rozwiń >

Czym jest akt notarialny - podstawowe informacje

Akt notarialny to dokument urzędowy, który potwierdza dokonanie określonej czynność prawnej przez daną osobę. Prawo ściśle określa przypadki, w których jego sporządzenie jest obowiązkowe, jednak może on zostać sporządzony również na wniosek stron.

Czy notariusz może odmówić spisania aktu notarialnego?

Notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności notarialnej, jeśli byłaby ona sprzeczna z prawem. Notariusz nie może również sporządzić aktu, jeśli poweźmie wątpliwość co do zdolności którejkolwiek ze stron do czynności prawnych.

Co powinien zawierać akt notarialny?

Warto znać przepisy określające, co powinien zawierać akt notarialny. Zgodnie z ustawą z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, akt notarialny powinien zawierać:

  • datę sporządzenia aktu (dzień, miesiąc i rok), a w razie potrzeby lub na żądanie strony -godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu,
  • miejsce sporządzenia aktu,
  • imię i nazwisko notariusza oraz siedzibę kancelarii, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych – również jej imię i nazwisko,
  • dane stron: imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwy i siedziby osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także dane innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu,
  • informację o obywatelstwie stron - jeżeli wymagają tego przepisy,
  • oświadczenia stron, z powołaniem się - w razie potrzeby - na okazane przy akcie dokumenty,
  • stwierdzenia faktów i istotnych okoliczności które zaszły przy spisywaniu aktu – na żądanie stron,
  • potwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,
  • podpisy wszystkich osób biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy jego sporządzaniu,
  • podpis notariusza.

Co można zapisać w akcie notarialnym?

W akcie notarialnym, można potwierdzić każdą czynność zgodną z prawem, której chcemy nadać jej szczególną moc prawną. Najczęściej akty notarialne sporządzane są w przypadku:

  • sprzedaży nieruchomości,
  • testamentu,
  • udzielenia darowizny,
  • zniesienia współwłasności nieruchomości,
  • ustanowienia prawa użytkowania wieczystego,
  • przeniesienia prawa własności,
  • podziału majątku wspólnego małżonków,
  • zawarcia umów spółek (np. z ograniczoną odpowiedzialnością, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, akcyjnej).

W jakich przypadkach sporządzenie aktu notarialnego jest obligatoryjne?

Prawo przewiduje sytuacje, w których brak sporządzenia aktu notarialnego skutkuje nieważnością czynności prawnej z mocy prawa. Oznacza to, że w takich przypadkach akt notarialny jest wymagany pod rygorem nieważności zawieranej umowy. Najbardziej oczywistym i powszechnym przykładem jest obowiązek sporządzenia umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości - o czym stanowi art. 158 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny. Innymi przykładami czynności, które wymagają formy aktu notarialnego są:

  • sporządzenie umowy darowizny nieruchomości – art. 890 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny,
  • ustanowienie odrębnej własności lokalu – art. 7 ust. 2 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali,
  • umowa dożywocia – art. 908 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny,
  • podział spadku – jeżeli obejmuje nieruchomości: art. 1037 § 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny,
  • zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu: art. 172 ust. 4 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
  • założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - art. 157 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. kodeks spółek handlowych,
  • założenie spółki komandytowej – art.106 ustawy z dnia 15 września 2000 r. kodeks spółek handlowych,
  • założenie spółki komandytowo-akcyjnej – art. 131 ustawy z dnia 15 września 2000 r. kodeks spółek handlowych,
  • założenie spółki akcyjnej - art. 3006 ustawy z dnia 15 września 2000 r. kodeks spółek handlowych,
  • ustanowienie hipoteki – art. 31 ust 1. ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.

Czy przeniesienie własności nieruchomości należy można wykonać wyłącznie w formie aktu notarialnego?

Zgodnie art. 158 kodeksu cywilnego – umowa przeniesienia własności nieruchomości musi być obligatoryjnie zawarta w formie aktu notarialnego. W przypadku niezachowania powyższej formy (aktu notarialnego) – umowa przenosząca własność nieruchomości będzie nieważna.

Czy testament, aby był ważny, musi być sporządzony w formie aktu notarialnego?

Testament stanowi świadome rozporządzanie majątkiem na wypadek śmierci. Może dotyczyć tylko jednego spadkodawcy i może zostać sporządzony lub odwołany jedynie przez osobę posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych.

Ustawodawca przewiduje sytuacje, w których testament jest nieważnym na przykład: brak świadomości lub swobody podejmowane decyzji w chwili jego sporządzenia, błąd uzasadniający przypuszczenie, że gdyby spadkodawca nie działał pod jego wpływem, nie sporządziłby testamentu o takiej treści lub sporządzenie testamentu nastąpiło pod wpływem groźby. Oczywiście możliwe jest sporządzenie testamentu w formie aktu notarialnego, jednak brak takiej formy nie powoduje nieważności testamentu.

Jakie opłaty obowiązują przy sporządzeniu aktu notarialnego?

Na wysokość opłat notarialnych składają się: wynagrodzenie notariusza, koszty wypisów dokumentów oraz należne podatki i opłaty sądowe. Za wykonywanie czynności notarialnych notariusz pobiera wynagrodzenie – tzw. taksę notarialną. Jej maksymalna wysokość określona jest w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Do taksy doliczany jest podatek VAT.

Poza taksą notariusz pobiera również – w imieniu Skarbu Państwa – odpowiednie podatki i opłaty:

  • podatek od czynności cywilnoprawnych,
  • podatek od spadków i darowizn oraz
  • opłaty sądowe.

W celu obliczenia opłat notarialnych zachęcamy do skorzystania z kalkulatora opłat notarialnych, dostępnego tutaj: LINK.

Czy można zostać zwolnionym z opłat notarialnych?

Tak, mówi o tym bezpośrednio art. 6 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – prawo o notariacie. Zgodnie tym przepisem, jeżeli strona czynności notarialnej nie jest w stanie – bez uszczerbku dla koniecznego utrzymania siebie i rodziny – ponieść kosztów wynagrodzenia notariusza, może złożyć wniosek do właściwego sądu rejonowego o zwolnienie (w całości lub części), z obowiązku ponoszenia tych opłat. Z możliwości tej mogą skorzystać zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne.

Czy da się odszukać akt notarialny w ogólnodostępnym rejestrze?

W Polsce nie istnieje ogólnodostępny, centralny rejestr aktów notarialnych, do którego każdy miałby dostęp. Oryginał aktu notarialnego przechowywany jest wyłącznie w kancelarii notarialnej która go sporządzała i jest do dostępny wyłącznie dla stron danej czynności. W przypadku spraw dotyczących nieruchomości, istnieją natomiast inne ogólnodostępne rejestry, takie jak:

  • rejestr ksiąg wieczystych – kliknij tutaj,
  • rejestr ewidencji gruntów i budynków – należy wysłać wniosek do starostwa powiatowego lub urzędu miasta, na terenie którego jest nieruchomość.

Jakie zapisy warto umieścić w akcie notarialnym w przypadku sprzedaży nieruchomości? [art. 777 KPC]

W przypadku sprzedaży nieruchomości, warto zadbać o to, aby jej przekazanie wiązało się z jak najmniejszym ryzykiem dla sprzedającego. Kluczowe znaczenie ma moment przeniesienia własności – następuje on z chwilą podpisania aktu notarialnego, a nie w momencie otrzymania zapłaty.

W praktyce często dochodzi do sytuacji, w której nabywca ma kilka dni (np. 7), na dokonanie zapłaty, mimo że doszło już do przekazania własności nieruchomości, poprzez podpisanie aktu notarialnego. Co w przypadku gdy kupujący nie zapłaci? Pozostaje jedynie droga sądowa.

Dlatego warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenia w akcie notarialnym. Przede wszystkim, warto zawrzeć w nim klauzulę natychmiastowej wykonalności na podstawie art. 777 kodeksu postępowania cywilnego. Dzięki niej akt notarialny staje się z automatu tytułem egzekucyjnym, co pozwala uniknąć długotrwałego postępowania sądowego. Dobrym rozwiązaniem jest również zobowiązanie kupującego do zapłaty ceny przed podpisaniem aktu notarialnego – na techniczne konto depozytowe notariusza. Można również dokonać przelewu w trakcie podpisywania aktu, w taki sposób, aby środki trafiły na konto sprzedającego natychmiast (np. poprzez założenie kont w tym samym banku).

Jakie zapisy warto umieścić w akcie notarialnym w przypadku zakupu nieruchomości?

W przypadku zakupu nieruchomości, warto również zadbać, aby w akcie notarialnym znalazł się zapis z art. 777 kodeksu postępowania cywilnego. Z perspektywy kupującego nieruchomość, oznacza to nadanie aktowi notarialnemu statusu tytułu wykonawczego – bez konieczności postępowania sądowego. Z punktu widzenia kupującego, istotne jest również:

  • dokładne sprawdzenie danych sprzedającego,
  • upewnienie się, że akt notarialny zawiera szczegółowe mapy z oznaczaniem powierzchni, granic oraz części wspólnych działki,
  • załączenie informacji czy dla działki istnieje miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego,
  • załączenie projektu budowlanego, który obejmuje instalacje elektryczne, gazowe i wodociągowe, z informacją czy nieruchomość jest podłączona do kanalizacji deszczowej.

Uzyskanie powyższych dokumentów na późniejszym etapie może być bardzo trudne lub wręcz niemożliwe, dlatego warto dopilnować, by zostały ujęte już w akcie notarialnym.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - kodeks cywilny (Dz.U. 2024 poz. 1061)
  • Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2024 poz. 1568)
  • Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. - prawo o notariacie (Dz.U. 2024 poz. 1001)
  • Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r., o własności lokali (Dz.U. 2021 poz. 1048)
  • Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r., o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz.U. 2024 poz. 558)
  • Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2024 poz. 18)
  • Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz.U. 2025 poz. 341)