Precyzyjnie należy określić zakres i sposób świadczenia usługi, termin wykonania, czas trwania, miejsce oraz cenę. I trzeba pamiętać przy tym o tantiemach. Umowa o zorganizowanie firmowej imprezy integracyjnej powinna być zawarta na piśmie. Spisanie najważniejszych punktów organizowanego pikniku, przyjęcia czy koncertu ułatwi dochodzenie roszczeń w przypadku konfliktu z firmą usługową.

Maksimum szczegółów

Doprecyzujmy szczegóły zabawy, np. liczbę ciepłych dań, napojów, rodzaj oraz formę muzyki – radzą eksperci z Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Umowa powinna zawierać szczegółowe warunki jej realizacji. Należy określić, z kim jest zawierana, koszt wykonania usługi i termin jej realizacji oraz kary wynikające z niewywiązania się organizatora z ustaleń. UOKiK namawia, by reklamować usługi, które zostały wykonane niezgodnie z umową.
Jeśli w trakcie imprezy odbywa się koncert lub korzysta z muzyki, należy także zadbać o prawa autorskie.
Reklama
Jedno ze znanych przedsiębiorstw telekomunikacyjnych zorganizowało dla pracowników festyn z udziałem znanego piosenkarza muzyki pop. W umowie określono cenę jego występu, ale po imprezie okazało się, że firma zlecająca musi dopłacić tantiemy organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi.

Cena występu

Zgodnie z prawem autorskim piosenkarz, czy inny artysta estradowy ma możliwość podpisania umowy z organizacją zarządzającą prawami autorskimi (ZAIKS, STOART, Stowarzyszenie Artystów Wykonawców Utworów Muzycznych i Słowno-Muzycznych SAWP czy Związek Producentów Audio Video – ZPAV). Dzięki umowie artysta przenosi na pewien czas na te organizacje swoje prawa autorskie. One w zamian za to strzegą interesów artysty, pobierając tantiemy.

Na żywo i z puszki

Płaci je zawsze organizator imprezy. Jeśli zobowiązana do zapłaty jest firma, czyli korzystający z usług danego wykonawcy – organizator powinien się zwrócić do siedziby stowarzyszenia i przedstawić plan, repertuar występów. W siedzibie podpisuje się stosowne umowy o korzystanie z praw autorskich w czasie imprezy. Może to być nawet jednorazowa licencja na jedno wykonanie w określonym dniu.
Jeśli jednak artysta poinformuje, że żadnej umowy z organizacją zarządzająca prawami autorskimi nie zawierał, to organizator eventu powinien to zamieścić w umowie. (np. artysta oświadcza, że...). Cenę określa się z uwzględnieniem VAT i jeśli są bilety wstępu, wejściówki, cenę obecności każdego uczestnika.
Często zapomina się, że nawet odtwarzanie muzyki z magnetofonu czy płyty w celach komercyjnych też wymaga opłacenia tantiem.
– Organizator imprezy, na której odtwarzać się będzie muzykę z płyt powinien zgłosić ten fakt w okręgowym ZAIKS-ie. Drugi krok to podpisanie umowy, a trzeci, juz po imprezie – zapłata tantiem – informuje Zbigniew Tokarski z Mazowieckiej Dyrekcji ZAIKS. – Listę wykorzystanych utworów dołącza się po imprezie.
Koszt to 10 proc. wynagrodzenia dyskdżokeja lub wykonawcy występującego na żywo. Można też płacić ryczałtem, który sięga w zależności od rodzaju muzyki od 80 do 500 złotych.
Na stronach Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub ZAIKS-u można znaleźć informacje o stawkach za występy artystów. Można tam znaleźć stałe opłaty godzinowe za udział w imprezach firmowych lub dyskotekach.