6 błędów przedsiębiorców, które najczęściej prowadzą do upadłości firmy

Poniżej przedstawiam sześć najczęstszych błędów, które w praktyce mogą prowadzić przedsiębiorców na skraj niewypłacalności.

1. Zaniedbania w zakresie rachunkowości

To jeden z czynników ryzyka, który w praktyce bywa niedoceniany. Księgowość jest często traktowana wyłącznie jako obowiązek podatkowy, podczas gdy rzetelne i bieżące dane finansowe powinny stanowić podstawę zarządzania przedsiębiorstwem. Brak kontroli nad kosztami, nierozliczone faktury, nieuporządkowana dokumentacja czy opóźnienia w zamykaniu okresów księgowych mogą prowadzić do utraty rzeczywistego obrazu sytuacji finansowej firmy.

W takich warunkach decyzje dotyczące inwestycji, zatrudnienia czy zaciągania kolejnych zobowiązań podejmowane są na podstawie niepełnych lub nieaktualnych informacji. Przedsiębiorca może w konsekwencji zwiększać koszty lub skalę działalności w sytuacji, gdy konieczne byłoby ich ograniczenie, nie dostrzegając narastającego problemu z płynnością finansową.

Zaniedbania w rachunkowości mają również istotne znaczenie z perspektywy prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego. Nieuporządkowana dokumentacja może utrudniać ustalenie momentu powstania niewypłacalności i ocenę terminowości złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości, a także znacząco komplikować przygotowanie spisu wierzytelności, planu restrukturyzacyjnego czy propozycji układowych w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

2. Brak monitorowania terminów płatności

Przedsiębiorcy często koncentrują się na pozyskiwaniu nowych kontraktów i zwiększaniu sprzedaży, nie kontrolując na bieżąco, kiedy należności faktycznie wpływają na konto. Tymczasem sam wzrost przychodów nie gwarantuje zachowania płynności finansowej.

Brak systematycznego monitorowania terminów płatności może prowadzić do paradoksalnej sytuacji: firma generuje wysokie przychody, ale nie dysponuje gotówką na bieżące regulowanie zobowiązań. Opóźnienia w płatnościach od kontrahentów przekładają się bezpośrednio na narastające zaległości wobec dostawców, pracowników, ZUS-u czy organów podatkowych.

W efekcie powstaje tzw. luka płynnościowa. Przedsiębiorstwo pozostaje rentowne na papierze, ale w praktyce traci zdolność do terminowego regulowania wymagalnych zobowiązań. To zaś może oznaczać powstanie stanu niewypłacalności i konieczność podjęcia działań prawnych, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.

3. Nieskuteczne ściąganie należności

Bezpośrednio związanym z monitorowaniem terminów płatności problemem jest brak konsekwencji w egzekwowaniu należności od kontrahentów. Przedsiębiorcy, obawiając się pogorszenia relacji biznesowych, często przez długi czas tolerują opóźnienia w płatnościach, nie podejmując odpowiednich działań.

W efekcie przedsiębiorstwo faktycznie finansuje działalność swoich kontrahentów, nierzadko przez wiele miesięcy, bez wynagrodzenia za korzystanie z kapitału. Tymczasem środki, które powinny zasilać bieżącą działalność firmy, pozostają zamrożone u jej dłużników.

Brak jasno określonej procedury windykacyjnej, rezygnacja z dochodzenia odsetek czy zwlekanie z podjęciem działań prawnych wobec nierzetelnych kontrahentów mogą istotnie pogorszyć płynność finansową przedsiębiorstwa. Skuteczne zarządzanie należnościami powinno być zatem stałym elementem zarządzania finansami firmy, a nie działaniem podejmowanym dopiero wtedy, gdy pojawia się kryzys.

4. Brak komunikacji z wierzycielami

Pojawienie się pierwszych problemów z płynnością finansową często prowadzi do unikania kontaktu z wierzycielami. Nieodbieranie telefonów, ignorowanie wezwań do zapłaty czy brak informacji o przyczynach opóźnień nie rozwiązują jednak problemu, lecz mogą istotnie pogorszyć sytuację przedsiębiorstwa.

Brak komunikacji prowadzi do utraty zaufania i ogranicza możliwość wypracowania polubownych rozwiązań, takich jak odroczenie terminu płatności czy rozłożenie zadłużenia na raty. Wierzyciel, który nie otrzymuje żadnych informacji, może zdecydować się na dochodzenie należności na drodze sądowej, a w dalszej kolejności również na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości dłużnika.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 20 ust. 1 Prawa upadłościowego wniosek o ogłoszenie upadłości może złożyć nie tylko sam dłużnik, ale również każdy z jego wierzycieli. Otwarta i odpowiedzialna komunikacja z wierzycielami może zatem pozwolić przedsiębiorcy zachować większą kontrolę nad sytuacją oraz zwiększyć szanse na wypracowanie rozwiązania, które pozwoli uniknąć eskalacji kryzysu.

5. Ignorowanie pierwszych sygnałów ostrzegawczych

Problemy finansowe przedsiębiorstwa rzadko pojawiają się z dnia na dzień. Zwykle poprzedza je szereg sygnałów ostrzegawczych, takich jak spadek marż, narastające zadłużenie, konieczność zaciągania nowych zobowiązań w celu spłaty wcześniejszych, utrata kluczowych kontrahentów czy rosnąca wartość przeterminowanych należności.

Jednym z najczęstszych błędów jest bagatelizowanie tych symptomów i odkładanie decyzji na później z nadzieją, że sytuacja poprawi się wraz z pojawieniem się kolejnego kontraktu lub większego wpływu. Tymczasem zwlekanie z reakcją może prowadzić do dalszego pogorszenia płynności i ograniczenia dostępnych możliwości działania.

Im wcześniej przedsiębiorca podejmie działania, tym więcej ma instrumentów pozwalających ustabilizować sytuację: od ograniczenia kosztów i renegocjacji warunków współpracy z kontrahentami, po skorzystanie z postępowania restrukturyzacyjnego. Wczesna reakcja może pozwolić nie tylko uniknąć niewypłacalności, ale również zachować zdolność do dalszego prowadzenia działalności.

6. Brak wiedzy o dostępnych narzędziach prawnych

Ostatnim, ale równie istotnym błędem jest przekonanie, że poważne problemy finansowe przedsiębiorstwa nieuchronnie prowadzą do upadłości. Tymczasem polskie prawo przewiduje cztery rodzaje postępowań restrukturyzacyjnych, których celem jest umożliwienie przedsiębiorcy zawarcia układu z wierzycielami i kontynuowanie działalności.

Restrukturyzacja, w odróżnieniu od postępowania upadłościowego, co do zasady służy uniknięciu likwidacji przedsiębiorstwa. Może pozwolić na zmianę warunków spłaty zobowiązań, odroczenie terminów płatności czy ich rozłożenie na raty, a w ramach postępowania sanacyjnego również na przeprowadzenie dalej idących zmian w przedsiębiorstwie.

Kluczowe znaczenie ma jednak moment podjęcia decyzji o restrukturyzacji. Przedsiębiorcy często sięgają po dostępne instrumenty dopiero wtedy, gdy sytuacja jest już bardzo trudna, a wierzyciele podejmują działania zmierzające do dochodzenia swoich należności lub składają wniosek o ogłoszenie upadłości. Tymczasem odpowiednio wczesne rozpoczęcie restrukturyzacji może istotnie zwiększyć szanse na przezwyciężenie kryzysu i dalsze prowadzenie działalności.

Podsumowanie

Każdy z opisanych błędów można ograniczyć, a często całkowicie wyeliminować, jeśli zostanie dostrzeżony odpowiednio wcześnie. Rzetelna dokumentacja, konsekwentne dochodzenie należności, bieżące monitorowanie sytuacji finansowej oraz otwarta komunikacja z wierzycielami nie wymagają zazwyczaj znacznych nakładów, a mogą uchronić przedsiębiorstwo przed narastaniem zadłużenia i utratą płynności.

Nawet w sytuacji, gdy problemy finansowe są już zaawansowane, nie oznacza to automatycznie konieczności zakończenia działalności. Prawo restrukturyzacyjne przewiduje instrumenty pozwalające przedsiębiorcy na uporządkowanie sytuacji finansowej, zawarcie porozumienia z wierzycielami i stworzenie warunków do dalszego prowadzenia działalności.

Kluczowy jest jednak czas reakcji. Im wcześniej przedsiębiorca podejmie działania, tym większy ma wybór dostępnych rozwiązań i tym większą kontrolę zachowuje nad sytuacją. Zwlekanie może natomiast doprowadzić do momentu, w którym inicjatywę przejmie wierzyciel, podejmując działania zmierzające do egzekucji lub składając wniosek o ogłoszenie upadłości.

Autorka: Barbara Tchórzewska
Adwokat, Doradca restrukturyzacyjny, Associate, kancelaria prawna Octo Legal