Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
58% właścicieli firm chciałoby odroczenia wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – wynika z badania IFIRMA. Ponad połowa respondentów widzi w systemie największe korzyści dla administracji publicznej, która dzięki centralizacji i cyfryzacji uzyska szybszy dostęp do danych, łatwiejszą kontrolę rozliczeń i sprawniejsze wykrywanie nadużyć.
Krajowy System e-Faktur coraz rzadziej jest dla przedsiębiorców abstrakcyjnym hasłem z rządowych prezentacji, a coraz częściej konkretnym wyzwaniem operacyjnym.
Pokazują to wyniki badania przeprowadzonego przez IFIRMA w grudniu 2025 roku wśród właścicieli małych i mikro przedsiębiorstw. Emocje wokół wdrożenia są dalekie od entuzjazmu, a ponad 70% badanych deklaruje, że po wejściu KSeF nadal będzie drukować faktury przynajmniej sporadycznie.
Cel KSeF - ograniczyć nadużycia w VAT
Najbardziej uderzający wniosek jest bardzo prosty: w oczach właścicieli firm to nie oni będą głównym beneficjentem KSeF. 53% badanych wskazało administrację publiczną jako stronę, która najbardziej skorzysta na wprowadzeniu systemu.
Jedynie 16% uznało, że korzyściami będą cieszyć się przedsiębiorcy, a kolejne 16% zauważa korzyści rozłożone po obu stronach. Ankietowani widzą w KSeF przede wszystkim narzędzie centralizacji danych, szybszej kontroli oraz skuteczniejszego wykrywania nieprawidłowości.
Ten sposób postrzegania KSeF znajduje potwierdzenie w odpowiedziach dotyczących jego głównego celu. Najczęściej wskazywanym było ograniczenie nadużyć w VAT (31%), a dopiero potem cyfryzacja i ujednolicenie rozliczeń (26%) oraz zwiększenie przejrzystości danych (18%).
Aż 15% respondentów przyznało, że nie potrafi jednoznacznie określić głównego celu systemu. Dla firm oznacza to, że prowadzona przez rządzących narracja o uproszczeniu i automatyzacji procesów jest odbierana jako wtórna wobec fiskalnej funkcji systemu.
– Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy nie dostrzegają potencjalnych plusów systemu. W badaniu wyrażali opinie, że centralny dostęp do faktur faktycznie w dłuższej perspektywie może przyczynić się do oszczędności czasu i ograniczenia kosztów operacyjnych, chociażby poprzez łatwiejszą współpracę z księgową czy rezygnację z części papierowej dokumentacji. Problem w tym, że te korzyści są postrzegane jako odległe i warunkowe, podczas gdy koszty wdrożenia i czynniki związanego z nim ryzyka są bardzo konkretne tu i teraz – komentuje Joanna Łuksza, Kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
KSeF w działaniu: największe obawy wokół codziennej pracy
Największe obawy związane z KSeF mają charakter operacyjny. Odpowiedzi ankietowanych pokazują, że nie kwestionują oni samej idei cyfryzacji, ale obawiają się jej praktycznego funkcjonowania w codziennej pracy.
Co czwarty respondent boi się wynikających z nowych procedur pomyłek i ich konsekwencji, a 22% ma wątpliwości dotyczące odpowiedniego zabezpieczenia danych. Dla 17% problemem pozostaje niepewność dotycząca harmonogramu wdrażania KSeF i wymogów, a 15% obawia się przerw w działaniu systemu.
Na tym tle nie dziwi fakt, że przygotowania do KSeF były najczęściej wskazane jako najbardziej wymagająca zmiana regulacyjna ostatnich lat. Aż 45% respondentów częściej uznało je za większe obciążenie niż podwyżki ZUS (33%) czy zmiany w sposobie naliczania składki zdrowotnej (38%).
To ważny sygnał: KSeF nie jest kolejnym obowiązkiem „do odhaczenia”, ale ingeruje w sam rdzeń codziennego funkcjonowania firmy – wystawianie faktur, czyli czynność, od której zależy zapłata za wykonaną pracę.
– Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duża zmiana, która naturalnie budzi pytania i ostrożność. Wymaga dostosowania do nowych wytycznych, zmiany nawyków i pracy wdrożeniowej, dlatego obawy są zrozumiałe – zwłaszcza że w grę wchodzi odpowiedzialność finansowa i potencjalne sankcje, które (mimo odroczenia) pozostają w świadomości małych przedsiębiorców. Kluczowa jest tu ścisła współpraca przedsiębiorcy i księgowego – wspólne ustalenie zasad, procesów i odpowiedzialności pozwoli przejść przez wdrożenie płynnie i bezpiecznie – mówi Joanna Łuksza.
Fakturowanie nie może okazać się wąskim gardłem
W przeciwieństwie do opłacania składek ZUS czy podatków, fakturowania nie da się odłożyć na ostatni dzień wyznaczonego odgórnie terminu. Jeśli proces wystawiania faktur zostanie zablokowany lub spowolniony, firma traci płynność praktycznie natychmiast.
To tłumaczy, dlaczego KSeF wywołuje więcej emocji niż inne reformy – dotyka „dnia bieżącego” przedsiębiorcy i często angażuje nie tylko właściciela, ale też pracowników.
W tym kontekście poparcie dla odroczenia terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF nie jest zaskoczeniem. Blisko 58% badanych jest raczej za przesunięciem tego obowiązku, 18% deklaruje obojętność, a jedynie 16% wolałoby utrzymanie pierwotnego terminu.
Dodatkowy czas jest postrzegany jako bufor bezpieczeństwa: na testy, integracje, szkolenia oraz oswojenie się z nowym modelem pracy, bez ryzyka paraliżu operacyjnego.
– Ciekawym uzupełnieniem obrazu związanego z wdrożeniem KSeF są deklaracje dotyczące kontynuowania drukowania faktur. Chociaż system zakłada pełną cyfryzację, 73% przedsiębiorców planuje zachować papier przynajmniej w niewielkiej części przypadków. Dla jednych jest to kwestia przyzwyczajeń klientów, dla innych – potrzeba posiadania „namacalnego” dokumentu jako elementu kontroli i poczucia bezpieczeństwa w okresie przejściowym. Tylko 18% zamierza całkowicie zrezygnować z papieru, a pozostali nie mają jeszcze wyrobionej opinii – komentuje Joanna Łuksza.
Wyniki przeprowadzonego przez IFIRMA badania pokazują więc KSeF nie jako rewolucję witaną z entuzjazmem, ale jako zmianę odbieraną z ostrożnością i dystansem.
Przedsiębiorcy rozumieją cele systemu i jego potencjał, ale oczekują stabilności, jasnych zasad i czasu na przygotowanie. Dopiero wtedy cyfryzacja faktur ma szansę być postrzegana nie tylko jako narzędzie kontroli, lecz także realne wsparcie w prowadzeniu biznesu.
