Analiza przedwdrożeniowa stanowi bardzo ważny etap wdrożenia IT. Służy ona szczegółowemu opisaniu procesów biznesowych realizowanych przy wsparciu aplikacji, przygotowaniu jej specyfikacji funkcjonalnej oraz zaplanowaniu całego projektu. Warto zatem uwzględniać ją także w harmonogramie projektów realizowanych w ramach działań 8.1 i 8.2 PO IG.

Co? Jak? Kiedy?

Co prawda, zwykle to pomysłodawcy e-biznesu znają swój projekt najlepiej. Gdy jednak konieczne staje się przygotowanie specyfikacji technicznej i rzeczowa ocena czasu jego realizacji, przydatna okazuje się pomoc zewnętrznych specjalistów, potrafiących dzięki doświadczeniu oraz wiedzy o dostępnych technologiach spojrzeć na projekt obiektywnie. – Z punktu widzenia zleceniodawcy, proces analizy to głównie kolejne spotkania z konsultantami i odpowiadanie na setki pytań – mówi Bartłomiej Rozkrut, dyrektor ds. technicznych tworzącej aplikacje internetowe spółki Empathy.
Konsultanci zbierają informacje na temat tego, jakie zadania ma realizować aplikacja (co?), aby następnie przedstawić najefektywniejsze rozwiązania funkcjonalne i techniczne (jak?) wraz z harmonogramem ich realizacji (kiedy?).
Reklama
W przypadku mało skomplikowanych projektów proces analizy może trwać tydzień, ale bardziej złożone aplikacje wymagają co najmniej kilku tygodni. Warto jednak ponieść wiążące się z tym dodatkowe koszty, bo pozwoli to zaoszczędzić wielu trudności w przyszłości. – Analiza przedwdrożeniowa, będąca pierwszym etapem projektu, może zostać dofinansowana jako koszt kwalifikowany – tłumaczy Małgorzata Gerwel, specjalistka działu usług doradczych spółki INFOR Training – warunkiem jest uzasadnienie jej przeprowadzenia oraz uwzględnienie we wniosku o dotację.

Owoc analizy

Efektem analizy jest dokumentacja zawierająca dokładną specyfikację funkcjonalną projektu, szczegółowy harmonogram jego realizacji, a czasem także makiety podstron obrazujące działanie najważniejszych funkcji. Dzięki temu wszystkie osoby zaangażowane w projekt wiedzą dokładnie, co jest do zrobienia, jak ma to zostać zrealizowane oraz w jakim czasie. – Zasadniczo, im projekt jest bardziej nowatorski, tym dokładniej powinien zostać opisany na etapie analizy przedwdrożeniowej – mówi Bartłomiej Rozkrut.
Opis projektu we wniosku o dofinansowanie nie musi być oczywiście tak szczegółowy, jak dokumentacja po analizie. We wniosku powinny zostać bowiem ujęte przede wszystkim funkcje istotne z biznesowego punktu widzenia. Co zatem zrobić, jeśli w wyniku analizy racjonalne okaże się wprowadzenie modyfikacji do projektu?

Wprowadzanie zmian

– Rozbudowa funkcji e-usługi lub systemu B2B jest dopuszczalna, o ile podstawowe funkcje opisane we wniosku pozostaną realizowane. Zmiany nie mogą jednak wygenerować dodatkowych kosztów. Jeśli tak się stanie, to nie mogą one zostać uznane jako koszty kwalifikowane – wyjaśnia Małgorzata Gerwel.
Z kolei wszelkie zmiany terminów kończenia etapów projektu wymagają aneksowania umowy o dofinansowanie. Każdą zmianę należy uzasadnić, bardzo często załączając także odpowiednie oświadczenia. Jeśli np. modyfikacja wpływa na termin osiągnięcia wskaźników, do wniosku o aneks trzeba załączyć zmienione odpowiednie fragmenty wniosku o dofinansowanie. Przygotowując uzasadnienie zmian w projekcie, należy zwrócić szczególną uwagę, aby nie podważyć zasadności realizacji projektu ani własnej wiarygodności.