Kluczowe znaczenie ma zatem stabilność połączenia z infrastrukturą rządową oraz efektywność przetwarzania danych w formacie XML. Poniżej znajduje się szczegółowe zestawienie pięciu platform księgowych, które wdrożyły kompleksowe rozwiązania w zakresie obsługi KSeF.

Platformy księgowe - KSeF

1. 360 Księgowość (360ksiegowosc.pl)

System 360 Księgowość opiera swoje działanie na automatyzacji procesów księgowych, co w 2026 roku stanowi fundament sprawnej obsługi KSeF. Integracja z systemem rządowym nie ogranicza się tu jedynie do funkcji „wyślij/odbierz”, ale obejmuje zaawansowane mechanizmy walidacji dokumentów przed ich przesłaniem na bramkę Ministerstwa Finansów.

Program automatycznie pobiera faktury zakupowe w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżące monitorowanie zobowiązań firmy. Kluczowym elementem jest obsługa struktury logicznej FA(3), która w 2026 roku jest standardem. System weryfikuje poprawność techniczną danych, minimalizując ryzyko odrzucenia dokumentu przez serwery KSeF. Ponadto 360 Księgowość oferuje funkcję masowego procesowania faktur, co jest istotne dla przedsiębiorstw generujących dużą liczbę dokumentów sprzedaży. Dane z faktur ustrukturyzowanych są automatycznie dekretowane w odpowiednich rejestrach księgowych, co znacząco ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania informacji i redukuje ryzyko błędów typograficznych.

2. inFakt

Platforma inFakt dostosowała swoje narzędzia do obsługi KSeF, kładąc duży nacisk na mobilność i zdalne zarządzanie procesami księgowymi. W 2026 roku ich system zapewnia pełną synchronizację z rządową bazą danych, umożliwiając użytkownikom generowanie i odbieranie e-faktur za pośrednictwem przeglądarki oraz dedykowanej aplikacji mobilnej.

Istotnym aspektem funkcjonalnym jest zaawansowany moduł zarządzania uprawnieniami i tokenami KSeF. Pozwala on na precyzyjne określenie, którzy pracownicy lub współpracownicy mają prawo do wystawiania dokumentów, a którzy jedynie do ich podglądu. System automatycznie przypisuje numery identyfikacyjne nadawane przez KSeF do poszczególnych rekordów w bazie danych użytkownika, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie i archiwizację. Powiadomienia o nowych fakturach kosztowych przesyłane są w formie alertów, co pozwala na szybką reakcję w przypadku pojawienia się nieoczekiwanych dokumentów w systemie.

3. wFirma

System wFirma oferuje integrację KSeF połączoną z rozbudowanymi modułami magazynowymi oraz narzędziami CRM. W 2026 roku podejście to pozwala na zachowanie ciągłości procesów biznesowych – od złożenia zamówienia, przez wydanie towaru, aż po wygenerowanie e-faktury ustrukturyzowanej. Automatyzacja obejmuje tutaj również procesy weryfikacyjne, takie jak sprawdzanie statusu kontrahenta na Białej Liście podatników VAT w momencie wystawiania dokumentu.

Rozwiązanie to implementuje tzw. kokpit KSeF, czyli centralny panel zarządzania, w którym użytkownik widzi status wszystkich wysłanych i odebranych dokumentów. System dba o automatyczne pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) dla każdej faktury, co stanowi prawny dowód doręczenia dokumentu do systemu rządowego. W przypadku wykrycia błędów w strukturze XML, system precyzyjnie wskazuje pole wymagające korekty, co przyspiesza proces poprawnego fakturowania.

4. Comarch Betterfly

Comarch Betterfly wykorzystuje zaplecze technologiczne jednej z największych grup informatycznych w Polsce, co przekłada się na wysoką stabilność rozwiązań chmurowych. Integracja z KSeF realizowana jest poprzez dedykowaną platformę wymiany danych, która pełni rolę pośrednika między systemem księgowym a infrastrukturą Ministerstwa Finansów. Takie rozwiązanie ma na celu zapewnienie ciągłości pracy nawet w momentach wysokiego obciążenia serwerów państwowych.

W systemie Comarch Betterfly duży nacisk położono na bezpieczeństwo i archiwizację danych. Każda faktura ustrukturyzowana jest przechowywana wraz z jej metadanymi i kompletną historią zdarzeń. Program pozwala na łatwe generowanie wizualizacji plików XML do formatu PDF, co jest niezbędne w relacjach z kontrahentami, którzy wymagają tradycyjnego podglądu dokumentu. System jest skalowalny, co oznacza, że wraz z rozwojem firmy i przejściem na bardziej złożone formy księgowości, integracja z KSeF pozostaje spójna i nie wymaga ponownej konfiguracji.

5. iFirma

Oprogramowanie iFirma zapewnia obsługę KSeF zarówno dla przedsiębiorców prowadzących księgowość samodzielnie, jak i tych korzystających ze wsparcia biura rachunkowego. W 2026 roku system ten oferuje stabilne mechanizmy importu i eksportu danych w formacie XML. Funkcjonalność systemu obejmuje automatyczne mapowanie kategorii kosztowych na podstawie danych zawartych w e-fakturach, co przyspiesza proces księgowania wydatków.

Użytkownicy iFirmy mają dostęp do narzędzi filtrujących, które pozwalają na segregowanie dokumentów pobranych z KSeF według różnych kryteriów, takich jak termin płatności, NIP kontrahenta czy wartość brutto. System wspiera również obsługę faktur korygujących w nowym standardzie, dbając o poprawne powiązanie korekty z fakturą pierwotną poprzez unikalne numery identyfikacyjne KSeF. Jest to rozwiązanie skoncentrowane na przejrzystości operacyjnej, co ułatwia zarządzanie finansami w mniejszych podmiotach gospodarczych.

Techniczne aspekty wdrożenia KSeF w 2026 roku

Przy wyborze dostawcy oprogramowania księgowego w 2026 roku należy zwrócić uwagę na kilka technicznych parametrów, które stały się standardem rynkowym:

  • Zarządzanie sesjami i tokenami: Wszystkie wymienione firmy stosują szyfrowane połączenia i bezpieczne przechowywanie tokenów autoryzacyjnych, co jest kluczowe dla ochrony danych finansowych przedsiębiorstwa.
  • Archiwizacja długoterminowa: Choć Ministerstwo Finansów przechowuje faktury przez 10 lat, systemy online oferują własne archiwa, które pozwalają na szybki dostęp do dokumentów bez konieczności każdorazowego łączenia się z bazą rządową.
  • Obsługa załączników i dodatkowych informacji: Ponieważ plik XML ma ograniczoną strukturę, systemy te wypracowały metody przesyłania dodatkowych informacji biznesowych (np. numerów zamówień wewnętrznych) w polach opcjonalnych struktury FA(3).
  • Automatyczne Rozliczanie Płatności: Integracja KSeF z wyciągami bankowymi stała się standardem. Systemy potrafią sparować przelew przychodzący z konkretną e-fakturą na podstawie numeru identyfikacyjnego KSeF zawartego w tytule przelewu.

Decyzja o wyborze konkretnego dostawcy powinna być poprzedzona analizą liczby wystawianych dokumentów oraz stopnia skomplikowania procesów wewnętrznych w firmie. Systemy takie jak 360 Księgowość czy Comarch Betterfly oferują szerszy wachlarz funkcji dla podmiotów wymagających pełnej księgowości, podczas gdy rozwiązania takie jak inFakt czy iFirma są często wybierane przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.