Stosowanie podstawowych narzędzi informatycznych jest w polskich firmach powszechne. Według ostatniego badania analizującej rynku w krajach Europy Środkowo-Wschodniej firmy PMR w sektorze polskich małych i średnich przedsiębiorstw pracuje ok. 1,5 mln komputerów. To dużo. W 2005 r. było ich o blisko pół miliona mniej.
Jednak na ogromnej większości używanych w przedsiębiorstwach stacji zainstalowane są jedynie podstawowe programy. Pod względem zastosowania bardziej zaawansowanych, w istotny sposób wspomagających procesy biznesowe tzw. aplikacji ICT polskie małe i średnie przedsiębiorstwa znajdują się w europejskim ogonie.
Według zajmującej się wdrażaniem zaawansowanych rozwiązań firmy NetLine jedynie 16,4 proc. przedsiębiorstw korzysta z oprogramowania CRM do zarządzania odbiorcami. Aplikacje służące analizowaniu informacji dotyczących klientów stosowane są tylko w 12,7 proc. przedsiębiorstw. Podobny odsetek użytkowników dotyczy systemów pomagających w osiąganiu celów marketingowych.
Na różnym poziomie
Reklama
Tymczasem zastosowanie ICT pomaga usprawnić procesy biznesowe i pozwala na znaczne oszczędności. – Podstawowe, popularne aplikacje mogą być użyteczne na etapie start-upu – mówi Krzysztof Adamczyk, dyrektor pionu systemów zintegrowanych NetLine Group. – W prowadzeniu poważnego biznesu natomiast niezbędne są już aplikacje profesjonalne.
Właściciele firm nie palą się do ich zastosowania. Pokutuje przekonanie, że jest to kosztowne rozwiązanie i niekonieczne. Sporo firm ma także nie najlepsze doświadczenia z wdrożeniem tego typu rozwiązań z przeszłości, gdy rynek aplikacji dopiero powstawał. Obecnie dostępne są już profesjonalne systemy, odbiorcy mogą korzystać z usług pomagających w sprawnej instalacji doradców, a sprzedaż poprzedzana jest zazwyczaj szczegółowym, wykluczającym możliwość niepotrzebnych zakupów badaniem preferencji klienta.
Funkcje do wyboru
Najbardziej pożyteczne spośród programów są najrzadziej stosowane aplikacje wspomagające zarządzanie całym przedsiębiorstwem. W firmach produkcyjnych mogą zarządzać procesem wytwarzania, począwszy od planowania i przygotowania, poprzez cały proces produkcji, po monitorowanie, kontrolę jakości oraz magazyn. W spółkach transportowych użyteczne są moduły związane z zarządzaniem logistyką, które pozwalają na utrzymanie optymalnych stanów magazynowych, mogą wspierać realizację obrotu poprzez wystawianie dokumentów magazynowych i listów wysyłkowych, inwentaryzację oraz proces reklamacji.
W obsłudze działów handlowych oraz firm zajmujących się sprzedażą najbardziej użyteczne są moduły wspierające obrót, które pomagają w przygotowaniu i kalkulacji ofert, nadzorują proces przyjmowania i rejestracji zamówień, a także pozwalają na zarządzanie relacjami z klientem. Niektóre programy dodatkowo umożliwiają integrację z pakietami biurowymi, a także elektronicznym obiegiem dokumentów, dają także możliwość uruchomienia internetowego kanału sprzedaży oraz wsparcia dla przedstawicieli handlowych (z poziomu strony internetowej mogą składać raporty z realizacji planów sprzedaży oraz wysyłać zamówienia).
We wszystkich rodzajach przedsiębiorstw przydatne są moduły do zarządzania zasobami ludzkimi.
Dobry program ERP może także samodzielnie analizować wypracowane w poszczególnych działach lub całej firmie dane.
Kosztowne błędy
Wdrażanie systemu jest zwykle procesem trudnym i czasochłonnym (może trwać nawet kilka tygodni). Często podczas niego popełniane są błędy, które potem trudno wyeliminować (bądź wiąże się to z dodatkowymi wydatkami).
Systemy wdrażane są najczęściej w momencie kryzysu. Tymczasem, jak zauważają specjaliści, proces wymiany sprzętu i oprogramowania powinno się przeprowadzić w okresie prosperity. Wtedy są zarówno środki na przeprowadzenie zmian, jak i czas do osiągnięciem momentu, w którym systemy zaczną na siebie zarabiać.
Często popełnianym błędem jest zlecanie przeprowadzenia lub nadzorowania zmian działom informatycznym. Tymczasem, jak twierdzą specjaliści, ich pracownicy skupiają się przede wszystkim na aspektach technologicznych, zaniedbując wymagania biznesowe.
Warto poświęcić dużo uwagi na dokładne określenie wymagań firmy. Programy składają się z nadzorujących pracę poszczególnych działów firmy modułów. Dokładne określenie spodziewanych funkcjonalności pozwala zaoszczędzić. Ceny aplikacji ustalane są zazwyczaj indywidualnie podczas negocjacji z przedstawicielem handlowym, zależą zwykle od liczby licencji, zakresu koniecznych prac związanych z wdrożeniem systemu oraz liczby zamówionych modułów.