rozwiń >

Jako radca prawny wspierający agencje nieruchomości, widzę wyraźny trend: na rynku utrzymują się nie ci, którzy potrafią tylko sprzedawać, ale ci, którzy potrafią bezpiecznie przeprowadzać transakcje.

Poniżej prezentuję kilka dobrych rad, jak otworzyć biuro nieruchomości zgodnie z przepisami i nie narazić się na kary od UOKiK, GIIF, PUODO, czy roszczenia cywilnoprawne.

Krok 1: Forma prawna – JDG czy spółka z o.o.?

To pierwsze pytanie, które słyszę od przyszłych pośredników. Odpowiedź zależy od Twojego apetytu na ryzyko. Jednoosobową działalność gospodarczą założysz szybciej i wiązać się ona będzie z mniejszymi kosztami prowadzenia (np. obsługa księgowa). Z drugiej strony wiąże się ona z nieograniczoną odpowiedzialnością za zobowiązania. Spółka stanowi rozwiązanie bezpieczniejsze dla majątku prywatnego, ale jest to rozwiązanie znacznie droższe i bardziej skomplikowane.

Jeżeli planujesz zatrudniać innych agentów lub obsługiwać rynek komercyjny/premium, to zasadniczo lepszym wyborem okazać się może spółka z o.o. W przypadku obsługi najmu i sprzedaży w relacjach z osobami fizycznymi na własną rękę, wystarczającym może być jednoosobowa firma.

Przekształcenie działalności w spółkę z o.o.
Przekształcenie działalności w spółkę z o.o.

Zobacz również

Krok 2: Polisa OC – Twój ustawowy obowiązek

Mimo deregulacji, zawód pośrednika nadal jest regulowany przez ustawę o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z art. 181 ust. 3 u.g.n., pośrednik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa. Kiedy kupić OC? Najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie wykonywania czynności pośrednictwa. Minimalna suma gwarancyjna obecnie wynosi równowartość 25 000 euro.

Sankcja za brak OC to nie tylko ryzyko cywilne. Inspekcja Handlowa nakłada za to kary administracyjne, które są dotkliwe i nieuchronne.

Krok 3: Umowa pośrednictwa

Art. 180 ust. 3 u.g.n. stanowi jasno: "Umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności."

Co to oznacza w praktyce? Forma pisemna to klasyczny podpis długopisem na papierze. Forma elektroniczna to nie jest skan wysłany mailem ani podpis Profilem Zaufanym (to będzie forma dokumentowa, a więc niższa). Dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rygor nieważności oznacza, że jeśli ustalisz prowizję z klientem ustnie przez SMS, zwykłym mailem, czy w każdej innej formie nie będącej pisemną lub elektroniczną to umowa jest nieważna. Powyższe może skutkować tym, że nie otrzymasz od klienta wynagrodzenia.

Co musi zawierać dobra umowa?

  1. Zakres czynności pośrednictwa (za co dokładnie odpowiadasz?).
  2. Sposób ustalenia wynagrodzenia (prowizja procentowa, czy kwotowa? Brutto czy netto?).
  3. Klauzula wyłączności (jeśli dotyczy) – precyzyjnie sformułowana, by nie była klauzulą niedozwoloną (abuzywną).

Krok 4: AML – Procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy

To temat, o którym zapomina wiele nowych biur nieruchomości, a który może kosztować najwięcej. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami są tzw. Instytucjami Obowiązanymi w rozumieniu Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Twoje obowiązki wynikające z ustawy to m.in.:

  1. Wdrożenie wewnętrznej procedury AML: Musisz mieć dokument opisujący, jak weryfikujesz klientów.
  2. Identyfikacja klienta i Beneficjenta Rzeczywistego: Musisz wiedzieć, kto faktycznie stoi za spółką kupującą biurowiec.
  3. Ocena ryzyka: Każdą transakcję musisz ocenić pod kątem ryzyka prania brudnych pieniędzy.
  4. Zgłaszanie do GIIF: Podejrzane transakcje muszą być raportowane.

Brak dostosowania to ryzyko kary administracyjnej.

Krok 5: RODO i Prawa Konsumenta

Jako pośrednik przetwarzasz ogromne ilości danych (księgi wieczyste, numery PESEL, sytuacja rodzinna). Powinieneś wdrożyć politykę przetwarzania danych osobowych, prowadzić rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr naruszeń, a każdy klient musi otrzymać klauzulę dot. przetwarzania jego danych oraz pouczenie o przysługujących mu w związku z tym prawach.

Jeśli podpisujesz umowę z klientem poza biurem (np. w jego mieszkaniu podczas przyjmowania oferty) lub na odległość, a jest on konsumentem to przysługuje 14 dni na odstąpienie od umowy. O tym uprawnieniu musisz klienta pouczyć i być w stanie wykazać, że zrobiłeś to skutecznie. Jeśli nie poinformujesz go o tym prawie, termin wydłuża się do 12 miesięcy! Aby zacząć działać od razu, musisz pobrać od klienta oświadczenie, że żąda on natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia usługi i przyjmuje do wiadomości utratę prawa do odstąpienia.

Krok 6: Zakres czynności – co wolno pośrednikowi?

Deregulacja usunęła definicję czynności pośrednictwa, ale orzecznictwo sądowe ją wypracowało. Pamiętaj, że jako pośrednik nie jesteś radcą prawnym ani doradcą podatkowym. W umowie warto wyraźnie zaznaczyć, że Twoje doradztwo dotyczy warunków rynkowych, a nie skutków prawnych i podatkowych transakcji sprzedaży. Uchroni Cię to przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z brakiem rozeznania klienta, co do skutków prawnych i podatkowych transakcji.

Podsumowanie: Jak wystartować mądrze?

Start w branży nieruchomości to wejście w gęstą sieć przepisów prawnych. Twój "zestaw startowy" powinien zawierać przede wszystkim:

  1. Bezpieczny wzór umowy pośrednictwa (dla klienta kupującego i sprzedającego).
  2. Procedurę AML i formularze oceny ryzyka.
  3. Regulamin świadczenia usług i pełną dokumentację RODO.
  4. Wiedzę, jak zabezpieczyć swoją prowizję w umowie i w akcie notarialnym.

Warto zadbać o swój biznes już na starcie i skonsultować się z radcą prawnym, który będzie w stanie udzielić Ci profesjonalnego wsparcia we wszystkich ww. obszarach ryzyka.