Zmiana stawek będzie operacją na wielką skalę i przysporzy sporych kłopotów przedsiębiorcom. Zdecydowana większość będzie musiała dostosować swoje urządzenia fiskalne na własną rękę. W Polsce działa bowiem 1,5 mln kas i drukarek fiskalnych. Serwisy zajmujące się ich obsługą nie będą w stanie pomóc wszystkim potrzebującym.

W kolejce do serwisu

Przeformatowania należy dokonać po zrobieniu raportu dziennego za ostatni dzień sprzedaży w roku. Dla znacznej części sklepów spożywczych i wszystkich stacji benzynowych oznacza to konieczność zmiany stawek VAT w urządzeniach fiskalnych o północy 31 grudnia. Duże sklepy będą musiały zatrudnić pracowników tymczasowych, bo ustawowo 1 stycznia jest dniem wolnym od pracy.

Od kilku tygodni przedsiębiorcy zapisują się w serwisach na wykonanie usługi w tym terminie. W niektórych utworzyły się już długie kolejki oczekujących na wolne miejsca. – By pomóc większej liczbie osób, zmieniliśmy zasady pracy. Z klientami umawiamy się w naszej siedzibie. Nie będziemy tracić czasu na dojazdy – mówi Dariusz Racinowski z serwisu Emar.

Zrób to sam

Producenci kas uspakajają jednak i podkreślają, że współczesne urządzenia są na tyle proste w obsłudze, iż konieczne zmiany każdy jest w stanie wprowadzić sam.

– Trzeba zacząć od przestudiowania instrukcji obsługi, gdzie krok po kroku jest opisane, w jaki sposób należy to zrobić – mówi Piotr Marzec z firmy Novitus.

Nie należy jednak czekać z tym do ostatniej chwili. W razie problemów można dodzwonić się do producentów, którzy przez telefon pomogą znaleźć rozwiązanie. Skorzystanie z takiej pomocy w Sylwestra nie będzie możliwe.

Dlatego z dużym wyprzedzeniem przygotowaniami do zmiany stawek VAT zajęła się sieć Piotr i Paweł. Jak mówi Błażej Patryn, rzecznik firmy, trwa klasyfikacja produktów w bazie. Są też przeprowadzane zmiany w systemach IT. Podobne przygotowania rozpoczęto w wielu sklepach.

Instrukcja obsługi

Producenci opracowują poradniki, w których szczegółowo opisują, jak dokonać zmian stawek podatków VAT. Zamieszczają je na swoich stronach internetowych.

Elzab przygotował dwie instrukcje. Jedną dla kas fiskalnych, a drugą dla drukarek fiskalnych. Zgodnie z poradnikiem posiadaczom kas, którzy dysponują dużą bazą towarową, firma poleca wczytanie bazy z kasy do komputera, a następnie dokonanie niezbędnej edycji 1 stycznia 2011 r. po sporządzeniu wszystkich niezbędnych raportów za 2010 r. i wgranie jej przed rozpoczęciem sprzedaży.

Firma opracowała program miniMAG, który ułatwia przeprowadzenie niezbędnych czynności. Wykupienia jego licencji to koszt 90 zł netto.

Ze zmianami nie powinni mieć problemu właściciele drukarek fiskalnych. Baza tego rodzaju urządzeń jest dostępna na komputerach, z którymi one współpracują. Wystarczy więc wprowadzić nowe stawki VAT i zaakceptować je na drukarkach.

A może nową

Adam Romanowicz z firmy Elzab sugeruje jeszcze inne rozwiązanie tym, którzy obawiają się dokonać zmian we własnym zakresie.

– Polecam zakup nowego urządzenia fiskalnego i potraktowania dotychczasowego jako rezerwowego – mówi. Jego zdaniem jest to dobre rozwiązanie zwłaszcza dla posiadaczy starych kas, którzy już od dłuższego czasu nosili się z zamiarem wymiany sprzętu.

Większość producentów przygotowała wiele promocji cenowych. Dzięki nim urządzenie można nabyć średnio o 100 zł taniej niż normalnie.

Za przeformatowanie starej kasy i tak trzeba będzie zapłacić, ale stawki w serwisach w nowym roku z pewnością będą niższe niż w najgorętszym okresie. Teraz cena usługi waha się od 90 do 150 zł.

Kiedy konieczny będzie fachowiec

● Przedsiębiorcy, którzy dysponują starym urządzeniem fiskalnym, liczącym kilkanaście lat, mogą mieć trudność w dostosowaniu go do nowych stawek VAT. A to dlatego, że oprogramowania do tych urządzeń były opracowane w systemie DOS. Dziś to już przeszłość, bo od kilku lat na rynku króluje oprogramowanie Windows. Co oznacza, że posiadaczom starych urządzeń ciężko będzie dokonać aktualizacji z powodu braku potrzebnych do tego narzędzi. Poza tym może być to operacja bardzo kosztowna, bo oprogramowania w DOS to dziś prawdziwa nisza rynkowa.

● Pomocy fachowca potrzebować będą też sklepy spożywcze, których oferta jest bogata w produkty przetworzone. Stawka VAT niektórych z nich bowiem rośnie, a innych maleje. Co więcej, trzeba będzie samemu dokonać interpretacji przepisów w tym zakresie. O pomyłkę więc nie będzie trudno. Do tego w przypadku takich towarów zmiany trzeba będzie wprowadzić ręcznie dla każdego produktu z osobna. Oznacza to nie tylko dużo pracy, ale też w takiej sytuacji rośnie ryzyko popełnienia błędu.