Unowocześnienie biura to spory koszt. Dlaczego pracodawcy powinni dbać o dobre środowisko dla pracowników?

Bo pracodawcy nie mają niczego cenniejszego niż ludzie. To jest ich najważniejszy zasób. Jeśli się o nich nie dba, to pójdą gdzieś indziej, bo mamy głęboki rynek pracownika. Odpowiednich ludzi do biznesu jest coraz mniej.

Czy zdarza się, że pracownicy rozważają zmianę pracy dlatego, że biuro ich pracodawcy jest niewłaściwie zorganizowane?

Wszyscy pracujemy dla pieniędzy, ale im większa jest grupa osób, które mają zaspokojone podstawowe potrzeby, tym wyżej w ich hierarchii wartości pojawiają się inne czynniki. Nie chodzi tu o samo biuro. Wyraża się to w atmosferze w pracy, jakości zespołu. Na to dopiero wyraźne przełożenie ma biuro. Jest ono narzędziem do doskonalenia zespołu i współpracy. Pracownik, wchodząc do firmy, widzi biuro. Nie zna zespołu, do którego dołączy, więc robi bardzo szybką ewaluację przestrzeni. Kiedyś to się nie zdarzało, ale dzisiaj kandydaci na zaawansowanym poziomie rekrutacji mówią: chciałbym zobaczyć moje stanowisko pracy. Boją się trafić do miejsca, które nie spełnia ich wymagań. Ludzie zdają sobie sprawę z tego, że spędzają w miejscu pracy 80 proc. czasu. Jeśli nie przykładamy do tego wagi, to tracimy bardzo ważną część naszego życia.

>>> Czytaj też: W regionach inwestorzy budują więcej niż w Warszawie. To będzie rekordowy rok

Pracodawca powinien więc chcieć się pokazać z najlepszej strony.

Na rynkach, gdzie jest głęboki rynek pracownika, planujemy wręcz ścieżki do przejścia z potencjalnym pracownikiem. Pracodawca dobrze się czuje, mając taką możliwość. Jeszcze na etapie projektowania w układzie przestrzennym biura lokujemy ścieżkę, po której warto przeprowadzić potencjalnego pracownika. Założenie jest takie, że ma on zobaczyć najważniejsze części biura, ale nie może zobaczyć wszystkiego – często rekrutujemy kogoś z konkurencji i nie mamy pojęcia, jakie ma intencje.

Jakie mogą być konkretne straty pracodawcy, jeśli nie dba o jakość środowiska pracy?

Dzielę je na mierzalne i niemierzalne. Mierzalne są łatwe do określenia – to konsekwencje odbijające się na zdrowiu. Według danych ZUS każdy pracownik w ciągu roku opuścił średnio aż 14 dni roboczych. Większość zwolnień była związana z układem ruchu, a drugi istotny powód to stres. Oba czynniki są bezpośrednio związane z przestrzenią biurową. Jeżeli chodzi o motorykę, to najważniejsza jest ergonomia stanowiska pracy – ono musi nas jak najmniej krzywdzić. Czasem tłumaczę klientom, że tak naprawdę nasze biurko i krzesło to współczesne dyby, w które sami się wbiliśmy. W średniowieczu unieruchomienie było karą, a dziś sami wyrządzamy sobie taką krzywdę. Musimy się tego oduczyć i przyzwyczaić do zmiany pozycji w trakcie pracy.

W jaki sposób?

Po pierwsze ważna jest ergonomia stanowiska pracy – możliwość regulacji krzesła i biurka. Ale musi się też pojawić w firmie przyzwolenie na odbywanie spotkań na stojąco albo wręcz spotkań chodzących, np. w parku. Liczy się przecież interakcja, rozmowa, a ona może się odbyć w różnych miejscach. Kiedyś można było mówić o ograniczeniach wynikających z tego, że musimy wziąć ze sobą komputer i tonę papierów, a dzisiaj to wszystko mamy na małych urządzeniach. Druga kwestia to stres – biuro ma sporo sposobów na to, żeby jego poziom podnieść albo zminimalizować. Przez długie lata projektowaliśmy biura oczami, liczył się wygląd. Dzisiaj zmienia się paradygmat i mądrzy designerzy projektują uszami. Nasz komfort pracy i obniżenie stresu to kwestia decybeli. Dobre biuro umożliwia zarówno pracę głośną, jak i pracę cichą, rozdzielając w miarę możliwości te funkcje.

Mówi pani o angażowaniu pracowników w projektowanie biura od samego początku tego procesu. Na czym mogłoby to polegać?

Trzeba z nimi porozmawiać w sposób otwarty. Nie ma dychotomii „my – zarząd”, „oni – pracownicy”, gdzie zarząd daje coś pracownikom. Jesteśmy jednym zespołem. Trzeba wyjść z paradygmatu hierarchii. Są funkcje, istnieje hierarchiczność w zespole, ale ona nie powinna się objawiać w codziennej pracy. Dziś najlepsze, najbardziej zwinne organizacje potrafią świetnie delegować funkcje i słuchać pracowników. Tylko inwestycja w ludzi i w kreatywność, dawanie ludziom większej odpowiedzialności i większego oglądu sytuacji, doprowadzi do tego, że będziemy lepsi jako organizacja. To wymaga otwartości. Komunikacja na poziomie biura i stylu pracy dla wielu firm okazuje się pierwszym momentem, w którym zaczynają one w sposób otwarty komunikować się z zespołem.

A jeśli pracodawca faktycznie próbuje rozmawiać o środowisku pracy, to co go zaskakuje?

Najczęściej spodziewa się bardzo dużej eskalacji potrzeb, po czym okazuje się, że jeśli zespół jest dojrzały i mądry, to zamiast potrzeb i roszczeń szuka rozwiązań. Oczywiście można mówić o pewnych typologiach oczekiwań pracowników, chociaż to różni się w zależności od zespołu. Jest zestaw standardowy – duża kuchnia, pokój do odpoczynku i podnoszone biurka, ale jest też mnóstwo innych rzeczy. Infrastruktura fizyczna to tylko jeden wymiar, a nowe biuro to tak naprawdę czas na nową umowę społeczną, która może być bardzo różna. Proces relokacji to świetny moment, żeby się na nowo umówić, kim jesteśmy jako firma.

>>> Czytaj też: Polska jest europejskim liderem sektora usług dla biznesu. Ale zaczyna brakować pracowników