisku nie powinny być brane pod uwagę przy rekrutacji kandydatów.
Szerszy zakres zbieranych danych może wynikać z przepisów szczególnych, np. gdy wymagane jest zaświadczenie o niekaralności. Przykładowo takie zaświadczenie mają obowiązek przedstawić m.in. prokuratorzy, policjanci, pracownicy samorządowi, nauczyciele i taksówkarze.
Jeżeli jednak kandydat ubiegający się o zatrudnienie ujawni informacje wykraczające poza zakres wskazany w przepisach niezbędne jest, aby wyraził zgodę na przetwarzanie tych danych.
Coraz częściej pracodawcy decydują się na stosowanie testów psychologicznych. Jednak nie w każdym przypadku takie testy będą dopuszczalne. Możliwość poddania kandydata do pracy testom psychologicznym powinna wynikać z konkretnych przepisów. W innym przypadku przed przystąpieniem do testu kandydat powinien być zapytany o zgodę na jego przeprowadzenie.
Z kolei przetwarzanie wizerunku pracownika może odbywać się tylko za jego zgodą. Czyli przykładowo w sytuacji gdy pracodawca na stronie internetowej zamierza umieścić zdjęcie pracownika powinien uzyskać na to zgodę.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku obowiązku noszenia identyfikatorów z imieniem i nazwiskiem. Taka praktyka jest dopuszczalna, o ile obowiązek ten wynika z regulaminu pracy.
Niedozwolone jest zaś wykorzystywanie np. odcisku linii papilarnych w celach kontroli czasu pracy pracownika. Takie działanie wykracza poza zasadę adekwatności i proporcjonalności. NSA uznał wykorzystywanie danych biometrycznych za nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania. Dopuszcza się stosowanie tego typu danych w przypadku konieczności ograniczenia dostępu do miejsc, w których przechowywane są materiały niebezpieczne, informacje niejawne czy tajemnice przemysłowe.
>>> Czytaj też: Jak chronić dane osobowe w internecie?
/>