Do kiedy trzeba wybrać zaległy urlop? Zegar bije. Przepisy wskazują konkretną datę i… o potężne, pieniężne kary

Do kiedy należy odebrać zaległy urlop?

Nie można w nieskończoność chomikować zaległego urlopu. Zgodnie z prawem dni przeznaczone na odpoczynek od pracy trzeba wykorzystać w roku kalendarzowym, w którym do urlopu nabyło się prawo. Kodeks pracy dopuszcza jednak przesunięcie dni wolnych do 30 września roku kolejnego. Warto zaznaczyć, że udzielenie urlopu na tych zasadach jest obowiązkiem pracodawcy, a jego niewykonanie jest wykroczeniem i może skutkować nałożeniem grzywny nawet do 30 tys. złotych kary.

Czy niewykorzystane dni przepadają?

Nieodebrany w terminie urlop wypoczynkowy powoduje rozpoczęcie biegu trzyletniego okresu przedawnienia prawa do urlopu. Wedle prawnych regulacji, po jego upływie, roszczenie wygasa. W praktyce oznacza to, że zaległe dni wolne przepadają, jeśli pracownik nie zdecyduje się rościć swoich praw przed sądem w 3-letnim terminie. Przepisy nie przewidują możliwości ich odzyskania, kumulowania przez kolejne lata, ani przeliczenia na jakąkolwiek formę świadczenia w trakcie trwania zatrudnienia. Wyjątki dotyczą jedynie sytuacji szczególnych, np. siły wyższej lub urlopu wychowawczego. W takich przypadkach termin przedawnienia ulega zawieszeniu, a zatrudniony może skorzystać z urlopu po ustaniu przeszkody, o ile zostanie to odpowiednio udokumentowane.

Co ważne, pomimo upływu terminu przedawnienia przepisy prawa uprawniają pracodawcę do udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego – wymaga to, zgodnie z art. 292 Kodeksu pracy, zrzeczenia się przez pracodawcę zarzutu przedawnienia. Warto także zwrócić uwagę, że może to nastąpić wyłącznie, gdy upłynął termin przedawnienia.

Niektórzy mogą przeżyć szok

– Przedawnienie nie oznacza, że dane znikają z ewidencji. Oznacza natomiast, że po upływie ustawowego terminu zatrudniony traci możliwość skorzystania z zaległego wypoczynku, a firma nie ma już obowiązku, by go udzielić – wyjaśnia Dominik Konieczny, główny radca prawny zajmującej usługami HR firmy Gi Group Holding.

- Dla wielu osób to szokujące, szczególnie gdy widzą oni zaległe dni w systemie kadrowym, ale nie mogą już z nich skorzystać. Dlatego pomocne jest tworzenie planów urlopowych oraz jednoznaczne komunikowanie zasad wykorzystania urlopów nie tylko przez działy HR, ale także przez kadrę menedżerską – dodaje prawnik.

Czy za niewykorzystane dni urlopu należy się ekwiwalent?

Jednym z najbardziej rozpowszechnionych mitów związanych z urlopem wypoczynkowym jest przekonanie, że niewykorzystane dni wolne można zamienić na świadczenie pieniężne. Tymczasem, zgodnie z prawem, ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Tak długo, jak umowa o pracę obowiązuje, pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu, a nie kompensować go finansowo. Państwowa Inspekcja Pracy jednoznacznie wskazuje, że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani zawrzeć z pracodawcą porozumienia, które dawałoby podstawę do wypłaty ekwiwalentu w trakcie trwania zatrudnienia. Takie praktyki są niezgodne z przepisami i mogą skutkować konsekwencjami prawnymi, w tym grzywną.

– Zdarza się, że pracownicy pytają wprost, czy mogą zrezygnować z urlopu za świadczenie pieniężne. Jest to niemożliwe z perspektywy prawnej, podważa też przyjęte standardy – tłumaczy zajmująca się rekrutacją Danuta Protasewicz. - Dopuszczenie takiego rozwiązania oznaczałoby dla firmy ryzyko nie tylko formalne, ale też uderzałoby w jej reputację. Zdecydowanie lepiej jest promować wypoczynek jako wartość, przypominać o konieczności jego wykorzystania i wspierać pracowników w planowaniu wolnych dni – dodaje specjalistka.

Młodzi pracownicy z największą liczbą zaległych urlopów

Z raportu No Fluff Jobs wynika, że aż 66 proc. badanych pracowników weszło w 2024 rok z niewykorzystanym urlopem wypoczynkowym. To wyraźny sygnał, że mimo formalnego prawa do odpoczynku, wiele osób odkłada go na później. Największy odsetek pracowników z zaległymi dniami wolnymi dotyczy osób młodych. W grupie wiekowej 18–24 lata aż 74 proc. respondentów zadeklarowało posiadanie niewykorzystanego urlopu, a wśród osób w wieku 25–34 lata nawet 70 proc.

Wyniki te mogą sugerować, że młodsze pokolenia częściej rezygnują z wypoczynku — być może ze względu na brak nawyku planowania urlopu, chęć intensywnego rozwoju zawodowego lub obawy przed oceną ze strony przełożonych. Niezależnie od przyczyny eksperci wskazują, że regularne korzystanie z urlopu to nie tylko przywilej, ale i kluczowy element profilaktyki zdrowotnej oraz przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.

– Alarmujące statystyki dotyczące zdrowia psychicznego młodego pokolenia sprawiają, że wysoki odsetek zaległych urlopów w tej grupie to poważny sygnał ostrzegawczy. Lekceważenie prawa do odpoczynku, które jest nie tylko wyzwaniem organizacyjnym, ale przede wszystkim kwestią zdrowia psychicznego, może prowadzić do poważnych konsekwencji. Pamiętajmy, że regularny odpoczynek to kluczowy element dbałości o zdrowie psychiczne i efektywność w dłuższej perspektywie, dlatego tak ważne są skoordynowane działania pracodawcy, managerów i samych pracowników – mówi Joanna Zdanowicz, Dyrektor HR, Gi Group Holding.

Praca na urlopie to nie odpoczynek

Wypoczynek powinien być realnym resetem, a nie tylko formalnym odnotowaniem nieobecności w systemie. Odcięcie się od służbowych maili i telefonów pozwala nie tylko zregenerować siły, ale także zapobiega wypaleniu zawodowemu i zwiększa efektywność po powrocie do pracy. Natomiast brak możliwości prawdziwego odpoczynku, na przykład z powodu nagromadzonych obowiązków czy braku zastępstwa, przyczynia się do napięcia, które może utrzymywać się długo po zakończeniu urlopu.

Tymczasem z badań Gi Group Holding wynika, że wielu pracowników ma trudność z całkowitym odcięciem się od obowiązków służbowych podczas wypoczynku. W przeprowadzonej w sierpniu 2025 r. ankiecie tylko 21% respondentów zadeklarowało, że potrafi w pełni odłączyć się od pracy w trakcie urlopu, podczas gdy niemal połowa (49 proc.) przyznała, że sporadycznie wraca myślami do zadań zawodowych, a 30% robi to często lub niemal bez przerwy. Takie nawyki – często tłumaczone poczuciem odpowiedzialności – w rzeczywistości utrudniają regenerację i zwiększają ryzyko stresu pourlopowego.

– Regularna regeneracja jest kluczowa dla zdrowia fizycznego i psychicznego. Jeśli firma nie zapewnia realnej przestrzeni na odpoczynek, to nawet najbardziej zmotywowani pracownicy z czasem tracą zapał i zaangażowanie – wskazują specjaliści. Rolą pracodawcy nie jest tylko udzielenie urlopu, ale także zadbanie o to, by był on rzeczywiście wykorzystany i traktowany jako czas wolny. Odcięcie się od obowiązków służbowych powinno być normą, a nie wyjątkiem – podsumowują.

Dłuższe wakacje — złoty czas na prawdziwy reset

Z danych Gi Group Holding wynika, że choć większość Polaków ma świadomość, jak istotny dla zdrowia i samopoczucia jest dłuższy wypoczynek, nie zawsze przekłada się to na praktykę. W ankiecie przeprowadzonej w sierpniu 2024 roku aż 74 proc. respondentów uważało, że urlop powinien trwać minimum 14 dni, aby umożliwić realną regenerację fizyczną i psychiczną. Mimo to tylko 53 proc. badanych zadeklarowało, że skorzystało lub planuje skorzystać z takiej przerwy. Jednocześnie 40% nie wzięło i nie zamierza wziąć dłuższego urlopu.

Barierą w wykorzystaniu pełnego wymiaru urlopu są często względy organizacyjne – nadmiar obowiązków, brak zastępstw, a także presja związana z wynikami. Tymczasem właściwie zaplanowany i „jakościowy” urlop przynosi korzyści nie tylko zatrudnionym, ale także całym zespołom – sprzyja pozytywnej atmosferze i wyższej efektywności. Organizacje, które wspierają pracowników w wykorzystywaniu urlopów, zyskują nie tylko zdrowsze zespoły, ale także budują wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy.