Niemal 350 tys. osób wzięło w tym roku (do końca listopada) udział w wyjazdach integracyjnych, podczas gdy przed rokiem uczestników było zaledwie 130 tys. – wynika z ostatnich danych Polskiej Organizacji Turystycznej. Rosnąca konkurencja na rynku i zagrożenie kryzysem powodują, że rośnie także zapotrzebowanie na organizowanie wydarzeń promocyjnych dla kontrahentów i kluczowych klientów.
Wyjątek w branży
Według branżowego pisma MICE Poland zapotrzebowanie na takie wydarzenia w tym roku średnio wzrosło o ok. 25 proc. Na skutek rosnącego dynamicznie popytu, co jest ewenementem na kryzysowym rynku reklamy, nieznacznie do góry poszły ceny, a więc i przychody działających w tej branży podmiotów. – Event marketing jest obecnie bodaj najszybciej rozwijającą się formą promocji – uważa Adam Walicki z białostockiego Instytutu Badań i Analiz Vivade. – Wszystkie podejmowane przez duże podmioty działania handlowe i wizerunkowe w obszarze komercyjnej działalności publicznej bez tego rodzaju marketingu są już niemal nie do pomyślenia. Dlatego obserwujemy powstawanie coraz większej liczby agencji, które świadczą usługi w sposób profesjonalny. A jeszcze dwa, trzy lata temu branża była w zasadzie w powijakach.
Tak gwałtownemu rozwoju branży paradoksalnie sprzyja spowolnienie gospodarcze. Szefowie dużych korporacji, które są największym i najbardziej stabilnym klientem, coraz lepiej rozumieją, że korzystne wyniki finansowe przedsiębiorstwo można osiągnąć jedynie dzięki zaangażowanej i mającej poczucie satysfakcji, załodze. Rozwojowi popytu na wydarzenia, których uczestnikami są partnerzy biznesowi i najbardziej wartościowi klienci, sprzyja rosnąca i coraz bardziej wymagająca konkurencja. - Zdobycie kontrahenta nie jest dla przedsiębiorstwa problemem, ale utrzymanie go i uczynienie stałym źródłem dochodu wymaga już pewnych inwestycji, wśród których działania eventowe odgrywają coraz poważniejszą rolę – twierdzi Jędrzej Krępacz ze szczecińskiej agencji reklamowej Malik.
Reklama
Cenny notes z kontaktami
Uruchomienie firmy w tej branży nie jest trudne. Nie są potrzebne zezwolenia, koncesje, inwestycje w specjalistyczny sprzęt biurowy, a nawet zebranie większego personelu do obsługi klienta czy urządzenie profesjonalnego biura.
– Na początek wystarczy zeszyt, długopis, komputer, telefon i... gruby notes z kontaktami do podejmujących decyzje osób w korporacjach, tzw. event managerów – mówi Krępacz. – Organizacją imprez zajmują się także poszczególne działy: marketing, pracowniczy (HR), brand managerowie poszczególnych produktów lub usług, imprezy związane ze świętami członków zarządu organizują zazwyczaj ich osobiste asystentki.
Potencjalnych odbiorców, a także rodzajów organizowanych eventów, w jednej zaledwie korporacji może być bardzo wiele.
Gama możliwości
Ale nie na wszystkie rodzaje korporacyjnych imprez jest jednakowe zapotrzebowanie. Jak twierdzą specjaliści najpopularniejsze są wciąż eventy integracyjne dla pracowników. Pozwalają one na zacieśnienie więzi i stworzenie zgranego zespołu. Wśród tego typu imprez na rynku polskim dobrze sobie radzą eventy tematyczne, organizowane w określonym stylu. Przykładem może być wieczór dla pracowników w stylu na przykład śródziemnomorskim. Uczestnicy dostają charakterystyczne dla tego regionu stroje, odpowiednio dobierane są menu, wystrój, muzyka i zabawy.
Wyjazdy motywacyjne nastawione są z kolei na stymulowanie zaangażowania pracujących w firmie osób. Szczególną popularnością cieszą się elitarne, a przez to bardzo pożądane, rejsy morskie. Żeglarska wyprawa po Adriatyku czy Morzu Śródziemnym jest dobrym sposobem na wyróżnienie najlepszych i zmotywowanie innych zatrudnionych w firmie. Przy okazji na statku, który posiada zwykle centrum konferencyjne, przeprowadzane są dodatkowe zawodowe szkolenia. Jak zauważa Katarzyna Szczurek z portalu IPO.pl tego typu eventy wiążą się jednak ze sporym wydatkiem, co dla wielu firm jest barierą nie do pokonania.
Rosnącą popularnością cieszą się natomiast imprezy promocyjne, których zadaniem jest kontakt z grupą docelową produktu. Takie z kolei mają przyciągnąć uwagę konsumentów i przy okazji wypromować markę. Akcja obejmuje wtedy nie tylko same wydarzenie, ale także wiele innych działań towarzyszących, takich jak reklama w gazetach i internecie, fotoreportaż z imprezy itp. Jednak najszybciej rozwijającą się gałęzią eventowego przemysłu, co zaskakujące, są tzw. szkolenia outdoorowe, polegające na połączeniu przygody z doskonaleniem umiejętności, takich jak rozwiązywanie sporów, komunikacja czy sztuka negocjacji. Program imprezy i stopień skomplikowania zadań jest zazwyczaj układany na indywidualne zamówienie, a wydarzenie prowadzą profesjonalni trenerzy. – Szkolenia takie bazują na nauce przez doświadczenie, która jest znacznie skuteczniejsza niż tradycyjna forma przyswajania wiedzy – zapewnia Szczurek.
Wyścig z czasem
Nie znaczy to jednak, że w branży eventowej nie ma problemów, a zarabianie jest, jak same nieraz bardzo wyskokowe imprezy, proste i przyjemne. Sporym obciążeniem są zabójcze, wyznaczane przez zleceniodawców, terminy. Często się zdarza, że klienci chcą, aby wyjazd integracyjny lub poważna, przewidziana dla wielu osób impreza, zostały zorganizowane w ciągu dwóch, trzech dni. W tym czasie trzeba ułożyć scenariusz imprezy, uzgodnić z podwykonawcami kwestie techniczne, związane choćby z zakwaterowaniem, transportem, programem wydarzenia. Wyznaczanie takich deadline’ów wynika, jak uważają osoby prowadzące firmy eventowe, z nieznajomości specyfiki branży w korporacjach. – Wciąż pokutuje przekonanie, że zorganizowanie imprezy dla pół tysiąca osób, jest taką samą usługą, jak wysprzątanie biura: wystarczy zadzwonić, zamówić, zapłacić, a efekty powinny być widoczne już następnego dnia - mówi Nina Żukowska menedżer z firmy Euro RSCG Sensors. – Tymczasem jest to usługa dużo bardziej skomplikowana. Wymaga zebrania wielu szczegółowych informacji, ułożenia grafiku często z początku wykluczających się wydarzeń, uzgodnień z odpowiadającymi za realizację osobami.
Jeśli mamy tak krótkie terminy, korzystna jest współpraca ze stałymi podwykonawcami, którzy sprawnie i szybko udzielają niezbędnych do przygotowania oferty informacji. – Przy nowych współpracownikach i krótkich terminach trzeba dużo więcej czasu poświęcić na ich koordynację – zaznacza Żukowska.
