Rozmawiamy z Elżbietą Lubryką-Grędysą

Reklama

Elżbieta Lubryka-Grędysa Menedżer w dziale audytu firmy Ernst & Young

Reklama

Rozmawiamy z Elżbietą Lubryką-Grędysą, menedżerem w dziale audytu firmy Ernst & Young

Warto rozpocząć przygotowania do zmiany ewidencji Dostosowanie systemów księgowych do nowej waluty może trwać wiele miesięcy. Przykładowo słowackie firmy średniej wielkości potrzebowały na takie zmiany nawet półtora roku.

Od 1 stycznia 2012 roku polską walutą może stać się euro. W jaki sposób spółki będą musiały dostosować ewidencję księgową do tej zmiany?

Przygotowanie systemów księgowych do przyjęcia euro będzie wymagało wprowadzenia wielu zmian. Przedsiębiorstwa działające nieco dłużej z pewnością pamiętają proces zmiany ewidencji księgowej w związku z denominacją waluty polskiej w 1994 roku. Niestety, niski stopień informatyzacji przedsiębiorstw w tamtym okresie w porównaniu z czasami obecnymi nie pozwoli na czerpanie z doświadczeń tamtego procesu. Warto zwrócić uwagę, że w obecnym prawodawstwie polskim brak wskazówek, co do sposobu zmiany ewidencji księgowej w związku ze zmianą waluty ewidencji. Do tej kwestii odnoszą się natomiast Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej. Komitet Standardów ds. Interpretacji w roku 1999 wydał interpretację dotyczącą wprowadzenia euro. Interpretacja ta wskazuje przepisy MSR 21, dotyczące przeliczania transakcji dokonywanych w walucie obcej oraz sprawozdań finansowych jednostek działających za granicą, jako obowiązujące również przy wprowadzeniu euro. Zasady zawarte w tym standardzie nie muszą być jednak wprost zaadaptowane przez przepisy wprowadzające euro w Polsce. Kwestie te jednak wymagają regulacji w krajowym prawie bilansowym.

Sam moment zmiany waluty przysporzy księgowym wiele pracy. Wszystkie wartości ewidencji księgowej będą musiały być przeliczone na euro.

Dotyczy to zarówno salda kont, jak i całej ewidencji analitycznej. Nie można też zapomnieć o pewnych stałych wpisanych w system, które stanowią punkt odniesienia dla operacji wykonywanych przez system, tj. poziom autoryzacji płatności, zadane przedziały wartościowe służące do generowania raportów, poziom ufności dla testów zgodności itp. Niektóre firmy stosują modele, które oparte są na danych historycznych, tj. wycena rezerw na naprawy gwarancyjne oparta na danych na temat zgłoszeń reklamacyjnych dokonanych w przeszłości. Stosowanie podobnych modeli będzie wymagało przeliczenia również danych historycznych. Takie przykłady można by jeszcze mnożyć. Wiadomo jednak, że dostosowanie systemów księgowych będzie wymagało ogromnego nakładu pracy informatyków i doradców z zakresu organizacji procesów IT. Dlatego warto jak najwcześniej zacząć cały proces. Decydując się obecnie na system księgowy warto się upewnić, że nie będzie problemu w przyszłości z jego konwersją do systemu euro.

A jakie problemy mogą się pojawić przy tworzeniu sprawozdań finansowych?

Należy pamiętać, że dla niektórych przedsiębiorstw wprowadzenie euro 1 stycznia 2012 r. oznaczać będzie zmianę waluty w środku roku obrotowego. Wiele firm stosuje rok obrotowy inny niż rok kalendarzowy. W takim przypadku nastąpi konieczność przeliczenia danych śródrocznych. Problemy mogą mieć też charakter czysto techniczny, np. w sytuacji gdy system przechowuje te same dane w wielu miejscach, tj. saldo konta towary w księdze głównej oraz suma z rejestru towarów. Mogą wtedy powstać różnice na zaokrągleniach. Jeżeli przeliczeniu podlega cena jednostkowa, to po przemnożeniu jej przez ilość towarów na indeksie może powstać duża różnica w porównaniu do kwoty wynikającej z przeliczenia bezpośrednio samego salda konta towary. Problem zaokrągleń może się pojawić zresztą w wielu momentach procesu konwersji. Innym problemem będzie czasowe dostosowanie systemów do prezentacji danych w dwóch walutach. Podane przykłady nie wyczerpują listy problemów. Wprowadzenie euro dla przedsiębiorstw będzie procesem kosztownym i wymagającym dużego zaangażowania ze strony wielu osób. Samo wdrożenie zmian w systemach księgowych może trwać wiele miesięcy. Doświadczenia Słowacji pokazują, że może to być nawet półtora roku w średniej wielkości firmie. Dlatego tak ważne jest, żeby cały proces przygotować jak najwcześniej, aby uniknąć późniejszych problemów. Wprowadzenie euro od 2012 roku oznaczałoby, że pierwsze przygotowania w przedsiębiorstwach należałoby rozpocząć nawet w tym roku.

Jak wykazać dane w pierwszym sprawozdaniu sporządzanym w euro?

Obecnie nie istnieją szczegółowe przepisy regulujące kwestię prezentacji danych finansowych w pierwszym sprawozdaniu po wprowadzeniu euro. Kwestia ta powinna zostać jednak szczegółowo uregulowana, aby uniknąć swobody interpretacyjnej i w efekcie braku porównywalności sprawozdań finansowych różnych przedsiębiorstw. Pierwszym statutowym sprawozdaniem finansowym sporządzonym w nowej walucie będzie sprawozdanie finansowe za rok zakończony w roku 2012. Specjalnie nie używam tu daty 31 grudnia jako dnia bilansowego, gdyż jak wspomniałam wcześniej, wiele firm stosuje inne okresy obrachunkowe niż rok kalendarzowy. Sporządzenie sprawozdania finansowego za okres rozpoczynający się w dniu 1 stycznia 2012 roku lub później nie powinno nastręczać problemów. W trochę innej sytuacji będą firmy, których okres sprawozdawczy zacznie się przed, a skończy po wprowadzeniu euro.

Z czego to wynika?

Sprawozdania takie będą oparte w części o ewidencję prowadzoną w polskich złotych - do dnia wprowadzenia nowej waluty - a w części prowadzoną w euro. Sposób sporządzenia sprawozdania w tej sytuacji powinien zostać szczegółowo uregulowany odpowiednimi przepisami. Firmy prawdopodobnie będą musiały sporządzić sprawozdanie śródroczne na dzień zmiany waluty, które po przeliczeniu na euro wejdzie w skład sprawozdania rocznego. Inna kwestią jest prezentacja danych porównywalnych, pochodzących ze sprawozdań finansowych sporządzonych w starej walucie. Obecnie trudno jest ocenić, jakie będą zalecenia co do sposobu prezentacji danych porównywalnych. Mogą one podlegać przeliczeniu po kursie konwersji lub według zasad obowiązujących przy przeliczaniu danych finansowych jednostek działających za granicą. Może się też pojawić zalecenie, aby dane porównywalne zaprezentować w walucie oryginalnej zgodnie z prezentowanym czasami poglądem, że danych porównywalnych nie należy zmieniać.

Czy zmiana waluty pociąga za sobą konieczność wprowadzenia zmian w polityce rachunkowości?

Wprowadzenie euro nie spowoduje konieczności wprowadzenia zmian w polityce rachunkowości za wyjątkiem waluty, w której prowadzone są księgi i sporządzane jest sprawozdanie finansowe. Zasady rachunkowości są neutralne pod względem waluty ewidencji. Szczególnie zasada ta odnosi się do MSSF.

Rozmawiała Agnieszka Pokojska