Planując rozwój firmy z wykorzystaniem wsparcia z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, dobrze jest określić typ przedsięwzięcia, jakie chcemy realizować, cel, koszty, harmonogram, oraz zapewnić źródła finansowania uzupełniające dotację. Wyróżnić można kilka typów inwestycji: badawczo-rozwojowe; w innowacyjne technologie; dostosowujące do wymogów ochrony środowiska; e-business; szkolenia i wiele innych.

Harmonogram i koszty

Ważne jest określenie, czy działalność, której dotyczy inwestycja, nie należy do sektorów wyłączonych ze wsparcia, lub, czy nasze przedsiębiorstwo nie spełnia innych warunków wykluczających ze starania się o dotację, jak np. trudna sytuacja ekonomiczna. Przed aplikowaniem o dotację należy również uregulować wszystkie zaległości publiczno prawne wobec ZUS czy Urzędu Skarbowego. Planując harmonogram, należy mieć na uwadze jedną z zasad projektów dofinansowanych, w myśl której ich realizacja nie może rozpocząć się wcześniej niż po złożeniu wniosku, a w niektórych przypadkach po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Jakiekolwiek wcześniejsze zobowiązania wobec np. przyszłych dostawców maszyn, skutkować będą zamknięciem drogi do dotacji.

Aby natomiast określić wielkość kosztów inwestycji podlegających wsparciu, koniecznie należy zapoznać się z katalogiem kosztów kwalifikowanych. W zależności od nakładów inwestycyjnych oraz zakresu przedsięwzięcia, źródłem finansowania będą schematy wsparcia dostępne w ramach programów operacyjnych krajowych, jak np. Innowacyjna Gospodarka bądź też programów regionalnych.

Istotną kwestią, wpływającą na wybór źródła finansowania i determinującą poziom należnej pomocy jest wielkość przedsiębiorstwa. Grupą uprzywilejowaną są te przedsiębiorstwa, które zgodnie z zasadami określonymi w załączniku do Rozporządzenia Komisji nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. posiadają status mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcy. Dla określenia statusu istotne jest ustalenie takich danych jak: wielkość zatrudnienia, roczny obrót lub bilans roczny oraz czy przedsiębiorstwo pozostaje w stosunku partnerskim, powiązanym, czy też jest niezależne od innych podmiotów gospodarczych. Przykładowo, dużym będzie przedsiębiorstwo, które przez dwa ostatnie okresy rozliczeniowe zamykało się poziomem zatrudnienia przewyższającym 250 osób i którego roczny obrót przekraczał 50 mln euro lub suma bilansowa 43 mln euro. Gdy wybierzemy odpowiedni schemat wsparcia, kluczowe jest prawidłowe wypełnienie dokumentacji aplikacyjnej.

Ocena wniosku

Wniosek jest podstawą dla oceniającego do określenia, czy dany projekt i przedsiębiorca spełnia kryteria formalne. Oceniane jest również, jak projekt spełnia kryteria merytoryczne. Jeśli oceniający nie znajdzie w naszej dokumentacji odpowiedzi za spełnieniem tych kryteriów, wsparcie nie zostanie przyznane lub projekt zostanie nisko oceniony i skutek może być ten sam. Ponadto, dokumentacja aplikacyjna stanowić będzie załącznik do umowy o dofinansowanie. Ważne jest zatem, aby w taki sposób przedstawić inwestycję i określić wskaźniki realizacji celów projektu, by w fazie realizacji nie okazało się, że są to obietnice bez pokrycia i konieczny jest zwrot dotacji. Pisząc wniosek, a następnie realizując dofinansowany projekt przedsiębiorca powinien mieć na uwadze inne zobowiązania wynikające z zapisów umowy o dofinansowanie. Przykładowo, projekt należy realizować zgodnie z założonym planem rzeczowo-finansowym, a dostawców wybierać w oparciu o konkurencyjny wybór ofert. W przypadku wnioskowania o zaliczki, konieczne jest założenie oddzielnego rachunku bankowego, przez który przepływać będzie dotacja. Obligatoryjne jest również wyodrębnienie dla projektu konta księgowego lub też nadanie wyróżniającego kodu, tak by wydatki projektu były przejrzyście ewidencjonowane.

Dodatkowe obowiązki

Na przedsiębiorcy ponadto leżą obowiązki związane z informowaniem społeczeństwa o tym, że realizuje on projekt dofinansowany z dotacji UE. Na bieżąco należy też zbierać i archiwizować dokumentację projektową, np. dokumenty z wyboru dostawców, faktury, przelewy, protokoły odbioru środków trwałych i inne związane z projektem. Uciążliwe wydaje się być też konieczność cyklicznego sprawozdawania postępu rzeczowo-finansowego z realizacji projektu. Jakiekolwiek zmiany wymagają zgłoszenia, a ich wprowadzenie uzyskania zgody Instytucji Wdrażającej dany schemat wsparcia. Na koniec, gdy już z sukcesem zrealizujemy i rozliczymy dofinansowany projekt, należy pamiętać, że konieczne jest zachowanie trwałości projektu przez okres trzech (MSP) do pięciu lat (duże przedsiębiorstwa) po jego zakończeniu. W tym czasie nie powinniśmy sprzedać środka trwałego zakupionego ze środków dotacji, zmienić w prosty sposób lokalizacji inwestycji czy też zaprzestać działalności. Nie znaczy to jednak, że dotacja powoduje, ze projekt staje się mało elastyczny. Zmiany są możliwe, jednak trzeba ich dokonać w sposób zgodny z umową o dofinansowanie oraz w porozumieniu z instytucją udzielającą wsparcia, by zachować prawo do dotacji i jednocześnie realizować cele biznesowe.