Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Jak wskazała Poczta Polska, aby korzystać z systemu e-Doręczeń, należy założyć adres do e-Doręczeń (ADE). W tym celu trzeba wysłać wniosek z Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl; dokument można podpisać elektronicznie. Następnie należy aktywować adres, który automatycznie zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Kolejny krok to aktywacja skrzynki do e-Doręczeń; instrukcja zostanie wysłana mailem - wskazała Poczta.
ADE i e-Polecony - nowe możliwości dla przedsiębiorców
Posiadając ADE, przedsiębiorca może prowadzić elektroniczną korespondencję (równoważną prawnie z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru) z innymi podmiotami korzystającymi z systemu - podkreślono w komunikacie. Za pomocą skrzynki ADE można też aktywować usługę Poczty Polskiej "e-Polecony". W odróżnieniu e-Doręczeń, e-Polecone służą do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi np. między dwiema osobami fizycznymi lub przedsiębiorcą a osobą fizyczną - wyjaśniono.
e-Doręczenia - Poczta Polska czy dostawca komercyjny?
Jak wskazywała w rozmowie z PAP Magdalena Kordas, radca prawny i manager w Grupie Olesiński & Wspólnicy, Operatorem wyznaczonym do obsługi e-Doręczeń za darmo dla obywateli, spółek i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) jest Poczta Polska. Przedsiębiorcy mogą też wybrać za opłatą dostawcę komercyjnego.
Jak poprawnie założyć e-Doręczenia?
Kordas wskazała, że wniosek składa się zgodnie z zasadami reprezentacji – jeśli spółkę reprezentują dwie osoby, obie muszą się uwierzytelnić przy zakładaniu skrzynki. Możliwe jest też ustanowienie pełnomocnika. Następnie reprezentant lub pełnomocnik wyznacza administratora skrzynki, który zarządza dostępem i uprawnieniami. Dużym firmom radczyni zaleciła nadanie uprawnień kilku pracownikom, np. z działów HR, finansów i księgowości.
e-Doręczenia - jak chronić dane i uniknąć ryzyka?
Magdalena Kordas podkreśliła wagę ochrony danych i poufności. Zaznaczyła, że nieuprawniony dostęp do informacji grozi wyciekiem i karami finansowymi. Ekspertka radzi więc, by w przypadku odejścia pracownika z firmy, niezwłocznie cofnąć mu dostępy. Zwróciła uwagę, że skrzynki do e-Doręczeń mają ograniczoną pojemność, dlatego wskazana jest archiwizacja wiadomości przez przedsiębiorców (na serwerze lub w chmurze) oraz gradacja uprawnień.
Kordas zaznaczyła, że we wdrażaniu systemu w firmach kluczowe jest przeszkolenie pracowników, opracowanie instrukcji obiegu dokumentów i przypisanie odpowiedzialności za dane obszary korespondencji. Zbyt szeroki dostęp może skutkować tym, że nikt nie odczyta ważnego pisma w terminie – ostrzegła.
e-Doręczenia - problemy techniczne utrudniają działanie systemu
Od 1 stycznia br. system e-Doręczeń stał się obowiązkowy dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy. Część z nim mierzyło się z problemami technicznymi, m.in. z kilkudniowym oczekiwaniem na nadanie przesyłek, które już są w systemie, pobieraniem załączników, czy brakiem niektórych elementów w wiadomościach, co potwierdziło Ministerstwo Cyfryzacji.
Pod koniec lutego Poczta Polska zadeklarowała, że jest gotowa na rozszerzenie obowiązku e-Doręczeń od 1 kwietnia, tego dnia do systemu dołączy kilkaset tysięcy nowych użytkowników.
E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.
