Rozporządzenie ministra finansów z grudnia ubiegłego roku określające zasady przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej, de facto legalizujące tę formę rozliczeń, nie wywołało szumnie zapowiadanej rewolucji w księgowości. Właściciele małych i średnich firm bardzo niechętnie rezygnują z papierowych dokumentów – wynika z badania zarządzającej systemami komunikacyjnymi (mejl i SMS) spółki mailPro.
Dla 84 proc. spośród ponad 1000 przebadanych papier jest nadal podstawową formą komunikacji księgowej z kontrahentem. Zaledwie 13 proc. korzysta z nowego prawa i wysyła faktury drogą mejlową. – Wyniki badania są dość zaskakujące – mówi Tomasz Gambuś z mailPro. – Dowodzą tego, że niezrozumiałe przepisy i działania ustawodawcy mogą skutecznie zniechęcić przedsiębiorców do innowacji, które są w stanie znacznie obniżyć koszty.

Problem formatu

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że wprowadzona procedura wzajemnej komunikacji księgowej jest stosunkowo prosta. Aby przesłać kontrahentowi fakturę mejlem potrzebna jest jedynie wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej jego zgoda (tak samo powinna być przekazana informacja o jej cofnięciu). Rozporządzenie nie nakłada na firmy kosztownego i bardzo kłopotliwego obowiązku posługiwania się podpisem elektronicznym, a jedynie wysyłkę w formacie uniemożliwiającym edycję (na przykład w plikach PDF) oraz zapewniającym integralność dokumentu (zarówno u nadawcy, jak i odbiorcy faktura musi wyglądać tak samo, można więc zrezygnować z napisu „oryginał” i „kopia” na poszczególnych dokumentach).
Reklama
Okazuje się jednak, że nie dla wszystkich nowe przepisy są zrozumiałe. 46 proc. badanych przedsiębiorców słyszało o zmianach, ale ich nie rozumie, nie wie, z czym one się wiążą i nie potrafi wprowadzić ich w życie. Blisko jedna piąta o nowych możliwościach elektronicznej komunikacji księgowej w ogóle nie słyszała, a zaledwie 44 proc. twierdzi, że zna nowe przepisy, w tym co dziesiąty uważa, że poznał je doskonale.
Nadal problematyczna jest, zdaniem przedsiębiorców, choćby kwestia właściwego formatu zapisu elektronicznych dokumentów. Rozporządzenie co prawda określa, że format może być dowolny (pod warunkiem zachowania integralności i autentyczności dokumentu), ale nowe prawo jako przykład zabezpieczenia nadal wymienia jedynie bezpieczny podpis elektroniczny oraz standard EDI (elektronicznej wymiany danych).
– Kwestia załączania plików PDF do mejla jest więc problematyczna – uważa Monika Sadowska, właścicielka warszawskiej szkoły językowej. – Obawiam się, że w razie kontroli urzędu skarbowego wiele zależeć będzie od interpretacji urzędników. A ta, jak tego wielokrotnie doświadczaliśmy, może być różna. Wolę więc zaczekać i przyjrzeć się, jak urzędy będą traktowały e-faktury w praktyce. Bardzo chętnie wdrożyłabym je w swojej firmie, ale na razie obawiam się konsekwencji.
Niedostateczna wiedza na temat aspektów prawnych związanych ze stosowaniem elektronicznych dokumentów w komunikacji księgowej jest wskazywana przez 73 proc. badanych przez mailPro jako główny powód niechęci wobec e-faktur. Według jednej czwartej badanych przepisy są zdecydowanie niejasne.
Duży odsetek przedsiębiorców obawia się, że wprowadzenie e-faktur zdezorganizuje pracę przedsiębiorstwa. Blisko 40 proc. uważa, że w firmie nie ma przeszkolonego w obsłudze elektronicznych dokumentów pracownika. Prawie 20 proc. twierdzi, że nie posiada odpowiednich narzędzi.

Korzyści są znane

Nie znaczy to jednak, że właściciele firm lekceważą temat e-faktur. Z badania mailPro wynika, że doskonale zdają sobie sprawę z ułatwień, do jakich potencjalnie może prowadzić nowy sposób komunikacji księgowej. 87 proc. badanych spodziewa się, że zastąpienie papierowych dokumentów elektronicznymi pozwoli na znaczące oszczędności finansowe (koszty druku, papieru, poczty, kurierów, wyeliminowanie bądź przynajmniej znaczne ograniczenie strat związanych z zaginięciem przesyłek). Ponad połowa oczekuje skrócenia czasu dostarczenia faktury, a 35 proc. – lepszej kontroli nad bardzo kłopotliwym dla każdej większej organizacji obiegiem dokumentów. Jedna czwarta badanych spodziewa się, że wprowadzenie e-faktur pozwoli na lepsze, bardziej wydajne zorganizowanie pracy personelu i oszczędność czasu.
Mimo tego połowa ankietowanych nie zamierza w ciągu najbliższego roku, a nawet dwóch lat rezygnować z papierowych faktur. – W czasach kiedy walka o każdego klienta jest zacięta, a szybkość przebiegu informacji i dokumentów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy, niechęć do wybrania tańszego i bardzo wygodnego środka rozliczeń powinna być zastanawiająca dla ustawodawcy – komentuje Tomasz Gambuś.

Klienci są za

Specjaliści podkreślają, że właściciele nielicznych firm, które zdecydowały się wdrożyć u siebie nowe rozwiązania, są zadowoleni. Cenią sobie szczególnie oszczędność czasu i pieniędzy. Wielu podkreśla również aspekt wizerunkowy wprowadzonych innowacji. Firma, ich zdaniem, zyskuje opinię nowoczesnej, może prezentować się, co w dzisiejszych czasach nie jest bez znaczenia, jako przedsiębiorstwo przyjazne środowisku naturalnemu. Tym bardziej że za wprowadzeniem elektronicznych faktur do praktyki firmy, w odróżnieniu od kontrahentów, optują klienci końcowi produktów i usług. 61 proc. badanych przez mailPro chciałoby otrzymywać takie dokumenty pocztą elektroniczną. Tylko dla 26 proc. badanych papier nadal jest najbardziej wiarygodnym i pożądanym nośnikiem.
Wygląda więc na to, że także w tej niezwykle korzystnej dla przedsiębiorców sprawie dobre chęci ustawodawcy nie wystarczą. O tym, czy elektroniczne faktury upowszechnią się, czy nie, generując znaczne oszczędności w obrocie gospodarczym, zadecyduje jak zwykle aparat administracyjny średniego szczebla.