Jak ocenić rentowność firmy transportowej

Należy zacząć od tego, że jest wiele metod i wskaźników, które warto uwzględnić, aby skutecznie ocenić rentowność przedsiębiorstwa.

Analiza kosztowa

Należy zacząć od analizy kosztowej w firmie transportowej. A ta może być przeprowadzona z różnych perspektyw.

Po pierwsze, możemy analizować miesięczne wyniki całej firmy, grup lub pojedynczych pojazdów. Daje to ogólny obraz finansowej kondycji firmy. Jednak mamy do niej dostęp z opóźnieniem, co uniemożliwia reagowanie i podejmowanie decyzji tu i teraz.

Po drugie, możemy prowadzić bieżącą analizę z weryfikacją założeń. W takiej sytuacji monitorowanie kosztów na bieżąco, z uwzględnieniem rzeczywistych danych, pozwala na sprawną korektę założeń i decyzji. Można to robić w kontekście: zleceń, klientów, spedytorów, pojazdów czy tras (tzw. kółka).

Wariant drugi wymaga analizy operacyjnej, w której koszty, poza dekretem miesięcznym, mają także dekret analityczny, umożliwiający zsumowanie danych w określonym kontekście (na przykład zleceń danego klienta). Podchodząc więc do tematu analizy rentowności, należy na samym początku ustalić, jak ma być przedstawiona i według jakich założeń raportowana na przykład w walucie euro.

Zlecenia jako kluczowy punkt

Zlecenie jest doskonałym źródłem danych analitycznych ze względu na swoją kompletność. Analizując je, możemy uzyskać szeroki wgląd w rentowność firmy w różnych przekrojach obejmujących klientów, kierowców, pojazdy, naczepy, lokalizacje, działy, spedytorów, dyspozytorów i inne, a w perspektywie sumowania tych danych uzyskujemy także wynik kółek. Księgowy wynik miesiąca pozostawiamy księgowości.

Koszty w firmie

Pierwszym krokiem do oceny rentowności jest analiza struktury kosztów przedsiębiorstwa. Ważne jest ich zdefiniowanie i podzielenie na koszty bezpośrednie i pośrednie.

Koszty bezpośrednie zlecenia to m.in. parkingi, opłaty autostradowe czy promy. Natomiast koszty pośrednie zlecenia obejmują np. paliwo i adblue, diety, wynagrodzenia kierowców, serwisy i naprawy, leasingi czy podatki. Należy zwrócić uwagę, że koszty pośrednie wymagają dalszego przypisania do zleceń. Konieczne jest więc określenie metody ich podziału. To ważny krok w prawidłowo realizowanym procesie analizy rentowności.

Kwestia zarządzania kosztami

Mając uporządkowaną wiedzę w zakresie struktury kosztów, należy zastanowić się nad metodą ich planowania. Pozwoli to uniknąć błędów w obliczeniach. Chociaż popularnym modelem jest wyliczenie stawki za kilometr, którą uzyskuje się, dzieląc sumę kosztów przez sumę kilometrów, takie podejście niesie za sobą ryzyko pomyłek. A to z kolei może prowadzić do niewłaściwej wyceny frachtów, co negatywnie wpływa na ich konkurencyjność na rynku transportowym.

Są jednak sposoby na uniknięcie tego rodzaju problemów. W tym celu warto rozważyć zastosowanie metody opartej na wyodrębnieniu kosztów bezpośrednich, zależnych od danej relacji transportowej, od pozostałych kosztów, tworząc sumę kosztów pośrednich. A następnie podzieleniu kosztów rodzajowych na te związane z przebiegiem i te związane z czasem.

W efekcie dla kosztów pośrednich uzyskamy stawkę za kilometr oraz stawkę na przykład godzinową.

W ten sposób kalkulacja kosztów zlecenia sprowadzi się do wyliczenia kosztów bezpośrednich oraz do wyliczenia sumy kosztów pośrednich – jako liczba kilometrów zlecenia (pustych i pełnych) razy stawka za kilometr oraz czas trwania zlecenia (wraz z dojazdem) razy stawka za czas, na przykład godzinę. Końcowo, sumując te koszty, uzyskujemy bazę do realnej wyceny zlecenia.

Rzetelna wycena zlecenia

Najlepszym wyborem, który pozwoli na rzetelną wycenę zlecenia, będzie system TMS wykorzystujący cenniki dla kosztów pośrednich i bezpośrednich. Ważne jest też, aby program był wyposażony w mapę odpowiedzialną za obliczenia kosztów bezpośrednich.

Tak zbudowana kompleksowa kalkulacja stanowi rzetelnie opracowany punkt odniesienia zarówno do wyceny zlecenia, jak i dla dalszej analizy rentowności transportu. Rozwiązanie to jest jednocześnie bazą do planowania transportu, który zależnie od warunków pozyskanego zlecenia może być realizowany krótszą i tańszą drogą w dłuższym czasie lub dłuższą i droższą drogą w krótszym czasie.

Ocena rentowności zlecenia transportowego

W całym procesie pomocny jest system TMS SPEED. Obsługa zlecenia transportowego rozpoczyna się od precyzyjnego zaplanowania sposobu jego realizacji poprzez wyznaczenie optymalnego korytarza, po którym ma poruszać się pojazd. Na tym etapie określane są kluczowe parametry: dystans, czas oraz koszty, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających ze specyfiki zlecenia (na przykład załadunek na fix czy transit time) oraz dostępności kierowcy (czas pracy i jazdy).

W trakcie realizacji zlecenia system zbiera dane rzeczywiste, takie jak: czas realizacji zlecenia, pozycje i przebieg pojazdu, czas pracy kierowcy oraz koszty związane z parkingami, paliwem, adblue, opłatami autostradowymi i innymi wydatkami.

Dane te są wykorzystywane na bieżąco do monitorowania i, w razie potrzeby, korygowania działań kierowcy, na przykład gdy opuści zaplanowany korytarz transportowy. Informacje o planowanym czasie dotarcia do poszczególnych punktów na trasie umożliwiają zarówno precyzyjne określanie wytycznych dla kierowcy i podejmowanie decyzji operacyjnych (na przykład przepięcie naczepy), jak i bieżące informowanie klienta o stanie realizacji zlecenia lub aktualizowanie założeń.

Analiza kosztów krokiem do optymalizacji

Po zakończeniu zlecenia dane kosztowe podlegają alokacji. Koszty bezpośrednie są przypisywane do konkretnych zleceń. Z kolei koszty pośrednie są przypisywane algorytmicznie do poszczególnych zleceń i/lub poleceń wyjazdu. W efekcie użytkownik ma dostęp do kompletu danych, zarówno tych planowanych, jak i rzeczywistych, z poziomu pojedynczego zlecenia.

W ostatnim etapie procesu dane są przedstawiane w formie raportu. Zawiera on wynik kosztowy, pozwalający ocenić rentowność zlecenia, dane jakościowe, wykazujące zgodność z planowanym czasem realizacji i przebytym dystansem, oraz strukturę kosztów, w formie szczegółowego podziału wydatków.

Takie zestawienie dostarcza cennych informacji wspierających optymalizację procesów transportowych w przyszłości.

Dla osiągnięcia efektu

Podsumowując, aby skutecznie obliczyć rentowność w systemie zarządzania transportem, niezbędne są pełne dane po stronie przychodów oraz kosztów zarówno tych bezpośrednich, jak i pośrednich, a także metoda wyliczenia, która umożliwi uzyskanie rzeczywistego wyniku.

System interLAN SPEED to narzędzie, które nie tylko ułatwia planowanie i realizację zleceń, lecz także umożliwia wieloaspektową analizę rentowności oraz wspiera podejmowanie decyzji kluczowych dla efektywności finansowej i operacyjnej firmy transportowej.

partner

Czytaj więcej w dodatku DGP | Transport, spedycja, logistyka