Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
W praktyce obsługa bankowej floty samochodowej to złożone zadanie - parkowanie, przejazdy autostradami, mycie i sprzątnie aut oraz, coraz częściej, ładowanie samochodów. Każdy z tych kosztów jest niewielki, ale w skali miesiąca i całej organizacji jest znaczący. Dodatkowo, rozlicznie tych kosztów powoduje poważne koszty administracyjne.
Rozproszone wydatki i ręczne rozliczenia
W wielu bankach koszty obsługi floty samochodowej są rozliczane w sposób rozproszony. Pracownicy korzystają z różnych aplikacji do parkowania, płacą za autostrady u kilku operatorów, korzystają z myjni w różnych lokalizacjach i rozliczają ładowanie pojazdów elektrycznych na różnych zasadach. Dokumenty trafiają do działów finansowych w różnej formie i w różnym czasie.
Każda taka transakcja musi zostać udokumentowana, opisana i przypisana do właściwej jednostki organizacyjnej. W bankach, gdzie z reguły obowiązują wysokie standardy związane z dokumentacją wydatków, oznacza to dodatkową pracę dla działów finansowych i księgowych. Pojawiają się pytania o brakujące dane, konieczność korekt i uzupełnień, a także opóźnienia w rozliczeniach. Proces ten nie tylko pochłania czas, lecz także zwiększa ryzyko błędów.
Z perspektywy pracownika oznacza to konieczność zajmowania się sprawami administracyjnymi, które nie mają związku z jego podstawowymi obowiązkami. Z perspektywy banku, utrudnioną kontrolę nad wydatkami i brak pełnego obrazu kosztów floty.
Wymogi regulacyjne i potrzeba porządku
Sektor bankowy funkcjonuje w środowisku ścisłych regulacji. Każdy obszar działalności musi być przejrzysty, możliwy do skontrolowania i odpowiednio udokumentowany. Dotyczy to także floty samochodowej. Wraz z rosnącą liczbą transakcji i dokumentów coraz trudniej utrzymać spójność danych, szczególnie gdy rozliczenia są prowadzone ręcznie i w wielu systemach jednocześnie.
Dla działów finansowych i controllingu oznacza to ograniczone możliwości analizy kosztów oraz trudności w szybkim reagowaniu na nieprawidłowości. Trudno jest porównywać wydatki poszczególnych jednostek organizacyjnych, regionów czy zespołów. W efekcie koszty floty nie są w pełni kontrolowane.
/>
Uporządkowanie wydatków związanych z flotą
Aplikacja Mooveno porządkuje ten obszar, zbierając wszystkie wydatki związane z użytkowaniem samochodów służbowych w jednym systemie. Parkowanie, przejazdy autostradami, myjnie oraz ładowanie pojazdów elektrycznych są rejestrowane automatycznie i rozliczane w jednolity sposób. Pracownik nie musi gromadzić paragonów ani zajmować się ich opisywaniem, a bank otrzymuje jeden, zbiorczy dokument rozliczeniowy.
Z punktu widzenia księgowości oznacza to znaczące uproszczenie pracy. Zamiast wielu pojedynczych dokumentów pojawia się jedna faktura, którą można łatwo zaksięgować i przypisać do odpowiednich kosztów. Zmniejsza się liczba zapytań i korekt, a proces rozliczania staje się bardziej przewidywalny.
Z rozwiązania Mooveno korzysta już 250 największych firm w Polsce, w tym banki i instytucje finansowe takie jak BNP Paribas Bank Polska, czy PKO Leasing.
Lepsza kontrola i dostęp do danych
Centralizacja danych pozwala bankowi uzyskać pełny obraz kosztów związanych z flotą. Działy finansowe mogą analizować strukturę wydatków, identyfikować obszary wymagające uwagi oraz porównywać koszty pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. Ułatwia to planowanie budżetu i podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych danych.
/>
Uporządkowane informacje są także istotne z punktu widzenia kontroli wewnętrznej i audytów. Jasny podział kosztów i jednolite zasady rozliczeń zmniejszają ryzyko niejasności oraz sporów dotyczących zasadności wydatków.
Stan techniczny pojazdów i odpowiedzialność
Istotną rolę odgrywa również kwestia odpowiedzialności za stan techniczny pojazdów. Spory dotyczące uszkodzeń czy stanu auta często pojawiają się przy jego przekazaniu lub zwrocie. Brak regularnej kontroli i dokumentacji utrudnia ustalenie, kiedy doszło do uszkodzenia.
Systematyczna kontrola stanu pojazdów pozwala ograniczyć takie sytuacje. Bank zyskuje jasność co do historii użytkowania samochodu, a pracownicy wiedzą, jakie obowiązki na nich spoczywają. Przekłada się to na mniejszą liczbę sporów i sprawniejsze rozliczenia z firmami leasingowymi.
Flota jako element stabilnego zarządzania
Choć flota samochodowa nie jest podstawowym obszarem działalności banku, jej właściwe uporządkowanie ma istotne znaczenie dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Centralizacja rozliczeń, ograniczenie ręcznej pracy i lepsza kontrola kosztów sprzyjają stabilności operacyjnej i finansowej.
W praktyce oznacza to mniej pracy administracyjnej, większą przejrzystość i mniejsze ryzyko błędów. Dla banków, które muszą spełniać wysokie standardy kontroli i zgodności z przepisami, uporządkowanie floty staje się naturalnym elementem nowoczesnego zarządzania.
Mooveno to polska spółka technologiczna rozwijająca ekosystem rozwiązań z zakresu inteligentnej mobilności (Smart Mobility). Firma specjalizuje się w usługach i infrastrukturze, które umożliwiają przedsiębiorstwom kompleksowe zarządzanie mobilnością pracowników i flotą pojazdów. Jej aplikacja typu „all-in-one” integruje płatności za miejskie strefy parkowania, przejazdy autostradami, ładowanie samochodów elektrycznych oraz usługi mycia i sprzątania auta, zapewniając pełną automatyzację rozliczeń i raportowanie emisji CO₂.
Z rozwiązań Mooveno korzysta ponad 250 największych firm w Polsce oraz ponad 50 tys. aktywnych użytkowników. W 2025 roku spółka uruchomiła multikartę paliwową i wprowadziła ją do nowej oferty dla mikro-, małych i średnich firm. Jako pierwsza firma w Polsce zintegrowała zatem wszystkie usługi mobilności w jednej aplikacji.
