Jak zarządzać procesami i dokumentami, by nie utknąć w pułapce chaosu organizacyjnego oraz sterty dokumentów papierowych na biurku, w szafach, archiwach? Jak firmy podchodzą do wdrożeń systemów klasy ECM (Enterprise Content Management)? Jakie są priorytety przy wdrożeniach narzędzi do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi? Odpowiedzi m.in. na te pytania sprawdziła firma IDC podczas badań bezpośrednich wśród firm z Polski, Niemiec i Francji.

Intensywny wzrost

IDC szacuje, że pod koniec obecnego dziesięciolecia ilość generowanych danych prześcignie 20-krotnie rozwój zasobów informatycznych i wzrost liczby pracowników przetwarzających te dane. Tak duży wzrost ilości danych przekracza możliwości tradycyjnej infrastruktury informatycznej i stanowi poważne wyzwanie operacyjne dla użytkowników IT w całym spektrum branż i organizacji.
Przyrost danych dotyczy zarówno informacji w formie strukturalnej (dane transakcyjne z systemów IT), jak i niestrukturalnej (ok. 80 proc. całości), tj. e-maile, obrazy, PDFy, dokumenty pakietów biurowych czy tradycyjne dokumenty papierowe. O ile przyrost danych strukturalnych jest w miarę dobrze zarządzany, to dokumenty niestrukturalne są sporym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Odpowiednie podejście do nich ma istotny wpływ na szybkość przekazywania kluczowych informacji, kontrolę i uporządkowanie procesów wewnętrznych, a także na zachowanie elastyczności i swobodnej komunikacji pomiędzy pracownikami i partnerami biznesowymi.
Reklama
>>> Czytaj też: Jak można racjonalnie zarządzać lawinowo rosnącą liczbą danych
Zgodnie z raportem IDC usprawnienie współpracy wewnętrznej jest jednym z kluczowych priorytetów kierownictwa firm w 2013 roku.
W czym może pomóc system do zarządzania treścią ECM i czym różni się od systemów obiegu dokumentów?
Systemy Enterprise Content Management(ECM) to rozwiązania, które skutecznie łączą światy dokumentów oraz procesów.
● Dokumenty ze wszystkich kanałów komunikacji wewnętrznej czy zewnętrznej są rejestrowane w ramach jednego systemu.
● Silniki procesów biznesowych reagują na pojawianie się dokumentów oraz na zmiany ich statusu, a wbudowane mechanizmy pilnują terminów wykonania zadań.
● Funkcje biblioteczne ograniczają chaotyczną pracę nad dokumentami opartą o niezliczone wersje krążące w e-mailach.
Rozwiązania klasy ECM dają więcej możliwości niż tradycyjny obieg dokumentów. Funkcjonalnie obejmują zarządzanie dokumentami i obrazami (i ich przechwytywaniem), rozwiązania typu Records Management, silnik BPM (Business Process Management), jak również inne aplikacje i funkcje do przechwytywania (w tym moduły inteligentnego OCR), zarządzania, przechowywania, zabezpieczania oraz wyszukiwania i odzyskiwania informacji w skali całego przedsiębiorstwa.
>>> Czytaj też: Bezpieczeństwo w sieci: jak chronić się przed utratą danych

Kilka wyników

100 proc. uczestników badania IDC stwierdziło, że rozwiązanie ECM pozwoliło ograniczyć koszty działania przedsiębiorstwa. Największy wzrost wydajności osiągnięto w obszarach: ogólnej komunikacji biznesowej, rachunkowości oraz sprzedaży. Ponadto:
● 74 proc. badanych organizacji osiągnęło co najmniej oczekiwane ROI z wdrożenia ECM.
● 69 proc. deklaruje, że głównym czynnikiem motywującym do wdrożenia ECM była możliwość centralnego zarządzania treścią/dokumentami.
● 61 proc. organizacji planowało wdrożyć rozwiązanie w kilku obszarach biznesowych lub poszerzyło zrealizowane wdrożenie.
– O ile obecnie rozwiązania klasy ECM nie są jeszcze rozpoznawane na rynku polskim, eksperci branży jak i IDC prognozują znaczący wzrost ich znaczenia. Można to zauważyć na rynkach zachodnich, gdzie rozwiązania tego rodzaju są standardem – mówi Alicja Kucharska, dyrektor marketingu Comarch ECM.