rozwiń >

Adwokat Marta Podskarbi z kancelarii act BSWW legal & tax podkreśla, że 2023 rok to najwyższa pora na wprowadzenie przepisów o pracy zdalnej do kodeksu pracy.

- Czas pandemii pokazał, że praca zdalna jest istotna zarówno dla pracodawców jak i pracowników. Wiele firm nie wróciło do biur lub zdecydowało się na pracę w trybie hybrydowym. Trudno się dziwić. Oszczędności dla pracodawców wynikające z pracy w domach są po prostu znaczne. Pracownicy docenili natomiast fakt, że nie tracą czasu i pieniędzy na dojazd do biura, a także większą możliwość uczestniczenia w życiu rodzinnym. Wielu pracowników chwali też sobie elastyczność godzin pracy oraz możliwość wykonywania pracy z dowolnego miejsca. Branża IT w przeważającej części nadal pracuje wyłącznie zdalnie. Skutkiem tych zmian jest wprowadzenie na stałe zasad pracy zdalnej do KP - mówi mecenas.

Do tej pory jeden przepis, teraz rozbudowana regulacja

Reklama

Już w czasie lockdownów rozpoczęto prace nad tym, by przepisy o pracy zdalnej na stałe znalazły się w polskim porządku prawnym. - Już w 2020 roku jako partnerzy społeczni zaczęliśmy dyskutować nad możliwymi rozwiązaniami tej kwestii. Do tej chwili zarówno pracodawcy, jak i pracownicy musieli sobie radzić wyłącznie na podstawie jednego przepisu w ustawie covidowej - tłumaczy Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert Pracodawców RP ds. prawa pracy. - Jednak nowe przepisy także z pewnością będą budziły wątpliwości. Trzeba będzie wręcz czekać aż niektóre sprawy zostaną rozwiązane na drodze sądowej, bo to w końcu sądy interpretują stosowanie prawa. Wtedy dopiero dowiemy się jakie jest ratio legis regulacji, która teraz wchodzi w życie - prognozuje.

Nowe prawo formułuje przede wszystkim kodeksową definicję pracy zdalnej. Będzie to "wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość." W wypadku wyrażenia zgody na pracę zdalną przez pracodawcę, będzie musiał on zapewnić pracownikowi m.in. niezbędne materiały i narzędzia oraz pokryć koszty pracy zdalnej, jak prąd czy Internet.

Koszty pracy zdalnej

- Ustawa wymienia te koszty jako otwarty katalog. Istnieje więc możliwość rozszerzenia tego zbioru. To jakie dokładnie koszty znajdą się w gestii pracodawcy, powinno uregulować porozumienie między nim a pracownikami. Możliwy jest choćby także zwrot kosztów części czynszu czy pokrycie płatności za kawę czy herbatę. Ustawa nie obliguje do tego pracodawcy, umożliwia jednak zwrot tych kosztów wedle woli stron - wyjaśnia ekspert Pracodawców RP.

Przepisy dają możliwość uzgodnienia pracy w formie zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę. Będzie można też przewidzieć możliwość przejścia na formę pracy zdalnej już w obowiązującej umowie.

Wniosek o pracę zdalną. Tym pracownikom pracodawca nie odmówi

Zgodnie z nową legislacją, pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez osobę z czterech konkretnych grup pracowników. Są wśród nich m.in. pracownicy-rodzice dzieci legitymujących się orzeczeniem o niepełnosprawności, pracownice w ciąży, pracownicy wychowujący dziecko do 4. roku życia czy pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny. Pracodawca będzie wówczas mógł odmówić wnioskującemu tylko, jeśli wykonywanie pracy nie będzie możliwe ze względu na rodzaj albo organizację pracy.

Jak zauważa adwokat Marta Podskarbi, takie uregulowanie może rodzić wątpliwości. - Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika” jest bardzo szerokie i można tu zmieścić bardzo wiele powodów odmowy pracownikowi możliwości pracy zdalnej. Czy w praktyce oznaczać to będzie, że pracodawcy dowolnie będą rozpatrywać wnioski pracowników o pracę zdalną? Czas pokaże. Oczywiście nie możemy zapominać, że nie każda praca może być wykonywana zdalnie. Pytanie jednak, czy ustawodawca nie dał zbyt dużej dowolności pracodawcom w decydowaniu o formie pracy - zwraca uwagę prawniczka.

Kontrola pracownika

Pracodawcy od kwietnia nabędą także uprawienie do przeprowadzenia kontroli pracownika pełniącego obowiązki w formie zdalnej. - Pracownicy nie muszą się jednak obawiać - uspokaja mecenas Marta Podskarbi. - Taka kontrola będzie przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika. Ponadto, pracodawca będzie zobowiązany dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju, a wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych - wyjaśnia rozmówczyni.

Co z przepismi bhp?

Wątpliwości prawników budzi jednak kontrola przestrzegania przez pracownika przepisów bhp. - Pracownik kierowany do pracy zdalnej składa oświadczenie, że w miejscu pracy spełnia przepisy i zasady bhp. Ale to nie jest tak, że pracownik bierze na siebie odpowiedzialność za to, że to bhp jest faktycznie spełnione. W kodeksie pracy nadal jest bowiem art. 207, który mówi o odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Stąd też zwracam się do pracodawców, by mieli świadomość, że to nadal na nich spoczywa obowiązek zapewnienia bhp. Jeżeli podczas pracy zdalnej doszłoby do wypadku, to pracodawca musi zastosować normalną procedurę tj. dokonać oględzin miejsca zdarzenia. Powstaje więc pytanie, co dzieje się, jeśli pracownik nie wpuści pracodawcy do domu - sygnalizuje Katarzyna Siemienkiewicz.

- Na etapie tworzenia projektu ustawy ta kwestia była bardzo szeroko dyskutowana, a ministerstwo dokonywało pewnych interpretacji. Zdaniem autorów ustawy, niewpuszczenie pracodawcy do domu w celu oględzin należy interpretować zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego na niekorzyść pracownika. Skoro pracownik utrudnia zbadanie okoliczności wypadku, będzie to rodziło po jego stronie konsekwencje, czyli będzie miał trudności w uzyskaniu odszkodowania i występowaniu przed organem rentowym - tłumaczy Katarzyna Siemienkiewicz.

Najpierw oświadczenie, dopiero potem praca zdalna

W świetle nowych przepisów praca zdalna będzie mogła wykonywana być także na polecenie pracodawcy m.in. w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii, a także w okresie, w którym "zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej." Warunkiem jest jednak złożenie przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Katarzyna Siemienkiewicz zwraca tutaj uwagę, że zaproponowane rozwiązanie jest zbyt zawiłe i za bardzo sformalizowane. - Przyjmijmy sytuację, w której w zakładzie pracy pękła rura i zajdzie przesłanka siły wyższej. Pojawiły się interpretacje, że jeśli np. pracownik już wcześniej pracował zdalnie na podstawie porozumienia, to pracodawca ma już jego oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych. Ale co z innymi pracownikami? Sytuacja będzie problematyczna. Wyobrażam sobie, że pracodawca w pierwszej kolejności skupi się na usunięciu awarii w zakładzie, a nie będzie odbierał oświadczenia od każdego ze swoich pracowników - wskazuje ekspert ds. prawa pracy. - Przepis wymaga też, by oświadczenie było odebrane bezpośrednio przed wydaniem polecenia. Czyli, żeby najpierw pracownik złożył oświadczenie, a potem dopiero pracodawca skierował go do pracy zdalnej. Taka konstrukcja przepisu jest niepraktyczna i nieżyciowa. Niestety została bez zmian, mimo że zgłaszaliśmy co do niej wątpliwości.

Nowe przepisy stanowią także, że zasady wykonywania pracy zdalnej mają być ustalone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub w regulaminie. - Na pochwałę zasługuje tu rozwiązanie, że jeśli w ciągu 30 dni nie dojdzie do porozumienia ze związkami, to pracodawca sam określi zasady wykonywania pracy zdalnej. Nie ma więc możliwości blokowania ustalenia tych zasad przez związki zawodowe. To bardzo duże ułatwienie - ocenia Katarzyna Siemienkiewicz.

24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku

Przepisy, które zaczną obowiązywać od kwietnia konstruują także definicję okazjonalnej pracy zdalnej. Zgodnie z legislacją, pracownik może wnioskować o 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Pracodawca nie będzie musiał wówczas zapewniać do takiej pracy materiałów i narzędzi. - Te przepisy należy traktować jako nieco odrębny tryb pracy zdalnej możliwy w sytuacji, w której pracownik będzie potrzebował takiej pracy z dnia na dzień. Nazywane jest to nieformalnie "pracą zdalną na żądanie". Pojawia się tu wątpliwość w sytuacji, w której osoba będzie zmieniała pracę w ciągu roku kalendarzowego. Czy te 24 dni przysługują mu u każdego pracodawcy czy trzeba to rozpatrywać łącznie? Sprawę komplikuje fakt, że informacji o dniach wykorzystanych na okazjonalną pracę zdalną nie będzie w świadectwie pracy. Więc jak nowy pracodawca ma się dowiedzieć, ile dni pracownik wykorzystał u poprzednika?

Rozwiązanie tej kwestii podało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Zgodnie z jego interpretacją, 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w ciągu roku przypisane są do pracownika. Interpretacja ta, jak zwraca uwagę Katarzyna Siemienkiewicz, nie ma oparcia w istniejących przepisach. - O tej wątpliwości interpretacyjnej z pewnością dopiero będzie głośno, kiedy pracodawcy będą zastanawiali się ile dni okazjonalnej pracy zdalnej będzie przysługiwało nowemu pracownikowi, który był wcześniej zatrudniony w innej firmie - kończy prawniczka.