Pierwsze rubryki standardowego wniosku aplikacyjnego są stosunkowo proste. Od wnioskodawcy wymaga się podania nazwy projektu, który winien być zdefiniowany w taki sposób, aby jednoznacznie określał zakres zadania do sfinansowania.

Podstawowe informacje

Nie powinny wnioskodawcy nastręczać trudności dane o samej firmie - forma prawna prowadzonej działalności, dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa (adres, NIP, REGON), dane osób upoważnionych do podpisania wniosku czy dane osoby kontaktowej, z którą w razie pytań czy wątpliwości odnośnie, dokumentacji aplikacyjnej będą kontaktować się przedstawiciele instytucji wdrażającej. Wnioskodawcy nie powinna przestraszyć także klasyfikacja projektu ze względu na temat priorytetowy, formę finansowania, obszar realizacji oraz dział gospodarki, gdyż albo większość tych danych będzie już wypełniona albo w instrukcji wypełniania wniosku znajdzie się precyzyjna informacja na temat rozumienia tych punktów wniosku.

Bez negatywnego wpływu

Pierwszy poważniejszy problem to określenie wpływu projektu na realizację polityk horyzontalnych Unii Europejskiej. Najczęściej we wnioskach aplikacyjnych dla przedsiębiorstw wymaga się określenia wpływu inwestycji na realizację polityki równych szans, ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju oraz społeczeństwa informacyjnego. Najpierw należy określić rodzaj takiego wpływu (negatywny, neutralny, pozytywny), a następnie uzasadnić wybraną odpowiedź. Aby projekt miał szansę na uzyskanie dotacji, w żadnej z powyższych kategorii nie powinien zostać zaznaczony wpływ negatywny. Szczególnie dużo problemów nastręcza wnioskodawcom rozumienie wpływu projektu na realizację polityki równych szans. Do niedawna przyjmowano powszechnie, iż preferowanie kobiet przy zatrudnianiu na nowe miejsca pracy stworzone dzięki realizacji projektu jest praktycznym wypełnianiem zasady równych szans. Stoi to oczywiście w jawnej sprzeczności z polityką równych szans, w której płeć, niezależnie, czy chodzi o kobiety czy mężczyzn, nie powinna odgrywać żadnej roli przy polityce zatrudnienia. Pozytywny wpływ projektu na politykę równych szans będzie mieć miejsce wówczas, gdy dzięki realizacji projektu uda się wyeliminować bariery w dostępie do zatrudnienia w firmie korzystającej ze wsparcia unijnego.

Uzasadnienie dla projektu

Jednym z najważniejszych elementów wniosku o dofinansowanie jest opis inwestycji, celów i rezultatów, które chcemy osiągnąć, a wreszcie uzasadnienie realizacji naszego projektu. Instrukcje często zawierają pomocnicze pytania, które mają ułatwić beneficjentowi wypełnienie poszczególnych pól. Na co należy zwrócić uwagę, by nasz wniosek miał szansę na dotacje?

W polu „cel projektu” trzeba zdefiniować podstawowy cel, jaki ma zostać osiągnięty dzięki realizacji inwestycji. Firmy definiują cele projektów, np. jako podniesienie konkurencyjności na rynku dzięki wprowadzeniu nowego/ulepszonego produktu czy usługi. Celem może także być podniesienie innowacyjności firmy dzięki wprowadzeniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych.

W polu „opis projektu” z kolei wnioskodawca powinien wskazać poszczególne działania w ramach projektu, a więc co konkretnie będzie zakupione, zainstalowane lub zbudowane w naszej inwestycji. Opisujemy także przyjęte lub planowane rozwiązania technologiczne oraz informujemy o tym, czy inwestycja wymaga zatrudnienia nowych pracowników. Możemy też być poproszeni o wskazanie, na jakim etapie gotowości jest projekt, czyli czy ma niezbędne pozwolenia itp.

„Uzasadnienie” to punkt, w którym należy opisać, z czego wynika potrzeba realizacji projektu. Opisujemy np. bariery stojące przed firmą, które mogą być usunięte dzięki inwestycji. Możemy np. wskazać na konieczność podniesienia jakości naszych produktów. Firmy we wnioskach wskazują także na zidentyfikowane szanse biznesowe, np. popyt na rynku na dane produkty lub usługi. Uzasadniamy też poszczególne elementy projektu, przyjęte rozwiązania techniczne lub technologiczne. Należy też opisać, czy potrzeba realizacji projektu dotyczy rynku lokalnego, regionalnego, krajowego czy międzynarodowego.

Część finansowa

Z doświadczenia wynika, że część finansowa wniosku aplikacyjnego przysparza przedsiębiorcom bardzo wiele kłopotów. Pierwszy z najczęściej popełnianych błędów to niezgodności finansowe pomiędzy wnioskiem aplikacyjnym a biznesplanem. Bardzo często budżety projektu przedstawiane w obu tych dokumentach były niezgodne, co od razu dyskwalifikowało inwestycję.

Ogromne problemy stwarza podział na koszty całkowite, kwalifikowane i niekwalifikowane projektu. Koszty całkowite to wszystkie wydatki, które przedsiębiorca musi ponieść, aby osiągnąć założone cele projektu. W skład kosztów całkowitych wchodzą koszty kwalifikowane, czyli takie, które zgodnie z wytycznymi danej instytucji wdrażającej będą mogły być w części refundowane środkami pomocy publicznej oraz wydatki niekwalifikowane, które nie są brane pod uwagę przy kalkulowaniu dotacji i w przyszłości zostaną w całości pokryte ze środków własnych firmy. Aby uniknąć błędów w tworzeniu budżetu, przedsiębiorca musi dotrzeć do zestawienia wydatków kwalifikowanych dla interesującego go działania i w szczegółowym kosztorysie swojego projektu każdy z wydatków zakwalifikować jako kwalifikowany albo niekwalifikowany. Należy również pamiętać o kwalifikowalności wydatków w czasie. Żaden z wydatków przedstawionych w tabeli kosztów kwalifikowanych nie może zostać poniesiony przed uzyskaniem od instytucji wdrażającej informacji o poprawności formalnej wniosku.

Przy zakupie gruntów trzeba zwrócić uwagę, aby taki koszt nie przekroczył 10 proc. całkowitych wydatków kwalifikowanych. W niektórych programach wprowadzono również pewne ograniczenia odnośnie do procentowego udziału innych rodzajów kosztów (np. robót budowlanych) w kosztach całkowitych inwestycji.

Po zsumowaniu wszystkich wydatków kwalifikowanych w ramach poszczególnych kategorii wydatków otrzymujemy kwotę całkowitych wydatków kwalifikowanych, która stanowi podstawę dla obliczenia wartości dofinansowania. Dotację wylicza się, mnożąc całkowite wydatki kwalifikowane przez obowiązującą w danym działaniu intensywność pomocy publicznej (wyrażoną w procentach). Jeśli w danym działaniu obowiązują również minimalne i maksymalne kwoty dotacji, należy zwrócić uwagę, czy wyliczona przez nas dotacja mieści się w tych progach.

Wniosek aplikacyjny jest najczęściej przygotowywany w specjalnej aplikacji, gdzie sumowanie różnych pozycji kosztowych oraz obliczenie wysokości dotacji jest wykonywane przez komputer.

Formularz biznesplanu

Najważniejszym załącznikiem do wniosku o dofinansowanie jest biznesplan. Formularz biznesplanu może się różnić w poszczególnych działaniach (np. w Działaniu 4.4 POIG i w działaniach w Regionalnych Programach Operacyjnych), jednak zawsze będzie zawierał pewne stałe elementy.

Pierwsza część dokumentu to informacje dotyczące wnioskodawcy (rodzaj działalności według PKD lub EKD, charakterystyka działalności przedsiębiorstwa oraz posiadane certyfikaty zarządzania). Należy też wykazać, czy beneficjent posiada doświadczenie, odpowiednie know-how, zasoby techniczne oraz kadry.

Następnym krokiem jest opis projektu (poszczególnych wydatków) i sposobu jego realizacji. Jeżeli projekt dotyczy wdrażania nowej technologii, należy podać, czy jest ona zakupiona, czy pochodzi z własnych prac B+R. Trzeba też określić stan przygotowania do realizacji projektu (działania podjęte do tej pory, np. projekty techniczne, umowy wstępne z odbiorcami, analiza cen planowanych do zakupu maszyn itp.).

Biznesplan zawiera także opis źródeł finansowania projektu - jaka kwota to środki UE, środki własne, kredytu i/lub leasing. Kolejny element to zakres rzeczowy projektu, kosztorys oraz harmonogram realizacji poszczególnych działań. Tu należy precyzyjnie określić rodzaj poszczególnych wydatków (np. zakup maszyny, technologii, budowa hali produkcyjnej), ich wartość oraz okres, w jakim będą ponoszone. Oprócz tego należy podać plan finansowy projektu, czyli sumę wszystkich wydatków w poszczególnych kwartałach, a także harmonogram występowania o płatności.

Kolejnym elementem jest plan marketingowy, czyli opis nowego produktu/usługi wprowadzonej dzięki realizacji projektu, tego, czym różni się ona od oferty konkurencji (a może jest to zupełna nowość na rynku?) i jakie są jej przewagi konkurencyjne. Należy też podać opis rynku dla produktu/usługi, analizę popytu i sposobu jej przeprowadzenia. Ważne jest, w jakim stopniu nowe produkty/usługi podniosą konkurencyjność i ewentualnie innowacyjność naszego przedsiębiorstwa.

Niezbędnym elementem biznesplanu są sprawozdania finansowe, a więc bilans, rachunek zysków i strat oraz przepływy gotówkowe. Sprawozdania są sporządzane w formie uproszczonej, wypełnia się je dla dwóch poprzednich lat obrachunkowych i okresu bieżącego. Prognoza dotyczy okresu realizacji projektu oraz okresu trzech lat (mikro, małe lub średnie firmy) lub pięciu lat (duże firmy) od momentu zakończenia jego realizacji. Bardzo ważne jest aby informacje zawarte w biznesplanie były spójne z informacjami we wniosku o dofinansowanie.

Format biznesplanu w konkursach o dofinansowanie dla przedsiębiorstw zawiera pewne stałe elementy związane ze specyfiką danego programu oraz funduszy unijnych. Część działań dotyczy wsparcia wyłącznie projektów innowacyjnych, w niektórych innowacyjność jest dodatkowo punktowana. W przypadku takich działań po pierwsze trzeba określić, jaki jest rodzaj rozwiązania innowacyjnego - czy jest to innowacja produktowa, procesowa czy organizacyjna. Po drugie należy opisać rozwiązanie innowacyjne - czego dotyczy, jak będzie wdrażane, czy i jakie nowe lub ulepszone produkty/usługi będą w naszej ofercie dzięki realizacji projektu. Po trzecie, wskazujemy, czy jest to rozwiązanie innowacyjne w skali przedsiębiorstwa, regionu, kraju czy świata. Wymogi co do innowacyjności są różne w poszczególnych działaniach. Przykładowo w Działaniu 4.4 PO Innowacyjna Gospodarka wymagane, jest aby nabywane rozwiązania technologiczne były stosowane na świecie nie dłużej niż trzy lata. Z kolei w Działaniu 1.4 RPO województwa podlaskiego w zależności od skali innowacyjności oraz okresu, w jakim jest ona stosowana, można otrzymać od 1 do 10 punktów przy ocenie merytorycznej. Opisanie innowacyjności może posłużyć także do określenia wskaźnika rezultatu realizacji projektu (np. liczba wdrożonych rozwiązań innowacyjnych dzięki inwestycji). Jeżeli inwestycja w technologię związana jest z pracami badawczo-rozwojowymi (B+R) możemy być także poproszeni o określenie, czy prace te były prowadzone samodzielnie, czy też zakupiono wyniki takich prac (działanie 4.4 PO IG).

Biznesplan zawiera oczywiście listę planowanych wydatków w projekcie (zakup nieruchomości zabudowanej lub niezabudowanej, roboty i materiały budowlane, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, doradztwo, szkolenia pracowników dotyczące obsługi maszyn itd.) wraz z uzasadnieniem tego, czy są niezbędne dla realizacji projektu. Bardzo ważne jest, aby dane te były spójne z wnioskiem o dofinansowanie. Określenie poszczególnych rodzajów wydatków jest istotne dla stwierdzenia, czy dany koszt jest kwalifikowany. Przykładowo w Działaniu 1.2 RPO województwa wielkopolskiego (konkurs 02/I/2008) niekwalifikowane są koszty nabycia gruntu i robót budowlanych. Z kolei w Działaniu 4.4 PO Innowacyjna Gospodarka kwalifikowane mogą być szkolenia specjalistyczne do 10 proc. wartości całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu (tzw. cross financing) oraz koszty doradztwa i analiz przygotowawczych (ale tylko dla MSP).