Trwający kryzys wywołany COVID-19 zmusił wiele firm na świecie do przejścia na tryb pracy zdalnej. W samych Chinach było to ponad 200 mln ludzi. Według Amerykańskiego Biura Pracy 29 proc. zatrudnionych mogłoby pracować zdalnie, ale w zeszłym roku pracę w takiej formie w USA wykonywało 16 proc. osób. Teraz może się to dramatycznie zmienić.

Rośnie popularność

Pracowników funkcjonujących w trybie elastycznym (poza miejscem pracy i w różnych godzinach) przybywa od lat. Firma FlexJobs szacuje, że od 2014 roku popularność tej formy pracy zwiększyła się o około 160 proc. i rosła 11 razy szybciej niż liczba tradycyjnych stanowisk pracy, które zwiększyły się tylko o 44 proc.

Analiza szwajcarskiej firmy IWG wskazuje, że ponad 70 proc. specjalistów na świecie przynajmniej raz w tygodniu pracuje zdalnie, a 53 proc. nawet połowę tygodniowego czasu pracy. Główne powody to wzrost liczby pracowników sektora wiedzy, rosnące koszty dojazdów do pracy i dostępne technologie.

Na czele listy przedsiębiorstw mających największą liczbę zdalnych stanowisk pracy były w zeszłym roku: australijska firma technologiczna Appen, Williams-Sonoma, amerykański detalista, i Kelly Services – amerykańska firma HR. Ponad 80 proc. miejsc pracy oferują w formie home office. Jednak aż 44 proc. badanych firm globalnych w ogóle nie umożliwia pracy zdalnej – w roku 2013 wycofała się z takiego rozwiązania firma Yahoo z uwagi na ograniczenia w komunikacji i trudności w pracy zespołowej.

W 2018 roku, w Unii Europejskiej średnio 5,2 proc. osób zatrudnionych na etatach zwykło pracować z domu, a 8,3 proc. wykonywać w tej formie część obowiązków zawodowych.

Do krajów o najwyższym udziale pracy zdalnej należały Holandia (14 proc.) i Finlandia (13,3 proc.), a w Bułgarii i Rumunii jej znaczenie miało raczej charakter symboliczny.

W przypadku samozatrudnionych średnia wyniosła 18,5 proc., osiągając najwyższe poziomy (ponad 40 proc.) w Finlandii, Holandii i Austrii. Niektóre państwa regulują elastyczność pracy na poziomie prawa krajowego.

Finowie do elastycznych godzin pracy są już przyzwyczajeni od lat 90., a opcję pracy zdalnej oferuje od 10 lat około 90 proc. firm. Nowe prawo, które ma wejść w życie w tym roku, daje każdemu Finowi możliwość wykonywania połowy tygodniowego czasu pracy w formie zdalnej lub elastycznej oraz kumulowania dni urlopu. W Holandii zatrudnieni powyżej roku, w firmach o liczbie pracowników przekraczającej 10 osób, uzyskują prawo do określonego wymiaru czasu w trybie zdalnym i do elastycznych godzin pracy. Podobne rozwiązania zawiera prawo pracy w Norwegii, Belgii i Wielkiej Brytanii.

Przeszkodą brak zaufania

W Polsce w 2018 roku pracę zdalną w pełni wykonywało 4,6 proc. zatrudnionych, ale aż 60 proc. pracowników badanych w zeszłym roku przez firmę HR Michael Page przyznało, że ma możliwość wykonywania części obowiązków poza biurem. Co trzeci korzystał z takiej możliwości cztery razy w miesiącu, reszta rzadziej.

Praca zdalna była więc raczej wyjątkiem, a nie trwałą praktyką zawodową. Większą szansę mieli pracownicy małych firm (61,5 proc.) niż większych czy dużych organizacji.

Niskie udziały pracy zdalnej wydają się być pochodną braku zaufania i możliwości kontroli wykonywania obowiązków przez pracownika. Dlatego kraje o wysokim indeksie kapitału społecznego charakteryzują się wyższym udziałem pracy zdalnej.

"W 76 proc. firm menedżerowie mieli wątpliwości dotyczące produktywności i zaangażowania zespołów pracujących zdalnie."

Badania firmy Gartner, przeprowadzone już w czasie epidemii koronowirusa, pokazują, że aż w 76 proc. firm na świecie menedżerowie mieli wątpliwości dotyczące produktywności i zaangażowania zespołów pracujących zdalnie. Dlatego tylko 56 proc. z nich decyduje się na taką formę, mimo że polityka firmy dopuszcza ją. Dopiero następną w kolejności wskazywaną barierą był brak adekwatnej technologii (54 proc.).

Miliardowe oszczędności

Zwolennicy elastycznych form pracy wskazują na płynące z nich korzyści. Badania IWG przeprowadzone w 80 krajach pokazują, że zdaniem 85 proc. respondentów praca zdalna wpływa pozytywnie na produktywność firm, która może zwiększyć się nawet o 20 procent.

Dane przedstawione przez Światowe Forum Ekonomiczne mówią jednak o przeciętnym wzroście 4,4 proc. Opcja pracy zdalnej jest traktowana jako instrument przyciągania talentów do organizacji, zwiększania równości szans zatrudnienia (płeć, rasa itp.) i zmniejszania rotacji pracowników.

Na jeszcze inny aspekt pracy zdalnej zwraca uwagę Gabriel Weinberg, twórca popularnej wyszukiwarki DuckDuckGo, która zatrudnia osoby w różnych częściach świata. Twierdzi, że przyciąga ona inny „miks” pracowników niż stacjonarne stanowiska pracy, bo bardziej zróżnicowany kulturowo i geograficznie, a to pozytywnie wpływa na kreatywność w firmach i obniża zagrożenie mobbingiem.

Dla firm to również okazja do zmniejszania kosztów zarówno stałych, jak i zmiennych. Kate Lister, autorka książki „Undress for Success: The Naked Truth About Working From Home” („Nieubranie a sukces. Naga prawda o pracy zdalnej” – tłum. red.) wylicza, że przeciętny, duży pracodawca w USA może zaoszczędzić 11 tys. dolarów rocznie na jednej osobie pracującej połowę czasu zdalnie.

Stąd oszczędności gospodarki amerykańskiej w czasie epidemii koronowirusa wynieść mogą nawet 30 mld dolarów. Należy jednak uwzględnić nawet 20 proc. wzrostu kosztów serwerów i ich obsługi. Oszczędności dla pracownika sięgają 4 tys. dolarów rocznie.

Z kolei firma Regus obliczyła, że do roku 2030, przyjmując taki model pracy, gospodarka USA wygenerowałaby oszczędności na poziomie 4,5 bilionów dolarów, a Chiny i Indie odpowiednio 1,4 biliona i 376 mld dolarów. Oznaczałoby to jednak w większości przejście z etatowego na kontraktowy typ pracy, a więc ze szkodą dla pracowników.

Epidemia przyspieszy zmiany

Po stronie biznesu największą przeszkodą w szerokiej akceptacji pracy zdalnej są kwestie kulturowe.

Aż 60 proc. badanych menedżerów, w tym najwięcej w Korei Południowej, we Włoszech, Argentynie i Meksyku, obawia się niekorzystnych zmian w kulturze biznesowej firmy. Prawie połowa respondentów wyrażała obawy związane z bezpieczeństwem danych, ale także prywatnością pracowników.

Całkowite przejście na zdalny tryb pracy niekoniecznie może być więc dla firm korzystne. Dowodzi tego znany przypadek notowanej na amerykańskiej giełdzie firmy CTrip. Ta chińska agencja podróży zorganizowała pracę części swojego call center w formie zdalnej. Ten etap eksperymentu został uznany za udany, pracownicy byli efektywniejsi, bardziej zadowoleni oraz rzadziej brali wolne.

Firma oszczędziła tysiąc dolarów na każdym stanowisku pracy. Jednak przejście całej firmy na taki tryb pracy nie przyniosło już podobnych rezultatów. Badania ILO dowiodły, że główną przyczyną była izolacja i w konsekwencji poczucie samotności pracowników.

Praca zdalna często nie tworzy bezpiecznego środowiska pracy, choć z pewnością można kreować różne formy socjalizowania pracowników online. Pracując w domu, ludzie czują się anonimowi i mają tendencję do bycia dostępnymi dla pracodawcy przez całą dobę.

Rzadziej mogą liczyć na informację zwrotną od menedżerów i współtowarzyszy pracy, a to mocno utrudnia lub uniemożliwia ocenę dokonywanych postępów. W dłuższym okresie zacieranie się granicy między czasem pracy a odpoczynkiem powoduje wyższy poziom stresu w przypadku pracy zdalnej (41 proc.) niż w pracy biurowej (25 proc.). Stąd stosunkowo niewielka część pracowników (14 proc.) wskazuje równowagę między życiem zawodowym a prywatnym jako kluczowy czynnik podejmowania pracy zdalnej.

"75 proc. badanych pracowników jest przekonanych, że elastyczne formy pracy staną się nową normą."

Mimo to elastyczne formy pracy są przyszłością biznesu. Wg firmy Gartner 75 proc. badanych pracowników jest przekonanych, że stanie się to nową normą. Zdanie to podzielają nawet Japończycy (80 proc. badanych), którzy do tej pory byli zwolennikami tradycyjnej i konserwatywnej kultury pracy, a 90 proc. z nich nigdy nie doświadczyło pracy zdalnej.

W marcu do takiego trybu pracy zachęcał premier Shinzo Abe. Japońskie firmy będą więc musiały uwzględnić pracę zdalną, chociażby jako strategię zachowania ciągłości biznesu, a to pierwszy krok do dalszych zmian.

Za znacznie większym niż do tej pory udziałem pracy zdalnej na świecie przemawia też zmiana pokoleniowa. Do roku 2025 trzy czwarte światowej siły roboczej będzie reprezentantami pokolenia Z i Millenialsów. To prawdziwa Generacja Flex, która nie zna życia poza internetem i jest najlepiej zmotywowana, również ekologicznie, do nowych form pracy – aż 75 proc. ją akceptuje.

Elastyczna praca wymaga jednak innych form koordynacji, kontroli, motywacji i komunikacji, czyli stworzenia nowej infrastruktury prowadzenia biznesu. Obecny kryzys znacznie przyśpiesza wsparcie technologiczne w postaci licznych aplikacji związanych z zarządzaniem projektami, cyberbezpieczeństwem, wideo konferencjami i współpracą zespołową. Odciśnie głęboki ślad na formach organizacji biznesu i jego kulturze, może też znacząco zmienić popyt na powierzchnie biurowe, bo wiele miejsc pracy może mieć charakter rotacyjny. Obecna sytuacja stanowi więc zaczyn nowych strategii firm na wielu światowych rynkach.

Autor: Mirosław Ciesielski, wykładowca akademicki; specjalizuje się w rynkach finansowych, opisuje zmiany na rynku fintechów i startupów.