Już drugi rok zamówienia powyżej progów unijnych udzielane są w internecie. Cała komunikacja jest prowadzona w formie elektronicznej, dokumenty nie mogą już być składane na piśmie. Dotyczy to również zaświadczeń obligatoryjnie wymaganych od firm chcących wziąć udział w przetargu. Chodzi głównie o potwierdzenie niekaralności za określone przestępstwa, brak zaległości w opłacaniu składek ZUS oraz podatków.

– Każdy z tych dokumentów można wygenerować elektronicznie w formie plików. Problem w tym, że wykonawcy nie wiedzą, co powinni przesłać. Nagminnie popełnianym błędem jest dołączanie do oferty pliku PDF, który jest opatrywany podpisem elektronicznym przedsiębiorcy, a nie instytucji wystawiającej zaświadczenie – mówi Artur Wawryło, ekspert prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych.

– Niewłaściwe dokumenty nie mogą być uznane przez zamawiającego. W takich sytuacjach wzywa on do uzupełnienia dokumentów i na szczęście firmy dostają drugą szansę. Gorzej, gdy jedną już wykorzystali i za pierwszym razem było coś nie tak z zaświadczeniami. Jeśli za drugim razem się pomylą, to muszą być wykluczeni z przetargu – dodaje.

Tylko z e-podpisem

Kłopoty sprawiają dokumenty wskazane w rozporządzeniu ministra rozwoju w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. z 2016 r. poz. 1126 ze zm.). Przede wszystkim informacje z Krajowego Rejestru Karnego składane na potwierdzenie niekaralności. Są one generowane przez e-Platformę Ministerstwa Sprawiedliwości. Wykonawca dostaje archiwum w formacie ZIP, w którym są trzy pliki – zaświadczenie właściwe w formacie XML, plik podpisu zewnętrznego oraz wizualizacja zaświadczenia w formacie PDF.

– Niestety duża część wykonawców przesyła plik wizualizacji w formacie PDF i składając go jako kopię potwierdzoną za zgodną z oryginałem własnym e-podpisem kwalifikowanym. Taki dokument nie może być honorowany przez zamawiającego – podkreśla Adam Wiktorowski, prawnik i ekspert ds. zamówień publicznych. Zwraca uwagę na par. 5 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.).

– Przepis ten wyklucza możliwość sporządzenia i przekazania elektronicznej kopii dokumentu w przypadku, gdy jego oryginał został sporządzony w postaci dokumentu elektronicznego. Wykonawcy muszą więc pamiętać, by przesyłać zamawiającemu plik w formacie XML oraz towarzyszący mu plik podpisu kwalifikowanego. Tylko te dokumenty mogą być uznane – zauważa Adam Wiktorowski.

Dwa komplety zaświadczeń

W zasadzie w takiej samej formie powinno być składane zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające opłacanie na bieżąco składek za pracowników. Tu sytuacja jest o tyle nietypowa, że przepisy pozwalają na posługiwanie się wydrukiem dokumentu elektronicznego, który jest traktowany tak jak oficjalny dokument wystawiony na piśmie. Powód jest prosty – każdy może zweryfikować prawdziwość tego zaświadczenia. Wystarczy podać dane, takie jak numer zaświadczenia, datę jego wystawienia i identyfikator płatnika – system ZUS potwierdzi, czy dane są prawdziwe. To dlatego art. 50 ust. 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.) pozwala posługiwać się wydrukiem elektronicznego dokumentu.

Prowadzi to do pewnej dwoistości – w przetargu papierowym można więc posługiwać się wydrukiem, w przetargu elektronicznym powinien to być jednak dokument elektroniczny z podpisem kwalifikowanym wystawcy. Wciąż bowiem obowiązuje wspomniany już par. 5 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej.

– Dlatego też, podobnie jak to jest z zaświadczeniem z KRK, także dokument z ZUS powinien być przesłany w formacie XML podpisanym podpisem kwalifikowanym. Także i tu niestety wykonawcy często posługują się samą wizualizacją dokumentu, na którym znajduje się jedynie adnotacja, że plik był podpisany podpisem kwalifikowanym, jednakże sam plik podpisany nie jest – zwraca uwagę Adam Wiktorowski.

W przypadku zaświadczeń o niezaleganiu z podatkami są one albo podpisywane e-podpisem kwalifikowanym pracownika organu podatkowego, albo też poświadczane profilem zaufanym ePUAP (patrz: grafika). W takiej też postaci powinny być przekazane zamawiającemu.

Z e-zaświadczeniami jest jeszcze jeden problem.

– Pomijając dokumenty z ZUS, które wystarczy wydrukować, nie da się nimi posłużyć w tradycyjnym, papierowym postępowaniu. Jeśli więc przedsiębiorca startuje w przetargach powyżej i poniżej progów unijnych, powinien mieć dwa komplety dokumentów – jeden na piśmie i drugi w formie elektronicznej – mówi Artur Wawryło.

Sytuacja ta zmieni się z początkiem 2021 r., kiedy wszystkie przetargi przejdą do internetu. Urząd Zamówień Publicznych właśnie zwiększył pulę środków przeznaczonych na portal e-Zamówień i dokonał ponownego wyboru firmy, która ma go stworzyć (poprzednio wybrana oferta, zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej, została odrzucona). 

>>> Czytaj też: Komu fiskus wypełni PIT? Zobacz, jaki formularz wybrać i co trzeba o nim wiedzieć