Sipowiec będzie miał wgląd do części dokumentów firmy tylko za zgodą pracowników. Może to posłużyć pracodawcom jako wygodny pretekst do odmowy dostępu do akt.
Jeżeli okazanie społecznemu inspektorowi pracy jakiegokolwiek dokumentu firmy wiązałoby się z ujawnieniem danych osobowych pracownika, to sipowiec musi mieć jego zgodę na wgląd. Tak wynika z senackiego projektu nowelizacji ustawy o społecznej inspekcji pracy, który trafił już do Sejmu.
Ta prosta, jednozdaniowa nowelizacja teoretycznie realizuje tylko wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 26 kwietnia 2018 r. (sygn. akt K 6/15). W praktyce jednak może znacząco utrudnić działalność sipowców. Wszystko wskazuje na to, że za każdym razem, gdy będą chcieli przeglądać dokumenty z danymi osobowymi (a zawiera je większość akt związanych z zatrudnieniem), będą musieli pozyskiwać zgody od pracowników. Dla zatrudniających to idealny pretekst do odmowy dostępu.
– Taka zmiana przepisów sparaliżuje działalność społecznych inspektorów – uważa dr Maciej Chakowski, partner w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek.

Ważny oręż

Sipowiec ma prawo żądać od kierownika zakładu pracy, oddziału (wydziału) i od pracowników informacji oraz okazania dokumentów w sprawach wchodzących w zakres jego działania. Tak stanowi art. 8 ust. 2 ustawy z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 567 ze zm.). To bardzo ważny oręż. Dzięki niemu społeczny inspektor może sprawdzać np. dokumenty płacowe i ewidencję czasu pracy.
– Dzięki temu związki zawodowe wiedzą, ile zarabiają np. członkowie zarządu firmy. Jeśli odmawiano im udzielenia takiej informacji na podstawie art. 28 ustawy związkowej (pozyskiwanie informacji od pracy – przyp. autora), to sipowiec żądał wglądu w teczkę osobową prezesa – tłumaczy dr Chakowski.
Tę broń zneutralizował TK, który uznał, że art. 8 ust. 2 w obecnym brzmieniu jest niezgodny z art. 47 konstytucji (prawo do prywatności). Podkreślił, że sipowiec powinien mieć zgodę pracownika na dostęp do dokumentów z jego danymi osobowymi.
Ustawodawca musiał interweniować, ale nowelizacja w formie jednozdaniowego przepisu, który kopiuje sentencję wyroku TK, przysporzy inspektorom jeszcze więcej problemów. Większość ważnych dokumentów związanych z zatrudnieniem zawiera bowiem dane osobowe (nie tylko te płacowe lub z ewidencji czasu pracy, ale też np. te dotyczące uprawnień rodzicielskich, urlopów, pracy młodocianych i osób niepełnosprawnych).
– Dotyczy to nawet np. protokołu ustalenia okoliczności wypadków przy pracy. Jeśli sipowiec nie będzie członkiem komisji powypadkowej, będzie musiał mieć zgodę pracownika, który był świadkiem zdarzenia, na zapoznanie się z protokołem zawierającym zeznania – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.
Zwraca uwagę, że jeśli dane osobowe interpretować szeroko, to przecież w większości dokumentów (nawet tych o ogólnym charakterze, np. zarządzeń pracodawcy) widnieje informacja, kto go sporządził. – Oznacza to, że nawet wówczas trzeba byłoby występować o zgodę na dostęp – dodaje.

Pełen absurd

Projekt nie precyzuje, czy inspektor mógłby pozyskiwać zgodę blankietową (jednorazowe oświadczenie pracownika, który zgadza się na dostęp sipowca do każdego dokumentu z jego danymi), czy też musi ją otrzymywać za każdym razem, gdy chce mieć wgląd do danego dokumentu.
– Zgoda blankietowa jest w tym przypadku niedopuszczalna – uważa prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy.
Wynika to z przepisów o ochronie danych osobowych – zgoda na przetwarzanie musi być wyraźna i konkretna. Istotne znaczenie ma też to, że same projektowane regulacje nie przewidują wprost takiej możliwości.
– Gdy przepis nie jest precyzyjny, należy go interpretować zawężająco, po to aby chronić dobro osób, których dotyczy. Trudno wyobrazić sobie, aby pracownicy mieli wyrażać zgodę „na wieczność”. Przecież w trakcie kariery zawodowej zmieniają się ich warunki zatrudnienia, w tym płacy, i mogą nie chcieć już, aby sipowiec miał pełen dostęp do ich akt – wyjaśnia dr Chakowski.
Wszystko zatem wskazuje, że inspektorzy będą musieli każdorazowo ubiegać się o zgodę na dostęp.
– A to absurdalne rozwiązanie, które na dodatek może wywoływać wiele wątpliwości. Nie wiadomo np., jak pracodawca miałby sprawdzać, czy zgody są prawdziwe – zauważa dr Dörre-Kolasa.
Podkreśla, że sama intencja projektowanych przepisów jest słuszna. – Chodzi o to, aby sipowcy nie mogli w nieograniczony sposób „buszować” po aktach osobowych. Ale przepis jest źle skonstruowany – dodaje.
Niełatwo znaleźć rozwiązanie omawianego problemu. Na pewno nie jest nim anonimizacja danych. Doprowadziłoby to do kompletnego absurdu. Pracodawca musiałby prowadzić podwójną dokumentację – jedną na użytek firmy, a drugą dla sipowców.

Woda na młyn

Eksperci nie mają wątpliwości, że nowelizacja w obecnym kształcie utrudni działalność sipowców. Tym bardziej że jako przedstawiciele związków zawodowych, którzy mają kontrolować przestrzeganie prawa pracy w firmie, najczęściej nie mają oni serdecznych relacji z pracodawcami.
– Często z własnej winy. Wiele osób decyduje się na pełnienie tej funkcji nie po to, aby rzetelnie dbać o poprawę warunków pracy, lecz w celu uzyskania ochrony przed zwolnieniem – podkreśla prof. Gładoch.
Nowe przepisy najprawdopodobniej spowodują dodatkowe napięcia. – W praktyce firma może wykorzystać każdą wątpliwość wynikającą z niejasnych przepisów jako pretekst do odmowy sipowcowi wglądu do dokumentów – uważa dr Dörre-Kolasa.
Pracodawcy mogą też starać się wpłynąć na zatrudnionych, aby nie wyrażali zgody na taki dostęp. – Mogą np. pytać pracowników, czy chcą, aby społeczny inspektor wiedział, ile zarabiają, czy otrzymują premie i w jakiej wysokości, jaką dostali podwyżkę w razie awansu itp. – tłumaczy dr Chakowski.
Wszystkie te wątpliwości wskazują, że parlamentarzyści powinni jeszcze raz przeanalizować omawiany projekt nowelizacji. W przeciwnym razie w życie wejdą przepisy, które znacząco skomplikują działanie społecznej inspekcji. ©℗
Etap legislacyjny: projekt senacki przesłany do Sejmu