474 Pierwszym co właściciel mieszkania na wynajem powinien zrobić przed podpisaniem umowy jest weryfikacja drugiej strony transakcji. W ciągu ostatniego roku do bazy danych systemu Dokumenty Zastrzeżone trafiło 130 tys. dokumentów tożsamości. Należy dołożyć wszelkich starań, by sprawdzić, czy osoba podająca się za Jana Kowalskiego faktycznie owym Kowalskim jest.

Wynajmujący coraz częściej nie boją się zadawać pytań (także tych o sytuację materialną czy sposób finansowania opłaty za mieszkanie) i dobrze, bo wynajem mieszkania to biznes jak każdy, nie należy się bać dbania o swoje interesy. Można na przykład poprosić o przedstawienie raportu z Biura Informacji Kredytowej, zaświadczenia o dochodach lub innego dokumentu, który potwierdzi, że po drugiej stronie siedzi osoba wiarygodna, która nie będzie sprawiać problemów z płatnościami. Jeśli ktoś jest uczciwy i nie ma złych zamiarów, nie ma powodów, by nie pokazał w/w dokumentów.

475 Po uzgodnieniu warunków współpracy należy podpisać umowę najmu. Umowa powinna być sprawiedliwa i równo chronić interesy obu stron. Nie może być tak, że w świetle umowy jedna ze stron będzie uprzywilejowana. Dokument powinien też jasno precyzować granicę odpowiedzialności za koszty utrzymania nieruchomości, by nie było wątpliwości co do tego, kto ponosi jakie koszty.

476 Do umowy warto załączyć protokół, który rozwieje wszelkie wątpliwości co do stanu mieszkania i jego wyposażenia. Przy długoterminowej umowie trudno pamiętać, co dokładnie było na wyposażeniu nieruchomości i w jakim było stanie. Szczegółowy protokół i dokumentacja fotograficzna powinny rozwiązać ten problem.

477 Z punktu widzenia właściciela nieruchomości najbezpieczniej jest podpisać tzw. umowę najmu okazjonalnego, w obecności notariusza. Zabezpiecza ona właściciela mieszkania na wypadek problemów z płatnością i pozwala eksmitować lokatora, który nie będzie chciał się wyprowadzić po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy. Dokument taki musi być podpisany u notariusza, a dodatkowo niezbędne jest wskazanie przez najemcę lokalu, do którego będzie mógł się w razie czego wyprowadzić. Oczywiście do tego wymagana jest pisemna zgoda właściciela owego lokalu.

W razie niedopełniania obowiązku płacenia czynszu przez najemcę, wynajmujący może wypowiedzieć mu umowę najmu i wezwać go do opuszczenia mieszkania. Jeśli do tego nie dojdzie, właściciel mieszkania ma prawo zwrócić się do sądu z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności na oświadczenie podpisane przez najemcę przy sygnowaniu umowy. Po uzyskaniu w sądzie tytułu wykonawczego, sprawę należy skierować do komornika i następuje eksmisja.

Warto jednak wiedzieć, że rozwiązanie to jest przeznaczone tylko dla osób które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu nieruchomości.

478 Najpopularniejszym zabezpieczeniem stosowanym przy umowie najmu od dawna jest kaucja. To pieniądze przekazywane właścicielowi mieszkania przez najemcę przy podpisywaniu umowy. Są to środki na poczet ewentualnych zniszczeń w mieszkaniu lub nieterminowych płatności. Przyjętą praktyką rynkową jest pobieranie kaucji w wysokości miesięcznego czynszu. Jeśli zakończenie umowy przebiegnie bezproblemowo, kaucja po prostu wraca do najemcy. Czasem właściciel mieszkania chce otrzymać kaucję wyższą niż jednorazowy czynsz, należy jednak mieć na uwadze fakt, że dla części potencjalnych najemców może to być odstraszające.