Przywykliśmy do tego, że takie rzeczy jak sprzątanie biur, projektowanie ulotek, czy prowadzenie księgowości, zlecamy firmom zewnętrznym. Zjawisko to popularnie zwane jest właśnie outsourcingiem. Może warto zatem outsource’ować biuro?
Na pierwszy rzut oka, pomysł karkołomny, ale przyjrzyjmy mu się bliżej. Koszt prowadzenia biura niewielkiej firmy lub oddziału terenowego dużej, to w centrum dużego miasta rząd od 1,5 do nawet kilku tysięcy złotych. Doliczmy do tego wyposażenie: meble, drukarki, komputery, fax telefony i opłaty za media, internet czy ochronę i okazuje się, że mamy do czynienia z naprawdę dużymi cyframi.
Raczkujący jeszcze w Polsce coworking, w świetle ostatnich wydarzeń, zdaje się stanowić ciekawe rozwiązanie. Ogólnie rzecz biorąc, coworking, to forma wspólnej pracy przedstawicieli wielu firm i zawodów w jednym, wspólnym biurze. Biura takie zlokalizowane są zazwyczaj w centrach miast i wyposażone równie dobrze, a często i lepiej niż zwyczajne biura. Różnica polega na współdzieleniu takich rzeczy jak: powierzchnia biurowa, infrastruktura (drukarki, telefony, fax, internet), kuchnia, sekretariat, czy w końcu sale konferencyjne i szkoleniowe. W jednej firmie rzadko jest tak, że sala konferencyjna jest wykorzystywana bez przerwy, a drukarki pracują na pełnych obrotach. Wystarczy nieco efektywniej się nimi podzielić, by móc znacznie obniżyć koszty funkcjonowania biura.
Oprócz kosztów, istotna jest też efektywność pracy. W małym, czyli jedno-, dwu- czy trzyosobowym zespole pracujemy mało wydajnie. Z raportu „Coworking w Polsce 2011” opracowanego przez firmę inFakt.pl we współpracy z 10 wiodącymi centrami coworkingowymi w Polsce oraz agencją badawczą 4P research mix wynika, że najczęściej wskazywanymi zaletami pracy biurze coworkingowym są: możliwość wymiany doświadczeń z innymi, niskie opłaty, odpowiednie warunki do spotkań biznesowych, twórcza atmosfera i poczucie przynależności do wspólnoty aktywnej zawodowo i możliwość nawiązania kontaktów biznesowych. Te czynniki mają niebagatelne znaczenie zarówno dla małej firmy jak i dla kierownictwa większej, która prowadzi niewielki oddział w innym mieście. Szczególnie w tym drugim przypadku, gdy utrudniony jest nadzór nad podwładnymi, wszystko, co zwiększa efektywność nabiera dodatkowego znaczenia.
- Coworking to nie tylko styl pracy, to też pewna filozofia – mówi Ewa Rogoż, właścicielka centrum coworkingowego IdeaPlace we Wrocławiu. Pracując w takim miejscu, ludzie chętnie sobie pomagają i to podejście sięga dalej. My, jako biuro, również staramy się ich wspierać polecając zaufanych prawników, drukarnie czy biura rachunkowe, a przede wszystkim organizując co miesiąc bezpłatne szkolenia i warsztaty z różnych dziedzin związanych z biznesem. Podczas pięciu edycji, zajęliśmy się już m. in.: negocjacjami, pozyskiwaniem klientów, public relations, identyfikacją wizualną czy emisją głosu, która nota bene pobiła wszelkie rekordy popularności i musieliśmy ją powtórzyć – dodaje z satysfakcją.
Kryzys, to zawsze dobry moment, aby zastanowić się czy nasza firma działa w sposób optymalny. Aby za parę lat nie musieć przytaczać powiedzeń w stylu „mądry Polak po szkodzie”, warto przemyśleć pewne kwestie zanim bezpośrednio odczujemy skutki obecnych zmian na rynku. Może zamiast kupować urządzenia biurowe warto je wydzierżawić? Może zamiast zatrudniać kolejną osobę do wykonywania drobnych i nieregularnych czynności, taniej będzie zlecić te prace wolnemu strzelcowi lub innej firmie? A być może telefonia internetowa pozwoli efektywnie obniżyć koszty funkcjonowania działu handlowego? Rynek dostarcza mnóstwa pomysłów, a z kryzysów najbardziej zwycięsko wychodzą zawsze innowatorzy i ci, którzy przewidując, przygotowują się na nadchodzące zmiany.
