Tylko niewielki odsetek firm prawidłowo funkcjonujących na rynku ma realny problem z płynnością finansową, czyli z bieżącymi środkami na realizację zobowiązań. Skąd zatem, będąc kontrahentem, na płatność czekamy znacznie dłużej niż nominalnie określony termin płatności określony na fakturze? Skąd między podmiotami na rynku przepływa tyle duplikatów i korekt faktur? Dlaczego notujemy straty z tytułu nierozliczonego VATu? Na taki stan rzeczy ma wpływ przede wszystkim niska świadomość pracy z fakturami kosztowymi oraz konsekwencje płynące z opóźnień i nieprawidłowości.
Planujemy spotkania biznesowe, tworzymy harmonogramy działań, rezerwujemy czas na projekty, wdrażamy elektroniczne rozwiązania a zapominamy, że takich samych czynności wymaga praca z fakturą i zarządzanie zakupem w firmie. Pracownicy nie mają czasu na opisanie lub zaakceptowanie faktur? Nagminnie przechowują je na swoim biurku? Opóźniają cały proces ich zaksięgowania? Tak, ponieważ nie mają uświadomionej i wykształconej finansowej kultury biznesowej. Konsekwencje rosną wprost proporcjonalnie do czasu trwania w przestarzałych praktykach. Z jednej przetrzymanej faktury nagle mamy stos niezaksięgowanych kosztów, co zakłóca przepływ finansowy całej firmy.
Jako gospodarze kryzysu, musimy wziąć za niego odpowiedzialność poprzez stworzenie i następnie pielęgnowanie finansowej kultury biznesowej. Pracownicy muszą być świadomi poszczególnych etapów postępowania z fakturą. Pierwsze Ogólnopolskie Badanie – Obieg Faktur Kosztowych potwierdza naszą narodową czujność. Działy finansów i księgowości w ponad 60 procentach firm w Polsce planują wdrożenie procedur i narzędzi umożliwiających kontrolę nad kosztami organizacji przed ich zaksięgowaniem. Wywołane do dyskusji zarządy czując odpowiedzialność poszukują nowoczesnych rozwiązań, które w skali ogólnej przynoszą realne oszczędności czasowe, finansowe i organizacyjne. Wszyscy muszą uświadomić sobie potencjał drzemiący w nowoczesnych rozwiązaniach usprawniających pracę z fakturami.
Autor jest prezesem firmy Kolibro, realizatora Ogólnopolskiego Badania Obiegu Faktur Kosztowych, ukazującego trendy i praktyki polskich organizacji w zakresie pracy z fakturami.
