Niedozwolone jest potwierdzanie prawdziwości dyplomu ukończenia studiów wyższych i innych certyfikatów potwierdzających umiejętności lub kwalifikacje kandydata do pracy. Firma nie może kierować takich pytań do uczelni wyższej, szkoły językowej, ośrodka prowadzącego kształcenie zawodowe. Jeśli ma wątpliwości co do prawdziwości dokumentów, może jedynie złożyć zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu fałszerstwa.

Tak wynika z wytycznych zawartych w poradniku dla pracodawców przygotowanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Ma on ułatwić stosowanie RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych.

– To cenna inicjatywa, bo interpretacja tych przepisów nie jest łatwa. Problem w tym, że poradnik jest bardzo nierówny – w niektórych zakresach tematycznych jasno rozstrzyga, jak stosować prawo, a w innych wywołuje dodatkowe wątpliwości – wskazuje Radosław Nożykowski, adwokat z kancelarii Baker McKenzie.

Prawnicy krytykują

Swoje wytyczne UODO opiera na art. 221 par. 3 kodeksu pracy, Zgodnie z nim udostępnianie danych osobowych firmie następuje w formie oświadczeń pracownika lub chętnego do zatrudnienia. Interpretację przedstawioną przez urząd eksperci uznają za nieuzasadnioną i niepraktyczną.

– Dyplom ukończenia studiów jest dokumentem o charakterze publicznym. Nie ma podstaw do ograniczenia możliwości potwierdzania jego autentyczności u źródła, czyli w uczelni – uważa prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy, ekspert Pracodawców RP.

– Prawo do potwierdzania autentyczności przedstawionych przez kandydata świadectw i certyfikatów można wywnioskować z art. 221 par. 3 k.p. Jego drugie zdanie przewiduje, że pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych pracowników i chętnych do zatrudnienia – dodaje mec. Nożykowski.

Niepotrzebna nadgorliwość

Prawnicy podkreślają, że zawiadamianie prokuratury w każdym przypadku podejrzenia nieprawdziwości dokumentów może prowadzić do absurdów. Do organów ścigania masowo mogą trafiać pisma od pracodawców, bo rekrutacje w firmach prowadzone są właściwie bez przerwy. Niektórzy mogą nawet na wszelki wypadek zgłaszać wątpliwości, aby – w razie problemów z zatrudnionym – mieć ewentualną podstawę do wyciągnięcia konsekwencji służbowych wobec podwładnego.

– Trudno wskazać podstawę uzasadniającą zawiadomienie do prokuratury. Czy wystarczające będzie podejrzenie pracodawcy o sfałszowaniu dyplomu? Przecież nie jest to ekspert w zakresie prawdziwości dokumentów – wskazuje dr Magdalena Zwolińska, partner w kancelarii NGL Wiater.

Radosław Nożykowski przypomina, że art. 238 kodeksu karnego przewiduje sankcję dla osoby, która zawiadamia o przestępstwie, wiedząc, że go nie popełniono.

– A przecież pracodawca nie ma ani pełnej wiedzy, ani pewności co do tego, czy dany dyplom lub certyfikat sfałszowano – zwraca uwagę ekspert.

Co istotne, z poradnika wynika, że firma nie może zweryfikować dokumentu nawet wtedy, gdy kandydat do pracy się na to zgodzi. Zdaniem UODO jego pozwolenie nie byłoby bowiem dobrowolne. Dlaczego? Bo osoba starająca się o przyjęcie do firmy mogłaby się obawiać, że brak jej zgody na weryfikację dokumentów może spowodować, że potencjalny pracodawca odrzuci jej CV.

Co z referencjami?

Z wytycznych UODO wynika natomiast, że za zgodą kandydata firmy mogą pozyskiwać informacje o nim od poprzedniego pracodawcy. Samo przedstawienie referencji nie jest jednak równoznaczne z zezwoleniem na kontakt z byłym zatrudniającym. Zdaniem ekspertów taka wykładnia przepisów budzi wątpliwości.

– To brak konsekwencji. Dyplomów firma nie może weryfikować za zgodą kandydata, ale referencje już tak. Trudno tu nie dostrzec nieracjonalności – zauważa mec. Zwolińska.

– Na podstawie obecnych regulacji przyjmuje się, że co do zasady pozyskiwanie dodatkowych danych o pracowniku za jego zgodą jest niedopuszczalne ze względu na brak dobrowolności. Firma może zdobywać takie informacje tylko wtedy, gdy przepisy ją do tego upoważniają. Projekt nowelizacji kodeksu pracy, nad którym pracuje rząd, przewiduje rozszerzenie tej możliwości, ale na razie to nie jest obowiązujące prawo – podkreśla mec. Nożykowski.

Zwraca uwagę, że w przypadku referencji UODO nie zwrócił też uwagi na to, że przy okazji ich przedstawiania przetwarzane są również dane osób, które je wystawiają (np. imię i nazwisko, miejsce pracy, stanowisko, czasem adres telefoniczny lub e-mailowy).

– Pojawia się wątpliwość, czy kandydat do pracy może swobodnie nimi dysponować. Nie jest rozstrzygnięte, czy samo wystawienie referencji oznacza zgodę wystawiającego na przetwarzanie jego danych – podsumowuje dr Magdalena Zwolińska.

>>> Czytaj też: Wyścig na kruczki prawne nabiera tempa. Ziobro kwestionuje traktat UE