Staż pracy po nowemu od 2026 r. PIP zapowiada kontrole i ostrzega przed nadużyciami pracodawców [WYWIAD]

Zmiany w przepisach dotyczących stażu pracy to jedna z najpoważniejszych reform prawa pracy ostatnich lat. Od 2026 roku pracownicy zyskają możliwość zaliczania nowych okresów aktywności zawodowej do stażu, od którego zależą takie uprawnienia jak wymiar urlopu, dodatek stażowy czy nagrody jubileuszowe. Jednocześnie to właśnie te zmiany mogą stać się źródłem licznych sporów - zarówno interpretacyjnych, jak i finansowych.

W przestrzeni publicznej pojawiają się pytania: Czy pracodawcy nie będą nadużywać prawa do odmowy uwzględnienia określonych okresów? Jakie wsparcie otrzyma pracownik, który poczuje się pokrzywdzony? Czy PIP przygotowała się na lawinowy wzrost skarg? O wyzwaniach, ryzykach, ale także narzędziach, którymi dysponuje Inspekcja, opowiada Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki.

PIP: będziemy monitorować stosowanie nowych przepisów

Iga Leszczyńska (IL): Czy Państwowa Inspekcja Pracy będzie wspierać pracowników w egzekwowaniu prawidłowego naliczania stażu pracy zgodnie z nowymi przepisami?

Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki (MS): Państwowa Inspekcja Pracy z pewnością będzie monitorować sposób stosowania nowych przepisów dotyczących wliczania określonych w nowych przepisach okresów aktywności zawodowej do stażu pracy, a w szczególności w zakresie uprawnień pracowniczych, uzależnionych od długości zatrudnienia. W ramach swoich ustawowych kompetencji inspektorzy pracy będą mogli podejmować działania kontrolne w sytuacji, gdy pracodawca nieprawidłowo ustali staż pracy, nie uwzględni w nim udokumentowanych form aktywności zawodowej lub w konsekwencji nieprawidłowo naliczy pracownikowi dodatek stażowy, nagrodę jubileuszową czy inne świadczenie. W toku kontroli inspektor pracy oceni zgodność postępowania pracodawcy z obowiązującymi przepisami i jeśli stwierdzi nieprawidłowości – skieruje polecenie lub wniosek w wystąpieniu. Niezależnie od działań kontrolnych będzie również wspierać strony stosunku pracy poradami prawnymi w zakresie interpretowania i stosowania nowych przepisów.

Z praktycznego punktu widzenia można się spodziewać, że w pierwszym okresie obowiązywania nowych regulacji, w Państwowej Inspekcji Pracy odnotuje się znaczący wzrost liczby skarg i zapytań dotyczących zasad wliczania poszczególnych okresów do stażu pracy. Będziemy analizować te przypadki pod kątem jednolitości stosowania nowych przepisów.

Warto jednak zaznaczyć, że zaliczenie nowych okresów zatrudnienia do stażu pracy będzie możliwe:

• od 1 stycznia 2026 r. w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
• od 1 maja 2026 r. w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych.

Należy też pamiętać, iż pracownicy nie będą mieli roszczenia o uzupełnienie uprawnień przysługujących im przed wejściem w życie ustawy.

Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca zaniży staż pracy?

IL: Jakie działania może podjąć Państwowa Inspekcja Pracy, jeśli pracownik zgłosi zastrzeżenia dotyczące nieuwzględnienia przez pracodawcę określonych okresów w stażu pracy?

MS: W przypadku, gdy pracownik zgłosi zastrzeżenia dotyczące nieuwzględnienia przez pracodawcę określonych okresów w stażu pracy, Państwowa Inspekcja Pracy będzie mogła podjąć interwencję, w granicach swoich ustawowych kompetencji. Inspektor pracy przeprowadzi w kontrolę, której celem będzie ustalenie, czy uprawnienia pracownicze, zależne od stażu pracy, zostały ustalone zgodnie z nowymi przepisami.

Jeśli w wyniku przeprowadzonych czynności inspektor stwierdzi nieprawidłowości, będzie uprawniony do skierowania polecenia lub wystąpienia, w tym wniesienie o prawidłowe naliczenie poszczególnych składników wynagrodzenia. W sytuacjach bezspornych, zaistnieje również możliwość wydania decyzji płacowej zobowiązującej podmiot kontrolowany do wypłaty należnego składnika wynagrodzenia.

Warto jednak zaznaczyć, że w razie braku konsensusu pomiędzy stronami stosunku pracy, w przypadkach, w których zaliczenie okresu aktywności zawodowej do stażu pracy nie będzie oczywiste lub nie będzie wynikać wprost z przepisów prawa pracy, rozstrzygnięcie problemu będzie należało do sądu pracy. Pracownik zostanie przy tym poinformowany przez inspektora pracy o możliwych rozwiązaniach i sposobach załatwienia sprawy.

Z praktyki kontrolnej Państwowej Inspekcji Pracy wynika jednak, że działanie inspektora pracy może w takich sytuacjach skutecznie doprowadzić do skorygowania nieprawidłowości, bez potrzeby angażowania w to sądu.

Ryzyko nadużyć po stronie pracodawców

IL: Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, pracodawca będzie mógł odmówić uznania danego okresu, jeśli budzi on wątpliwości. Czy Pana zdaniem, istnieje ryzyko, że niektórzy pracodawcy mogą nadużywać tego uprawnienia?

MS: Rzeczywiście, zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy, pracodawca będzie mógł odmówić zaliczenia określonego okresu do stażu pracy, jeśli pojawią się uzasadnione wątpliwości co do charakteru tego okresu lub jego zgodności z przepisami. Z formalnego punktu widzenia jest to logiczne rozwiązanie – ustawodawca nie przewidział automatyzmu, lecz pozostawił pracodawcy pewien zakres swobody w ocenie dowodów przedstawionych przez pracownika.

Nie można jednak wykluczyć, że w praktyce niektórzy pracodawcy będą nadużywać tego uprawnienia, interpretując nowe przepisy zbyt szeroko lub wykorzystując wątpliwości co do ich interpretacji jako pretekst do odmowy uwzględnienia jakiegoś okresu w stażu pracy. Ryzyko takie istnieje zwłaszcza w sytuacjach, gdy okres aktywności nie będzie oskładkowany, gdy dowodem potwierdzającym zatrudnienie nie będzie mogło być zaświadczenie z ZUS. W takich przypadkach rola Państwowej Inspekcji Pracy będzie kluczowa – zarówno w aspekcie prowadzenia działań prewencyjno-informacyjnych, jak i w reagowaniu na zgłoszenia pracowników.

Kontrole interpretacji przepisów i walka z dowolnością ocen

IL: Czy Państwowa Inspekcja Pracy planuje kontrolować sposób, w jaki pracodawcy interpretują nowe przepisy dotyczące stażu pracy i weryfikować, czy nie dochodzi do ich nadużyć?

MS: Z systemowego punktu widzenia istotne będzie, aby w początkowym okresie obowiązywania nowych regulacji wypracować jednolitą praktykę ich stosowania, tak by nie dochodziło do dowolnej ich oceny przez poszczególnych pracodawców. Zarówno orzecznictwo sądów pracy, jak i stanowiska organów nadzoru, będą miały tu istotne znaczenie.

Państwowa Inspekcja Pracy, zgodnie ze swoimi ustawowymi kompetencjami będzie monitorować stosowanie nowych przepisów dotyczących wliczania okresów aktywności zawodowej do stażu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości ich ustalania i zaliczenia do uprawnień pracowniczych. Kontrole prowadzone przez inspektorów będą mogły obejmować zarówno ocenę formalnej zgodności działania pracodawcy z przepisami, jak i analizę praktyk, które będą mogły prowadzić do nadużyć lub dyskryminacji pracowników.

W toku takich działań inspektorzy będą w szczególności sprawdzać, czy odmowa zaliczenia określonych okresów do stażu pracy znajduje oparcie w przepisach, czy też wynika z nadmiernej dowolności lub błędnej interpretacji prawa. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości inspektor będzie odpowiednio reagował, kierując środki prawne przewidziane w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy.

Warto podkreślić, że rolą Inspekcji w tym przedmiocie będzie nie tylko reagowanie na indywidualne zgłoszenia, ale także wspieranie pracodawców w prawidłowym stosowaniu nowych przepisów.

Chaos interpretacyjny? Inspekcja uspokaja, ale ostrzega

IL: Czy obawia się Pan, że wprowadzenie nowych zasad wliczania dodatkowych okresów do stażu pracy może wywołać chaos interpretacyjny lub zwiększyć liczbę sporów między pracownikami a pracodawcami?

MS: Wprowadzenie nowych zasad z jednej strony ma na celu poszerzenie listy aktywności zawodowych zaliczanych do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, z drugiej strony niesie ze sobą ryzyko wystąpienia niejasności interpretacyjnych, szczególnie w pierwszym okresie ich stosowania. Jest to naturalne zjawisko przy każdej istotnej zmianie przepisów prawa pracy, zwłaszcza gdy dotyczą one dużej grupy zatrudnionych.

Możliwe jest, że początkowo pojawi się zwiększona liczba spraw spornych między pracownikami a pracodawcami, wynikających z odmiennej oceny dotychczasowej aktywności zarobkowej zatrudnionego. Właśnie dlatego rola Państwowej Inspekcji Pracy będzie w tym zakresie tak ważna – zarówno w aspekcie poradnictwa, jak i monitorowania praktyki stosowania nowych przepisów przez pracodawców.

Jednocześnie istotne będzie wypracowanie ujednoliconej praktyki – poprzez publikowanie wytycznych, prowadzenie działań edukacyjnych, analizę napływających do Inspekcji skarg i wniosków, a także monitoring wyroków wydawanych przez sądy w takich sprawach. Takie działania będą sprzyjać ograniczeniu potencjalnych konfliktów na przyszłość i zapewnieniu spójności stosowania nowych regulacji w całym kraju.

Choć ryzyko sporów istnieje, istnieją również mechanizmy, które pozwalają ograniczyć ich liczbę a nawet je wyeliminować, zapewniając prawidłowe wdrożenie nowych przepisów.

Konsekwencje zaniżania stażu pracy

IL: Jakie konsekwencje mogą grozić pracodawcy, który błędnie lub celowo zaniża staż pracy pracownika, wpływając tym samym na jego uprawnienia do urlopu, dodatków czy odpraw?

MS: Pracodawcy, którzy błędnie lub celowo zaniżą staż pracy pracownika, jednocześnie wpływając na jego uprawnienia pracownicze, będą kontrolowani - w wyniku czego inspektorzy pracy będą mogli skierować do nich środki prawne przewidziane w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy. Mogą więc zostać zobowiązani do niezwłocznego uzupełnienia wymiaru urlopu wypoczynkowego, czy wypłacenia zaniżonego składnika wynagrodzenia. Ponadto w przypadku stwierdzenia, że działanie pracodawcy wypełnia znamiona wykroczenia, inspektor pracy będzie mógł nałożyć na pracodawcę grzywnę w postaci mandatu karnego lub skierować wniosek do sądu o ukaranie. W tym miejscu warto zauważyć, że zarówno bezpodstawne obniżenie wymiaru urlopu, jak i bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia czy innego świadczenia, zostało stypizowane w art. 282 Kodeksu pracy jako wykroczenie.

Co istotne, w skrajnych przypadkach, jeżeli działanie osoby wykonującej czynności w sprawach z zakresu prawa pracy przyjmie charakter złośliwy lub uporczywy, inspektor pracy będzie mógł również skierować zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu przestępstwa z art. 218 Kodeksu karnego.

Jak PIP przygotowuje się do wdrożenia zmian od 2026 r.?

IL: W jaki sposób Państwowa Inspekcja Pracy przygotowuje się do wdrożenia nowych regulacji?

MS: Podejmujemy w tym zakresie działania zarówno organizacyjne, jak i edukacyjne. W pierwszej kolejności prowadzone są analizy przepisów pod kątem ich praktycznego znaczenia dla pracodawców i pracowników.

Prowadzimy też prace nad przygotowaniem materiałów informacyjnych dla pracodawców i pracowników, a także zapewnieniem jednolitego podejścia do interpretacji nowych przepisów przez inspektorów.