Z końcem roku mija okres obowiązywania przepisów, które nakazywały przechowywać kopie dokumentów kasowych przez minimum dwa lata. Resort finansów ma w planach wydłużenie tego czasu ponownie do pięciu lat.
Taniej i oszczędniej
Zmiana ma nastąpić od stycznia. Warto więc zastanowić się nad wymianą urządzenia fiskalnego na nowe, umożliwiające gromadzenie kopii elektronicznych. Tym bardziej, że na rynek wchodzą nowe modele. Urządzenia tego typu wprowadziły właśnie lub wkrótce wprowadzą Posnet, Novitus, Koncep-L czy Torell. Do tego różnica w cenie między urządzeniami z kopią papierową a elektroniczną uległa spłaszczeniu. Jest to obecnie średnio 50-250 zł, podczas gdy jeszcze niedawno przekraczała 400 zł. Dziś tego rodzaju urządzenia można już kupić za mniej niż 1,4 tys. zł.
Niższe ceny urządzeń to jednak niejedyny powód, dla którego warto zainteresować się takim sprzętem. Ważne są też koszty związane z eksploatacją i przechowywaniem kopii. Kasa lub drukarka z elektroniczną pamięcią zużywa jedną, a nie dwie rolki papieru. Rolka, w zależności od długości, szerokości i jakości to wydatek od 50 gr do ponad 1 zł. – Dla przykładu jedno stanowisko kasjerskie, na którym wydawanych jest klientom dziennie ok. 200 paragonów zawierających 5 pozycji generuje rocznie koszty eksploatacyjne w wysokości ok. 1400 zł. Szacunkowo przy takim natężeniu ruchu na wymianę rolek kasowych w ciągu 12 miesięcy trzeba przeznaczyć ponad 5 godzin – wylicza Anna Kozłowska z Posnetu.
Reklama
Przy kopii elektronicznej dane z przeprowadzonych transakcji przechowywane są na karcie SD lub SDHC. Jedna taka karta o pojemności 2 GB może zapisać zawartość co najmniej 3330 standardowych rolek papieru. W praktyce oznacza to możliwość przechowywania w pamięci nawet 1 mln paragonów Na rynku są jednak dostępne urządzenia z bardziej pojemnymi kartami. Karta zapewnia też szybki dostęp do danych z poziomu innych urządzeń, a także możliwość zabezpieczenia informacji w postaci kopii na dowolnym nośniku.
– Elektroniczna archiwizacja danych pozwala na szybkie odszukanie kopii dokumentów zapisanych na nośnikach danych. Możliwe jest też przeglądanie wszystkich dokumentów oraz statystyk z poszczególnych okresów sprzedaży czy wyszukiwanie danych według różnych filtrów – mówi Sebastian Kucharski z firmy Koncept-L.
Małe karty pamięci można przechowywać w szufladzie biurka. By natomiast pomieścić papierowe rolki potrzebny jest magazyn. Duża sieć handlowa wytwarza ich 100 palet rocznie. Średniej wielkości sklep, by móc składować wydruki na nowych zasadach, czyli przez pięć lat, będzie potrzebuje 6-8 m sześc. magazynu. Do tego papierowe kopie paragonów muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach, w miejscu ciemnym i suchym, by pozostały czytelne przez wiele lat.
Większe możliwości
Wprowadzane obecnie do sprzedaży urządzenia oferują też dużo więcej udogodnień niż starsze modele. Pojemność tzw. bazy towarowej wynosi już 350 tys., a nie ok. 200 tys. jak wcześniej. Pamięć fiskalna może pomieścić 2,1 tys. rekordów dobowych.
Na paragonach możliwe jest wydrukowanie różnego rodzaju grafik. – Dzięki temu nagłówek i stopka każdego paragonu, faktury czy wydruku niefiskalnego mogą stanowić dodatkową powierzchnię reklamową czy informacyjną. Możliwe jest bowiem umieszczanie na paragonach czarno-białego logo sklepu, reklamy, grafiki okolicznościowej – tłumaczy Robert Szmidt, dyrektor handlowy ds. kluczowych klientów w firmie Posnet.
Urządzenia są wyposażane w złącze ethernet, umożliwiające odczyt elektronicznej kopii paragonu zapisanej na karcie SD oraz jednoczesną komunikację urządzenia z programem magazynowym czy systemem wideomonitoringu. Istnieje nawet możliwość synchronizowania obrazu z kamer umieszczonych w placówce z zapisem pracy kasy. - Podgląd z przeprowadzanych na urządzeniu transakcji właściciel może mieć na dowolnym komputerze z dostępem do internetu. Obraz jest wyświetlany w czasie rzeczywistym lub może być odtwarzany, jeżeli był zarejestrowany – tłumaczy ekspert.
Do drukarki można również podpiąć skaner kodów kreskowych lub inne urządzenia, jak np. waga.
Obecnie dostępne urządzenia gwarantują też większe bezpieczeństwo danych. Na przykład w urządzeniach Novitusa karta pamięci SD zabezpieczona może zostać hasłem, dzięki czemu nie można jej użyć w innych urządzeniach. Skradziona nie będzie użyteczna dla złodzieja. Co więcej, hasło blokady można założyć też na funkcje administracyjne związane z operacjami na karcie pamięci. Istotne dla właścicieli sklepów może być to, że czytniki kart SD są zabezpieczane specjalną nakładką, co oznacza możliwość ich plombowania, co dodatkowo zabezpiecza ją przed kradzieżą lub wyjęciem bez zgody właściciela przez kasjera.
Dodatkowe funkcje
Producenci oferują też darmowe programy do obsługi swoich urządzeń, które dają dostęp do dodatkowych funkcji. Na przykład w drukarce Cygnus FVA firmy Koncept-L istnieje możliwość transferu danych zgromadzonych na elektronicznych nośnikach drukarki za pomocą darmowego programu EJ Backup (dane są kopiowane do specjalnego katalogu) lub do centralnego archiwum dokumentów kasowych, w którym gromadzone są dane ze wszystkich sklepów danej sieci. – System ten może sporządzać kopie zapasowe dokumentów fiskalnych, gromadzić i przetwarzać dane na potrzeby analityczno-raportowe sieci czy monitorować stan wszystkich urządzeń fiskalnych w jej obrębie – mówi Sebastian Kucharski.
Wreszcie współczesne modele są bardziej ergonomiczne. Stosuje się w nich wolno stojące wyświetlacze, mogą pracować w pionie i poziomie, co gwarantuje też lepszą widoczność klientom.
Eksperci podkreślają jednak, że wymiana urządzenia ma sens tylko w przypadku przedsiębiorców drukujących w ciągu dnia większą liczbę paragonów. Sprzedawcy, którzy wydają ich dziennie po kilka, mogą spokojnie poczekać z wymianą. Ceny nowoczesnych urządzeń będą nadal spadały i jak twierdzą producenci za 2–3 lata zrównają się cenami tych z papierową kopią.
