Zamiast urlopu dostaniesz przelew. Tyle należy się za niewykorzystane wolne

Kończysz zatrudnienie i masz niewykorzystany urlop? W takiej sytuacji istotne znaczenie ma współczynnik ekwiwalentu obowiązujący w 2025 roku. To właśnie od tej wartości zależy, ile pieniędzy przysługuje za każdy dzień urlopu, z którego nie udało się skorzystać. Od lutego 2025 roku współczynnik ten wynosi 20,75 i według niego wylicza się wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Zgodnie z Kodeksem pracy, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje wyłącznie wtedy, gdy stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygasa, a pracownik nie zdążył wykorzystać przysługującego mu urlopu w całości lub w części. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, niezależnie od okoliczności zakończenia zatrudnienia.

Ekwiwalent za urlop należy się bez względu na:

• sposób zakończenia stosunku pracy;
• to, kto złożył wypowiedzenie, pracownik czy pracodawca;
• przyczynę wygaśnięcia umowy o pracę.

Jak obliczyć współczynnik ekwiwalentu 2025?

Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w 2025 roku, podobnie jak w latach poprzednich, oblicza się na podstawie ogólnej liczby dni w roku kalendarzowym pomniejszonej o liczbę dni wolnych od pracy (niedziele, święta, wolne soboty), przy założeniu pięciodniowego tygodnia pracy. W praktyce wygląda to tak:

• od liczby wszystkich dni w roku (365 lub 366 w przypadku roku przestępnego) odejmuje się niedziele, święta przypadające w inne dni niż niedziela oraz dni wolne,
• uzyskaną liczbę dzieli się przez 12 miesięcy.

To średnia liczba dni pracy w miesiącu stanowi podstawę wyliczenia współczynnika. Ostateczną wartość współczynnika ogłasza Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jednak można ją również oszacować samodzielnie, bazując na kalendarzu konkretnego roku.

Od 1 lutego 2025 roku współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,75. Wynika to z sytuacji:

365 dni – (52 niedziele + 12 świąt + 52 dni wolne) = 249 dni

249 dni : 12 = 20,75

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop w 2025 roku?

Wysokość ekwiwalentu nie jest określona odgórnie. Wszystko zależy od sytuacji danego pracownika – dni niewykorzystanego urlopu oraz wysokości wypłaty. Schemat obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop pozostaje jednak taki sam. Aby dowiedzieć się, jaki ekwiwalent przysługuje, należy:

1. ustalić średnią ze zmiennych składników wynagrodzenia za 3 miesiące poprzedzające miesiąc zakończenia umowy;
2. ustalić podstawę ekwiwalentową (zsumować wynagrodzenia ustalone ze stałych i zmiennych składników);
3. ustalić ekwiwalent za 1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentu dzieli się przez obowiązujący w 2025 r. współczynnik do ekwiwalentu);
4. ustalić ekwiwalent za 1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez dobową normę czasu pracy, tj. 8 godzin);
5. ustalić ekwiwalent za wszystkie godziny niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu).

Przykład:

Pracownik otrzymuje pensję minimalną w wysokości 4666 zł brutto. Otrzymał również premię miesięczną w wysokości:

• 1100 złotych w marcu 2025;
• 900 złotych w kwietniu 2025;
• 1000 złotych w maju 2025.

30 czerwca 2025 roku rozwiązano z nim umowę o pracę. W dniu rozwiązania umowy pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za 80 godzin urlopu.

1. Ustalenie średniej ze zmiennych składników:

(1100 zł + 900 zł + 1000 zł) : 3 = 3000 zł : 3 = 1000 zł

2. Ustalenie podstawy

3. ekwiwalentowej

4666 zł + 1000 zł = 5666 zł

4. Ustalenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu

5666 zł : 20,75 = 273,06 zł

5. Ustalenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu

273,06 zł : 8 = 34,13 zł

6. Ustalenie ekwiwalentu za cały urlop

34,13 zł * 80 = 2730,40 zł

Wyżej wspomniany pracownik otrzyma ekwiwalent za urlop w wysokości 2730,40 zł.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy pracodawca nie musi go wypłacać?

Wprawdzie obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dotyczy wszystkich przypadków zakończenia stosunku pracy, bez względu na przyczynę czy sposób jego rozwiązania, jednak prawo przewiduje dwa wyjątki.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu:

• gdy pracownik i pracodawca uzgodnią, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany podczas kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy;
• gdy pracodawca skieruje pracownika na urlop w trakcie trwania okresu wypowiedzenia (zgoda pracownika nie jest wymagana).

Ile czasu ma pracodawca na wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Kodeks pracy nie precyzuje dokładnego terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W praktyce najczęściej pracodawcy przekazują pracownikowi należną kwotę w dniu zakończenia zatrudnienia lub dołączają ją do ostatniego przelewu wynagrodzenia.