Przedsiębiorca musi mieć czas na wypełnienie wniosku o ubezpieczenie, w którym dostarczy ubezpieczycielowi wszystkich informacji potrzebnych do oceny ryzyka. Jego wypełnienie jest czasami traktowane przez firmy jako zbędna konieczność. Na ten wymóg warto jednak patrzeć jak na możliwość zaprezentowania firmy, która w sposób świadomy i racjonalny zarządza swoimi należnościami. Dzięki temu przedsiębiorca może w pełni skorzystać z ochrony, nie płacąc przy tym zbyt wysokich składek. Podpisanie umowy wymaga też od przedsiębiorcy wdrożenia systemu wewnętrznych procedur nadzorowania kredytu kupieckiego, co również trwa. Im lepsza kontrola ryzyka w firmie, tym te wydatki mogą być niższe.
Limit kredytowy a obrót
Dlatego przy zawieraniu umowy często potrzebne jest zebranie szczegółowych informacji dotyczących częstotliwości wystawiania faktur z tytułu sprzedaży, wpisywanych na fakturze terminów płatności oraz planowanej rocznej sprzedaży. To podstawa do określenia wspólnie z klientem właściwego poziomu potrzebnego limitu kredytowego, będącego maksymalnym bezpiecznym saldem należności od kontrahenta, które pomniejszone o udział własny stanowi górną granicę odpowiedzialności ubezpieczyciela za długi danego dłużnika wobec ubezpieczającej się firmy.
Ten element bywa zaskoczeniem dla przedsiębiorców, którzy utożsamiają limit kredytowy z realizowanym obrotem. Tymczasem ubezpieczyciel po to analizuje sytuację kontrahentów przedsiębiorcy, żeby określić bezpieczny poziom ekspozycji danego przedsiębiorcy na ryzyko upadłości. Dlatego limit kredytowy może, ale nie musi równać się realizowanemu obrotowi.
Reklama
Wcześniejsza informacja
Są też sytuacje, w których ubezpieczyciel nie może przyznać limitu. Firmy, chcąc zachęcić nowych, szczególnie tych dużych, partnerów do współpracy gospodarczej, są często postawione przed alternatywą: albo sprzedaż z odroczonym terminem płatności, albo brak tej sprzedaży lub też jej znacznie mniejsza skala. Tylko poprzez sprawdzenie swoich kontrahentów w bazach danych ubezpieczyciela, a następnie transfer ryzyka na jego rachunek, możliwy jest dodatni impuls stymulujący wzrost sprzedaży danej firmy. W tej sytuacji przedsiębiorcy, którzy chcą to ryzyko scedować na ubezpieczyciela, muszą zwracać się do niego o wyznaczenie limitu dla danego kontrahenta.
Większość firm skoncentrowana jest na maksymalizacji skali obrotów i często nie mają dostępu do danych finansowych swoich odbiorców oraz informacji na temat ich zachowań w stosunku do innych dostawców. Takie informacje są w posiadaniu ubezpieczycieli. Dwa odmienne spojrzenia na kontrahenta mogą czasami rodzić nieporozumienia, jeżeli w opinii korporacji dany dłużnik nie zasługuje na limit w kwocie wnioskowanej przez firmę. Powzięte przez korporację informacje o problemach płatniczych dłużników, którzy mieli wcześniej przyznane indywidualne limity kredytowe, przeradza się czasami w obniżenie lub anulowanie wcześniej obowiązującego limitu kredytowego.
Otrzymania z korporacji informacji o braku możliwości przyznania limitu nie należy rozpatrywać w kategoriach złej woli analityków ubezpieczeniowych, lecz jako element prewencji przed poniesieniem dużych strat.
W tym kontekście warto wyjaśnić instytucję tzw. dłużnika nienazwanego, czyli mechanizm automatycznego limitu kredytowego, stosowany przy dużym rozdrobnieniu liczby odbiorców. Wysokość tego limitu jest ustalana indywidualnie dla każdej umowy ubezpieczenia przy uwzględnieniu struktury ilościowo-wartościowej portfela należności ubezpieczającej się firmy. Klauzula ta zawiera zamknięty katalog wymogów i warunków, które powinna spełnić firma dłużnika, jeżeli jej zobowiązania handlowe wobec ubezpieczającego się sprzedawcy mają być objęte ochroną, a sprzedawca nie decyduje się wystąpić o indywidualny limit kredytowy dla danej firmy. Takie warunki wprowadzają element stabilizacji i bezpieczeństwa w relacje handlowe pomiędzy sprzedawcą i jego dłużnikami. Pozwala to prowadzić bezpieczną sprzedaż z odroczonym terminem płatności bez konieczności poddawania poszczególnych dłużników indywidualnej ocenie Korporacji.
Lepiej ubezpieczać wszystkich
Jest to szczególnie wskazane, gdy duży portfel klientów stanowią osoby prowadzące indywidualną działalność gospodarczą. Zawarte w klauzuli warunki powinny być traktowane jako systemowy zawór bezpieczeństwa, a nie jako ograniczenie działalności handlowej. Rozważne stosowanie tych warunków pozwoli uniknąć problemów z utraconymi należnościami. Trzeba też pamiętać, że przekroczenie dopuszczalnego w klauzuli limitu ubezpieczenia jednego dłużnika nienazwanego, będzie skutkowało brakiem ochrony części należności przekraczającej limit.
Jeszcze do niedawna wiele firm było przekonanych, że są w stanie same zidentyfikować najbardziej ryzykownych kontrahentów. W związku z tym postulowały deklarowanie do ubezpieczania tylko część swoich kontrahentów, uważając, że znakomita większość z nich jest bezpiecznymi i pewnymi dłużnikami. Uważano, że nie warto zabezpieczać tak pewnych, wieloletnich kontrahentów. Wydarzenia ostatnich miesięcy zweryfikowały ten pogląd. Zgłaszają się do nas firmy, które wcześniej w ogóle nie przypuszczały, że mogą mieć kiedykolwiek problemy ze ściągalnością swoich należności. Jednym z przykładów jest branża dostawców wyposażenia i półfabrykatów dla przemysłu samochodowego. Lekceważenie zasady dywersyfikacji ryzyka dało ostatnio o sobie znać w sposób bardzo bolesny niektórym firmom. Obecnie zdarza się, że firma zgłasza się po ubezpieczenie swoich należności zbyt późno, gdy ich większość jest już znacząco po terminie płatności.
Drogie wysokie limity
W przypadku ubezpieczania należności istnieje ścisły związek pomiędzy wysokością płaconej składki a wysokością maksymalnego odszkodowania. Problem pojawia się, gdy firmy przy stosunkowo niewielkiej skali rocznych obrotów wnioskują o niewielką ilość limitów kredytowych, których wartość jest bliska realizowanej sprzedaży do danego kontrahenta. Wtedy w przypadku przyznania przez korporację wnioskowanego poziomu limitu konieczne jest takie ustalenie składki, która pozostawałaby w odpowiedniej relacji do zabezpieczanych limitów. Powoduje to niekiedy taką sytuację, iż przy niewielkim rocznym obrocie jest relatywnie wysoka składka, wynikająca właśnie z dużej wysokości limitów. Czasami, może być to element zniechęcający firmy do zawarcia ubezpieczenia. W takich przypadkach warto ponownie zastanowić się, czy konieczne jest zabezpieczenie limitów o tak dużej relatywnej wartości lub też np. doprowadzenie do skrócenia terminów płatności. Zawsze potrzebna jest tutaj dokładna analiza, w której mogą i powinni uczestniczyć przedstawiciele ubezpieczyciela.
Kiedy koniec umowy
Najczęściej umowy ubezpieczenia zawierane są na czas nieokreślony, z możliwością wypowiedzenia przez każdą ze stron, najpóźniej na jeden miesiąc przed końcem danego roku ubezpieczeniowego. Często klienci mają wątpliwości co do zasadności takiej konstrukcji umowy, ale pozwala ona uniknąć sytuacji, kiedy ochrona wygasałaby automatycznie po roku i nagle realizacja dostaw nie byłaby objęta ubezpieczeniem. Nie ma przeszkód, aby w sposób ciągły monitorować realizację umowy i odpowiednio wcześniej zgłaszać wnioski o jej modyfikację. Dodatkowym czynnikiem jest konieczność zgłaszania ubezpieczonych obrotów oraz obowiązek bieżącego czuwania nad terminowością spłat przez poszczególnych dłużników, tak aby w odpowiednim momencie reagować zgłoszeniem spraw do windykacji i wstrzymywać dalszą realizację sprzedaży. Ta ciągłość pracy z umową i nieustanne czuwanie nad poprawnością jej funkcjonowania stanowią dodatkowe elementy zabezpieczające przed przeoczeniem faktu wejścia w nowy okres rozliczeniowy.
RADY DLA PRZEDSIĘBIORCÓW
O czym powinien pamiętać przedsiębiorca zawierający ubezpieczenie kredytu kupieckiego
● Limit kredytowy wskazuje, jakie jest bezpieczne saldo należności od kontrahenta.
● Informację o braku przyznania limitu dla danego kontrahenta warto traktować jako element prewencji.
● Nawet przy zastosowaniu mechanizmu automatycznego limitu kredytowego, przekroczenie dopuszczalnego w klauzuli limitu ubezpieczenia jednego dłużnika nienazwanego, będzie skutkowało brakiem ochrony części należności przekraczającej limit.
● Lepiej ubezpieczyć wszystkich niż wybranych kontrahentów – koszty nie rosną znacząco, a zabezpieczenie jest lepsze
● Przy niewielkiej liczbie limitów kredytowych, niemal równych obrotowi z danym kontrahentem, warto zastanowić się nad skróceniem terminów płatności.
● Umowa ubezpieczenia kredytu, w przeciwieństwie do większości umów ubezpieczenia, nie wygasa automatycznie po upływie np. roku.
● Terminy poszczególnych etapów windykacji mogą być dostosowane do sytuacji i preferencji klienta, ale nie za cenę zmniejszenia prawdopodobieństwa ostatecznego odzyskania długu.
NAJCZĘSTSZY PROBLEM – WINDYKACJA
Najczęstszym przypadkiem problemów napotykanych przez firmy sprzedające z odroczonym terminem płatności jest kwestia opóźniania zapłaty należności przez kontrahentów ponad wyznaczony na fakturze lub w umowie termin. Jest to tzw. przewlekła zwłoka. Jeżeli taka sytuacja w relacji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą utrzymuje się przez dłuższy czas, to w ostatecznym rezultacie następuje wypłata odszkodowania przez ubezpieczyciela. Zanim jednak ona nastąpi, cały okres podzielony jest zwykle na trzy części.
● W pierwszej realizowane są własne działania windykacyjne przedsiębiorcy, które zwykle mają trwać około 60 dni.
● W drugiej, trwającej kolejne 120 dni, działania windykacyjne są realizowane bezpłatnie przez ubezpieczyciela, a sam sprzedawca, czyli firma ubezpieczająca się, musi wstrzymać swoje działania windykacyjne, jakie chciałby podjąć bez porozumienia i zgody korporacji. W tym okresie firma nie powinna też realizować sprzedaży do danego kontrahenta, nawet w oparciu o przedpłaty lub płatności gotówkowe.
● W trzeciej, gdy mija okres wyznaczony przez umowę ubezpieczenia na działania windykacyjne Korporacji, sprzedawca może zgłosić się z roszczeniem odszkodowawczym i wtedy zgodnie z kodeksem cywilnym ubezpieczyciel ma 30 dni na rozpatrzenie takiego roszczenia i wypłatę odszkodowania.
30 dni to jedyny termin narzucony sztywno przez ustawodawcę. Pozostałe terminy są kwestią umowną w granicach racjonalnego postępowania pomiędzy korporacją i firmą ubezpieczającą się. W zależności od sytuacji, możliwe jest wydłużenie lub skrócenie, zarówno pierwszego, jak i drugiego etapu.
