Jak zarabiać na projektach UE! Poznaj strategię pozyskiwania zamówień

Beneficjent czy wykonawca? Wybór roli

Rynek zamówień unijnych bywa postrzegany jako sformalizowany i trudny, w rzeczywistości oferuje przewidywalność oraz liczne potencjalne kontrakty. Na wstępie zaznaczmy, nie każdy przedsiębiorca musi być beneficjentem projektu - przygotować rozbudowaną dokumentację w odpowiedzi na konkretny nabór, spełnić złożone warunki kwalifikowalności i wygrać konkurs, pamiętając przy tym, że projekty unijne co do zasady pokrywają wybrane koszty, ale nie finansują beneficjentom marż i zysków. Wielu przedsiębiorców może zarabiać na zamówieniach UE jako wykonawca. Dla licznych przedsiębiorców to prostsza i bardziej opłacalna rola.

Jaka jest specyfika rynku projektów UE

Zamówienia realizowane w ramach projektów unijnych różnią się od tych komercyjnych. Charakteryzują je:

• wysoki poziom formalizacji,
• konieczność spełniania określonych wymogów,
• silny nacisk na transparentność i konkurencyjność.

Jednocześnie są to zamówienia relatywnie bezpieczne finansowo – środki są zabezpieczone w budżetach projektów, a ryzyko niewypłacalności zamawiającego jest minimalne. Nie występuje tu element dobrowolności czy uznaniowości w wyborze oferty – wybierane są propozycje najlepsze zgodnie z wcześniej opublikowanymi kryteriami oceny.

Czym jest baza konkurencyjności

Skuteczne pozyskiwanie zleceń wymaga znajomości rynku. Dość powszechnie znany jest Biuletyn Zamówień Publicznych, tj. oficjalny serwis, na którym instytucje publiczne muszą ogłaszać zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/mo-client-board/bzp/list).

Mniej rozpoznawane źródło stanowi utworzona w 2015 roku baza konkurencyjności https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl . To internetowa baza ofert zawierająca ogłoszenia beneficjentów projektów unijnych, zarówno podmiotów publicznych jak i prywatnych. Ważne jest to, że projektodawcy mają obowiązek (a nie tylko możliwość) publikacji w tym miejscu wszystkich ogłoszeń o zamówieniach na konkretne kwoty. Ma to zapewnić przejrzystość. A co oznacza w praktyce? Stosunkowo łatwy dostęp do zamówień.

Dlaczego baza konkurencyjności jako źródło zleceń to nieoczywisty wybór

Co ciekawe, kiedy lata temu powstawała koncepcja obligatoryjnej publikacji ogłoszeń unijnych na jednej stronie, znaczącą obawą było potencjalne „zalanie” beneficjentów niezwykle licznymi ofertami, których ocena i analiza mogłaby spowodować nieracjonalne wydłużenie lub wręcz zablokowanie procesu. Dziś nie słyszę już takich wątpliwości. Przeciwnie na wiele ofert nie odpowiada nikt lub tylko pojedynczy wykonawcy. Pytanie dlaczego? Nie znam oficjalnych badań w tym zakresie, zakładam jednak, że:

• baza nie jest aktywnie promowana wśród firm jako źródło zleceń; informacje o niej pojawiają się głównie w wytycznych, dokumentach oraz szkoleniach dla beneficjentów, czyli beneficjenci wiedzą, ale rynek wykonawców już niekoniecznie;
• baza została stworzona dla beneficjentów nie oferentów i dla tych drugich bywa nieprzejrzysta i rodzi obawy dotyczące nadmiernej formalizacji.

W rzeczywistości procedura składania ofert nie jest prosta, jednak możliwa do realizacji – wymaga jedynie poznania i oswojenia.

Kogo zainteresują oferty

W bazie możemy znaleźć setki aktualnych ogłoszeń. Obejmują one zarówno usługi, dostawy, jak i roboty budowlane, przy czym ich zakres tematyczny pozostaje bardzo szeroki. Największa liczba ofert dotyczy usług szkoleniowych i doradczych, usług IT, dostaw sprzętu, drobnych robót budowlanych i remontowych, usług graficznych, promocyjnych i marketingowych, usług badawczych i eksperckich, a także usług hotelowych, cateringowych i organizacji wydarzeń. Część z nich jest dość typowa i powtarzalna, jak np. kursy na prawo jazdy, zapewnienie serwisu kawowego czy dostawa biurowego sprzętu komputerowego. Pojawiają się jednak także zadania specyficzne, np. opracowanie projektu murala, szklenie zabezpieczające witraży, czy dostawa maszyny do produkcji lodów.

Zapytania mogą być szczególnie atrakcyjne dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz firm lokalnych i regionalnych. Zazwyczaj są to zlecenia niewielkie i średnie. Ich zakładana wartość często nie jest podawana, ponieważ nie ma takiego obowiązku. Warto wiedzieć, że konieczność publikacji ogłoszeń w bazie dotyczy zamówień o szacowanej wartości netto powyżej 80 tys. zł. W praktyce pojawiają się jednak także zapytania dotyczące części zamówienia, a więc o wartości niższej niż 80 tys. zł.

Jak znależć ofertę

Przedsiębiorcy w znalezieniu odpowiedniego dla niego ogłoszenia pomaga wyszukiwarka - funkcjonalna, choć dość podstawowa. Umożliwia wybór kategorii przedmiotu zamówienia (usługi, dostawy, roboty budowlane) oraz bardziej szczegółowych podkategorii, np. druk, meble, sprzęt IT czy usługi szkoleniowe, hotelowe, cateringowe i badawcze. W wyszukiwaniu pomocne są także kody CPV, czyli jednolity system oznaczeń stosowany w UE, oraz miejsce realizacji, najczęściej określane na poziomie województwa.

Przeglądanie listy ogłoszeń, a następnie analiza konkretnego zapytania, często wymaga cierpliwości. Oferty zwykle są rozbudowane. Zawierają wiele informacji o finansowaniu, takich jak numer lub nazwa programu operacyjnego, projektu czy zadania. Opisują jednak także dane kluczowe dla wykonawców, czyli przede wszystkim opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert. Wyodrębnienie tych elementów bywa utrudnione, zwłaszcza gdy istotne informacje są rozproszone pomiędzy treścią ogłoszenia a licznymi załącznikami. To wymaga czasu i uwagi, ale jest do zrobienia.

Jak poznać i zrozumieć wymagania Zamawiającego

Znajomość i właściwe zrozumienie wymagań to kolejny ważny element skutecznego udziału w postępowaniach. Formularz każdego ogłoszenia zawiera pole, pt.: Warunki, jakie musi spełniać oferent. Warunki te wyznaczają ramy formalne, których niespełnienie skutkuje odrzuceniem oferty, niezależnie od jej jakości merytorycznej. Ich ocena ma charakter zero–jedynkowy, tzn. warunki trzeba spełnić, aby móc realizować zlecenie. Często dotyczą sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawców, wiedzy i doświadczenia, czy potencjału technicznego. Mogą obejmować posiadanie określonego minimalnego rocznego przychodu, uprawnień do prowadzenia działalności czy dysponowanie osobami posiadającymi odpowiednie wykształcenie i doświadczenie.

Sporo warunków odnosi się do obszarów, które na komercyjnym rynku zamówień rzadko podlegają weryfikacji. W relacjach biznesowych kwestie te są zazwyczaj oceniane pośrednio, na podstawie doświadczeń ze współpracy, reputacji wykonawcy czy bieżącej oceny ryzyka. W efekcie dla części przedsiębiorców wymagania te mogą być trudne do zrozumienia lub postrzegane jako nadmiernie restrykcyjne. Mogą stanowić barierę wejścia i zniechęcać do udziału w postępowaniach. Przykładowe warunki to:

• brak prawomocnego wyroku skazującego za określone przestępstwa dla wykonawcy lub członka jego organu zarządzającego czy nadzorującego,
• brak wykluczenia na podstawie ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę,
• brak zaległości w uiszczeniu podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
• zakaz powiązań osobowo – kapitałowych pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Celem ostatniego zakazu nie jest utrudnianie współpracy, lecz ochrona uczciwej konkurencji. Beneficjent nie powinien wybierać wykonawcy, z którym jest powiązany prywatnie lub biznesowo, ponieważ podważałoby to bezstronność wyboru. Dla przykładu beneficjent prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie może udzielić zamówienia firmie prowadzonej przez siostrę czy brata, nawet jeśli ma one bogate doświadczenie na rynku i oferuje wysoką jakość oraz rozsądne ceny.

Jak profesjonalnie złożyć ofertę

Z praktyki wynika, że udział w postępowaniach realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków publicznych wymusza na wykonawcach wdrożenie bardziej uporządkowanego i systemowego podejścia do przygotowywania ofert. Obejmuje ono m.in. analizę dokumentacji pod kątem warunków udziału, kryteriów oceny, wymaganych oświadczeń oraz kompletności załączników. Świadomość, jakie elementy podlegają ocenie oraz jaka jest ich waga, pozwala wykonawcom lepiej zaplanować treść oferty i odpowiednio rozłożyć akcenty pomiędzy cenę a aspekty jakościowe. Umożliwia to skoncentrowanie się na tych elementach, które realnie zwiększają szanse na uzyskanie najwyższej punktacji. Pozwala to także już na wczesnym etapie selekcjonować zapytania i świadomie rezygnować z udziału w tych postępowaniach, które nie są zgodne ze strategią biznesową wykonawców. Dotyczy to w szczególności zapytań, w których jedynym lub dominującym kryterium oceny jest cena.

Wygrywanie zamówień UE to w dużej mierze kwestia jakości oferty. Najczęstsze błędy to braki formalne, takie jak brak wypełnienia wszystkich części formularzy ofertowych, brak załączników czy wymaganej formy. Pomyłki formalne zwykle wynikają z pośpiechu, nieuwagi lub braku doświadczenia. Systematyczne podejście, uczenie się na błędach i dobra organizacja pracy znacząco zwiększają skuteczność udziału w postępowaniach.