Z raportu przygotowanego przez Euler Hermes przy współpracy z Pracodawcami RP wynika, że problem narasta coraz bardziej. Kradzione są firmowe towary, materiały biurowe czy sprzęty, które podczas remanentu trzeba spisywać na straty. Nagminne jest wykorzystywanie samochodu służbowego do prywatnych celów albo finansowanie prywatnych zakupów kartą kredytową służącą do płacenia za zaopatrzenie dla firmy. O tym, że skala zjawiska jest coraz większa, może zdaniem ekspertów świadczyć fakt, że według ostatniego badania aż 30 proc. kradzieży zostało wykrytych przez przypadek, co może wskazywać, że sprawcy nie ukrywają specjalnie swoich działań. W roku 2011 r. przypadkowo ujawniono 24 proc. nadużyć.
Niestety, jak uważają specjaliści, nie ma złotego środka na zlikwidowanie kradzieży, można tylko spróbować je zredukować.
Ufaj, ale kontroluj
Skuteczność zapobiegania i zwalczania nieuczciwości pracowników zależy oczywiście od miejsca i warunków pracy. Wiadomo, że inaczej działa się w kopalni diamentów, mennicy czy wytwórni papierów wartościowych, inaczej w fabryce samochodów, jeszcze inaczej w supermarkecie, a jeszcze inaczej w biurze. Arsenał środków jest jednak spory – od socjo- i psychologicznych, poprzez wszelkiego rodzaju prewencję i właściwą organizację, kontrole, po wyszukane urządzenia techniczne. Chodzi o to, by z jednej strony pielęgnować lub wykształcić w pracowniku poczucia uczciwości i odpowiedzialności, a z drugiej strony świadomość, że organizacja pracy i system kontroli z góry skazują wszelkie nieuczciwe działania na porażkę.
Reklama
Załoga musi się więc liczyć z niezapowiedzianymi kontrolami, do których nikt nie będzie w stanie się przygotować, a pracodawca musi być gotów reagować na wszelkie anonimowe zgłoszenia. - Choć trzeba liczyć się z tym, że duża część nich to fałszywe tropy – wyjaśnia Bartosz Pikuła z Euler Hermes. Jego zdaniem w wykrywaniu nadużyć bardzo pomocne są audyty. Ale nie te wewnętrzne, czyli prowadzone przez pracowników firmy. – Zawsze istnieje ryzyko zmowy wśród pracowników, a w związku z tym i nierzetelnie przeprowadzonego audytu – dodaje Pikuła.
Dużo lepszy efekt może przynieść audyt zewnętrzny, czyli przeprowadzony przez wynajętą do tego firmę. Za taki audyt trzeba jednak zapłacić. Cena zależy nie tylko od wielkości firmy, liczby zatrudnionych pracowników, ale i od liczby dokumentów, które trzeba przejrzeć. Audyt finansowy jest o połowę tańszy od tego, w którym sprawdzeniu podlegać będzie bezpieczeństwo danych komputerowych. – Ceny wahają się w granicach 3 – 15 tys. zł. – informuje pracownik firmy Audyt Ekspert, który dodaje, że w zupełności wystarczy przeprowadzanie takich kontroli raz do roku.
Pod warunkiem jednak, że audyty zostaną powiązane z procesem rozdzielnia funkcji w firmie, tak by jeden pracownik nie miał zbyt dużo kompetencji, bo to sprzyja nadużyciom.
Dlatego dane do przelewów powinny być weryfikowane i zatwierdzane przez co najmniej dwie osoby. Dostęp do komputerów dobrze jest ograniczyć przez zastosowanie zmienianych okresowo haseł dostępu.
Na gorącym uczynku
Działania te to jednak mało, by w wyraźny sposób ograniczyć kradzieże w firmie. W skrajnych przypadkach można sięgnąć po rozwiązania, które pozwolą śledzić każdy ruch pracowników i zabezpieczyć wszystkie produkty z którymi personel ma do czynienia. Dotyczy to szczególnie handlu, w którym w 2011 r. straty przedsiębiorców spowodowane kradzieżami przez pracowników oszacowano na ponad 1,7 mld zł, o około 300 mln zł więcej niż rok wcześniej.
W tej branży zdecydowanie najlepiej radzą sobie systemy antykradzieżowe, które zabezpieczają towar nie tylko przed klientami z zewnątrz, ale i załogą firmy. W raporcie The Globar Retail Theft Barometer (GRTB) na temat kradzieży w handlu detalicznym 29 proc. europejskich firm stwierdziło, że ich stosowanie powoduje ograniczenie kradzieży.
Obecnie na rynku dostępne są bramki antykradzieżowe, które montuje się we framugach drzwi, przez co są zupełnie niewidoczne dla klientów i pracowników. – Najnowsze gwarantują też dużą ochronę przejścia między antenami, wynoszącą 2,40 metra – mówi Stéphane Michaud z firmy AGIS Fire & Security.
Koszt zabezpieczenia niewielkiego sklepu przy wykorzystaniu nowoczesnej technologii zaczyna się już od ok. 10 tys. zł (w zależności od systemu).
W koszty wliczony jest nie tylko zakup bramek, ale i klipsy antykradzieżowe, dezaktywatory czy magnetyczne rozszywacze do zdejmowania zabezpieczeń z produktów.
Eksperci radzą, aby co jakiś czas wymieniać systemy, bo technologia bardzo idzie do przodu.
Na rynku zabezpieczeń pojawiają się wciąż nowe produkty. Mowa na przykład o klipsach bezigłowych, które znajdą zastosowanie w sklepach odzieżowych. – To stosunkowo nowy produkt, który nie jest jeszcze dobrze znany złodziejom. Dlatego nie zostały jeszcze wypracowane przez nich metody sabotażu tego typu urządzeń – wyjaśnia Stéphane Michaud.
Koszt zakupu takiego klipsa to około 5 zł. Zabezpieczenie nim odzieży w sklepie może więc być nawet dwa razy droższe niż tradycyjnym klipsem. – Ale tylko w momencie zakupu. Bo w całym okresie użytkowania ta technologia jest tańsza. W klipsach igłowych raz na jakiś czas trzeba bowiem wymienić igłę, co generuje dodatkowe koszty – tłumaczy Stéphane Michaud.
Pod ochroną
Prawda jest jednak taka, że pracownicy, gdy są w zmowie są w stanie obejść wszelkie zabezpieczenia antykradzieżowe. Dlatego w sklepach czy zakładach produkcyjnych powinna zostać zatrudniona ochrona. W raporcie GRTB za skuteczny sposób uznało to 32 proc. przebadanych firm. W sklepie pracownik ochrony powinien stać przy linii kas. Jeśli kas jest kilkanaście, jak w dużych hipermarketach, powinno zostać zatrudnionych przynajmniej trzech ochroniarzy. Oprócz tego jeden albo dwóch powinno działać na zasadzie ukrytego klienta na sali sprzedaży. Wówczas mają szansę wykryć kradzieże niewidoczne dla kamery, w tym też te dokonywane przez pracowników sklepu.
– W zakładach produkcyjnych pracownik ochrony powinien być przy każdej bramie, przy której odbywa się ruch kołowo-pieszy. Jeśli brama jest jedna, wystarczy 3 pracowników do całodobowej ochrony zakładu – wylicza Tomasz Ilnicki, dyrektor ds. handlowych Zakładów Usługowych „EZT”. Jeden z nich, jak dodaje, powinien być upoważniony do kontroli bagażu i osobistych toreb pracowników opuszczających teren zakładu. – Wymaga to jednak uchwalenia regulaminu w firmie, na który zgodzi się nie tylko pracodawca, ale i pracownicy, czy związki zawodowe – uzupełnia. Za wynajęcie nielicencjonowanego ochroniarza trzeba zapłacić około 10-12 zł za godzinę pracy.
Skutecznym sposobem na ograniczenie kradzieży, których sprawcami są też pracownicy, jest zainstalowanie w firmie monitoringu. W Polsce na rozbudowany system stawia 62 proc. firm.
Eksperci doradzają, że w firmach, w których zachodzi podejrzenie co do nadużyć ze strony pracowników najlepiej sprawdzą się kamery cyfrowe z kątem widzenia równym 360 stopni, tzw. rybie oko. Ich zaletą jest to, że zawsze monitorują cały obszar i nie można ingerować w ich pracę. W sklepach można je wykorzystywać do podpatrywania w jaki sposób są prowadzone akcje marketingowe, czy towar przeznaczony w ich trakcie do degustacji faktycznie trafia do klientów.
Cena jednej kamery to ok. 3,5 – 5 tys. zł, ale urządzenie jest w stanie zastąpić kilka tradycyjnych. Jeśli chcemy zapisywać obraz potrzebny będzie rejestrator, w takiej sytuacji koszty zabezpieczenia niedużego obiektu wyniosą ok. 10 tys. zł. W magazynach, firmach logistycznych dobrze sprawdza się też kamery szynowe. Dzięki nim można dokładnie monitorować drogę, jaką pokonuje dany towar. Do tego w sposób zupełnie niezauważalny, bo są one podwieszane wysoko pod sufitem.
Bez polisy
Inwestowanie w dodatkowe środki ochrony jest niezbędne, gdyż towarzystwa ubezpieczeniowe standardowo nie oferują polisy, zabezpieczającej przed kradzieżą zwykłą, czyli taką, w której towar po prostu przepada i nie można wskazać winnych.
– Takie ubezpieczenie niesie ze sobą wysokie ryzyko wypłaty odszkodowania. Dlatego tylko na żądanie firmy rozszerza się warunki ogólnej polisy zabezpieczającej przed kradzieżą z włamaniem oraz przed rabunkiem – tłumaczy Damian Andruszkiewicz, dyrektor departamentu ubezpieczeń małych i średnich przedsiębiorstw w Compensa TU SA Vienna Insurance Group.
Nie jest to tanie rozwiązanie. Składka w małej firmie z tytułu rozszerzenia zakresu podstawowego ubezpieczenia wzrosłaby o 100 proc., czyli o jakieś 500 – 700 zł rocznie. Do tego suma, na jaką opiewałoby ubezpieczenie, wynosiłaby około 5 tys. zł. Jest to więc opłacalne tylko dla dużych graczy, których składka z tytułu podstawowego ubezpieczenia wynosi w skali roku kilka tysięcy złotych. Jej podniesienie o kolejnych kilka tysięcy jest więc do zaakceptowania. Szczególnie, że w przypadku takich firm ubezpieczyciele są wstanie zabezpieczać także duże kwoty przed kradzieżą zwykłą sięgające nawet 100 tys. zł.
Trzeba jednak pamiętać, że przy takim ubezpieczeniu zawsze ustalana jest franszyza redukcyjna. W praktyce oznacza to wypłatę odszkodowania, ale pomniejszonego o kwotę, za którą ubezpieczyciel nie ponosi odpowiedzialności.
Metody ograniczania przestępczości
● powinny być określone jasne zasady rekrutacji i selekcji pracowników,
● stanowiska, zakres obowiązków oraz odpowiedzialność na poszczególnych stanowiskach powinny być jasno określone i opisane, tak by pracownicy mieli dostęp do zasad, jakie obowiązują w firmie,
● trzeba sprawić, by praca nabrała dla pracowników znaczenia moralnego, wiązała się z cenionymi przez nich wartościami moralnymi,
● należy wprowadzić kodeks etyki pracowniczej,
● należy zapoznać każdego pracownika z wartościami firmy i powiązać je z czynnościami w pracy,
● nagrody, nawet symboliczne, mogą sprawić, że pracownicy ograniczają, a czasem nawet powstrzymują się przed kradzieżami,
● dobrze działa wprowadzenie jasnych zasad w zakresie kary i kontroli pracowników, dlatego warto organizować coraz bardziej powszechne na rynku audyty wewnętrzne,
● przeciwdziałać kradzieży pomagają warsztaty organizowane z wyspecjalizowanymi trenerami, czy psychologami biznesu.
