– Nasi pracownicy, obmyślający formuły kosmetyków, mieli swój dzień – mówi Annabel Franks, szefująca działowi produktów upiększających w firmie Boots UK. Jej zespół całe dnie spędzał z Sophie Cladd, przekopując się przez ręcznie pisane recepty, ilustrowane cenniki z lat 20. XX wieku i oglądając malowane tubki i słoiki. – To był jeden z tych magicznych momentów, kiedy nagle wszystko zaczyna się ze sobą łączyć.
Koszt spuścizny
Wprowadzenie na rynek inspirowanej spuścizną firmy linii kosmetyków Bootsa nastąpiło w momencie, gdy na całym świecie archiwistów czekają redukcje i gdy walczą oni o zachowanie historycznych zbiorów, którym zagraża rozproszenie. W Stanach Zjednoczonych wstrząsy na rynku samochodowym skłoniły entuzjastów samochodów do prowadzonych w internecie spekulacji na temat długofalowej przyszłości archiwów Chryslera i innych producentów. Jak mówi Linda Edgerly, dyrektor zarządzający doradców archiwistycznych Winthrop Group, w całej branży motoryzacyjnej firmy zmniejszają zespoły, zajmujące się archiwami.
Reklama
Są jednak nie tylko złe wiadomości. Na przekór spowolnieniu firmy tak różne od siebie jak Bulgari, Marks and Spencer i Audi wykorzystują ważne rocznice do uczczenia własnego dziedzictwa. Inne firmy szperają w archiwach, żeby znaleźć tam materiały, pozwalające nauczyć się czegoś z poprzednich recesji, znaleźć inspirację do nowych produktów i uzbroić prawników w dowody, umożliwiające im wygrywanie batalii o znaki towarowe.
W Wielkiej Brytanii Archiwa Narodowe – agencja rządowa – prowadzą kampanię zachęcającą firmy do tworzenia archiwów. Mają stronę internetową, na której można znaleźć mnóstwo informacji i porad. Skoro jednak firmy odczuwają presję na przycinanie budżetów wszystkich komórek, to czy uznają, że spodziewana korzyść z zachowania spuścizny uzasadnia wydatki na jej zachowanie?
W HSBS uważa się, że tak. Parę lat temu bank, którego firmowe archiwa są w Londynie, powierzył Helen Swinnerton w Hongkongu zadanie utworzenia archiwum dla regionu Azji i Pacyfiku. Obecnie HSBC planuje wyznaczenie kolejnych archiwistów regionalnych, poczynając od Ameryki Północnej. Helen Swinnerton uważa, że posiadanie archiwów umożliwiło bankowi powoływanie się na umiejętność przetrwania przez lata mimo kryzysów, a nawet wojny światowej.
Młode pokolenie
Sophie Cladd i Helen Swinnerton – eleganckie i znające swoją wartość – uosabiają młodsze pokolenie archiwistów, podważające stereotyp pogrążonego w księgach człowieka w okularach i swetrze. To nowe pokolenie pojawiło się w latach 90., uzbrojone w umiejętności z zakresu technik informatycznych oraz zdobyte na studiach podyplomowych tytuły z dziedziny administrowania archiwami oraz zarządzania zapisami danych. Przedtem – według Katey Logan, konsultantki ds. archiwów przedsiębiorstw w Logan McCabe, ktora to spółka przygotowała stronę internetową dla Archiwów Narodowych – firmowe archiwa prowadzili zwykle zbliżający się do emerytury entuzjaści.
W przypadku nowych, biznesowo nastawionych archiwistów, nastąpiło przesunięcie punktu ciężkości – z zachowania materiałów pamiątkowych na wspomaganie działalności biznesowej. Sophie Clapp mówi, że ma „cudowne” materiały o kawiarniach Bootsa i o jego słynnych niegdyś bibliotekach miłośników książek, gdy jednak robi prezentację dla dyrektorów handlowych, opuszcza ślepe uliczki historii i skupia się na markach, które nadal się liczą, takich jak samoopalacz Soltan czy chroniący przed słońcem środek „No 7.”. – Wyspecjalizowanym menedżerom przedstawiamy materiały, które odnoszą się do ich działalności – mówi.
Zarządzanie danymi
Biznesowi archiwiści zajmują się czymś więcej niż tylko zachowywaniem zabytkowych obiektów. Część ich pracy stanowi prowadzenie współczesnego „banku wiedzy”. Wolfgang Wimmer, archiwista w firmie Carl Zeiss w Niemczech, dysponuje umiejętnościami w zakresie nowoczesnego zarządzania danymi, ale potrafi też prowadzić badania w archiwach. Dwa lata temu, po paru dziesiątkach lat przerwy, firma wznowiła produkcję mikroskopów, wykorzystujących właściwości materiałów. Opierając się na danych archiwalnych, zespół marketingowy był w stanie twierdzić, że firma Carl Zeiss była pionierem w dziedzinie mikroskopii materiałowej.
Gdy pan Wimmer nie prowadzi badań, zajmuje się rejestracją zmian strategii firmy i zachodzących w niej procesów. – Wcześniej archiwistów interesowały jedynie działania najwyższego kierownictwa. Dziś jednak próbujemy zachować przykłady wszystkich procesów, w których uczestniczy firma – nawet takich, które z pozoru wydają się zupełnie banalne, jak sposób kupowania przez nią ołówków – mówi.
Pomoc z przeszłości
Jak postępują archiwiści, kiedy odkryją jakiś szkielet w szafie? Firmy nie są zobowiązane do udostępniania swoich archiwów. Ale badacze, natykający się na luki w historycznych zapisach, wyciągają z tego wnioski.
Badając przypadki eksplozji w rafineriach naftowych, Christopher McKenna, wykładowca historii i strategii biznesu w Said Business School w Oksfordzie, natknął się na firmę naftową, w której przez 50 lat nie było żadnego wypadku. – Stanowiło to dla mnie informację, że ktoś przekopał się przez te materiały i wyczyścił je ze wszystkich odniesień do wypadków – mówi. Christopher McKenna radziłby firmom, żeby – zamiast zatajać kontrowersyjne materiały – postąpiły jak niemieckie grupy przemysłowe po 1945 roku i udostępniły swoje archiwa w celu dogłębnych badań historycznych. – Jeśli bowiem nie można się powołać na archiwa, to i nie można się bronić – mówi.
Wolfgang Wimmer ubolewa, że w swoim entuzjazmie dla wszystkiego, co nowe, firmy mogą pogardzać historią. Jednak w trakcie zmagań z recesją niektóre sięgają po doświadczenia z przeszłości. Archiwista Coca-Coli, Phil Mooney, wykrył, że podczas Wielkiego Kryzysu lat 30. XX wieku firma zwiększyła wydatki na marketing – i na tym zyskała. – To odkrycie pomogło przekonać wyższe kierownictwo do obcięcia budżetu administracyjnego po to, żeby wykupić więcej ogłoszeń. Facetom z marketingu bardzo się ta informacja spodobała – mówi.
Jak mówi archiwista Procter & Gamble, Ed Rider, często pomaga on firmie „przypomnieć sobie coś, o czym już wie”. Zespół marketingu grupy wykorzystał ostatnio przykład graficzny z lat 90., obrazujący, w jaki sposób udało się płynny detergent przekształcić w bardziej skoncentrowany. Ale nie tylko sukcesy decydują o merytorycznej przydatności takich badań – potknięcia i błędy często też są pouczające.
Cyfrowe wyzwanie
Jeśli chodzi o przyszłość, to – w opinii Phila Monney’a – cyfryzacja stanowi „wielkie wyzwanie, trzymające archiwistów w pogotowiu”. Gdy zaczynał pracę w Coca-Coli, najstarsze dokumenty w archiwum dawało się odczytać równie łatwo, jak najnowsze. Obecnie przechowywane w formie elektronicznej dokumenty trzeba przy każdorazowej zmianie technologii konwertować na nowy format, drukować albo przepisywać na inny nośnik.
Gdy nadejdzie ożywienie, archiwiści będą próbować przekonać szefów do przywrócenia poprzedniego budżetu i liczebności zespołu. Niektóre firmy rozglądać się będą za możliwościami zarobienia na swoich zbiorach. Brytyjska firma detaliczna John Lewis już dziś udziela licencji na stosowanie wzorów, pochodzących z jej archiwalnych tekstyliów. Coca-Cola licencjonuje historyczne rysunki reklamowe. Te komercyjne rozwiązania tworzą przychody, a jednocześnie promują markę.
Jednak przyczyny, dla których warto utrzymywać firmowe archiwa, wykraczają daleko poza korzyści z licencji. Archiwum to pamięć firmy, ucieleśnienie jej kultury, a także źródło pomysłów w dziedzinie marketingu i produktów. „Stopy zwrotu” z posiadania archiwum nie da się pewnie natychmiast zmierzyć, ale – jak podkreśla Sophie Clapp: – Jego wpływ na wyniki firmy może być ogromny.
