Bezproduktywne spotkania to kosztowna plaga. Coraz więcej firm wprowadza zakazy

"Najlepszą rzeczą jest odejmowanie zadań"

Gdy załoga Shopify wróciła do pracy po świątecznej przerwie, kanadyjska firma z branży e-commerce poinformowała, że rozpoczęła przeprowadzanie „czystek w kalendarzu”, anulując na stałe wszystkie regularne spotkania więcej niż 2 osób. Co więcej, Shopify wprowadziło zakaz organizowania spotkań w środy. Z kolei duże spotkania, w których udział będzie brało więcej niż 50 osób, będą się mogły odbywać tylko w czwartki w 6-godzinnym okienku, a liczba takich spotkań będzie ograniczona do maksymalnie jednego tygodniowo. Kierownicy firmy mają także zachęcać pracowników do odwoływania innych spotkań i usuwania swojego uczestnictwa w większych grupach na czatach i wewnętrznych kanałach komunikacyjnych.

“Widzimy, że nadmiar spotkań z powrotem wkradł się do naszej codzienności, a przecież wiemy, że nikt nie przyszedł do naszej firmy, aby spędzać czas na spotkaniach” – komentuje Kaz Nejatian, wiceszefowa ds. produktu i dyrektor operacyjna w Shopify. Firma jednak nie rezygnuje całkowicie ze spotkań. Po tym, jak odwołano większość spotkań, nastąpił dwutygodniowy okres przejściowy, w którym nie można było umawiać odwołanych zebrań. Dopiero później pracownicy mogli ocenić, czy rzeczywiście warto znów umówić się na odwołane spotkanie.

Plaga niepotrzebnych spotkań

Duże, długie i bezproduktywne spotkania stały się prawdziwą plagą dzisiejszej hybrydowej pracy, dlatego coraz więcej firm próbuje je ograniczać. Należą do nich m.in. Meta, właściciel Facebooka, producent artykułów gospodarstwa domowego Clorox czy technologiczny Twilio. W tych przedsiębiorstwach wprowadzono zakaz organizowania spotkań w określone dni.

“Najlepszą rzeczą, jaką mogą zrobić założyciele firmy, jest odejmowanie zadań” – komentuje dyrektor wykonawczy Shopify Tobi Lutke, który jest też współzałożycielem Shopify. „O wiele łatwiej jest dodawać rzeczy, niż je odejmować. Jeśli zgodzisz się na nową rzecz, to tak naprawdę rezygnujesz z innych rzeczy, które można byłoby zrobić w tym czasie. Gdy ludzie dodają nowe zadania, liczba tych, które można wykonać, staje się mniejsza. Potem coraz więcej ludzi po prostu utrzymuje status quo” – wyjaśnia.

Takie myślenie wciąż należy jednak do wyjątków. Z danych Microsoftu zebranych od tysięcy użytkowników wykorzystujących w swojej pracy specjalne oprogramowanie do prowadzenia spotkań wynika, że czas poświęcony na wirtualne spotkania zwiększył się ponad trzykrotnie w ciągu pierwszych dwóch lat pandemii, zaś liczba regularnych tygodniowych spotkań poszła w górę ponad dwukrotnie. Z kolei udział zdalnych spotkań jeden na jeden wzrósł z 17 proc. w 2020 roku do 42 proc. w 2022 – wynika z badań firmy Vyopta.

Bezproduktywne zebrania to miliony dolarów strat

Tymczasem z badań prof. Stevena Rogelberga z University of North Carolina at Charlotte wynika, że duże organizacje, które zatrudniają powyżej 5 tys. pracowników, na mało ważnych i niepotrzebnych spotkaniach tracą rocznie 101 mln dolarów. Słabo zarządzane i prowadzone spotkania mogą także osłabić zaangażowanie po stronie pracownika, a nawet skłonić go do odejścia z firmy – ostrzega prof. Rogelberg.

Częściowo potwierdzają to badania francuskiej NEOMA Business School. Wynika z nich, że polityka braku spotkań nie tylko może zmniejszać stres u pracowników, ale także podnosi ich produktywność.