problem 1

Czy przeprowadzenie inwentaryzacji doraźnej może być uznane za wypełnienie obowiązku inwentaryzacji rocznej? W naszej jednostce nastąpiła zmiana na stanowisku dyrektora. Czy przeprowadzona w związku z tym inwentaryzacja środków trwałych drogą spisu z natury może być uznana za obowiązkową inwentaryzację środków trwałych z ustawy o rachunkowości? Poprzednia inwentaryzacja, wymagana przez art. 26 u.r., była przeprowadzona na koniec 2015 r., inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza – w sierpniu 2018 r., czyli teraz inwentaryzacja środków trwałych powinna być przeprowadzona przed końcem 2019 r. czy dopiero w 2020 r.?
Doraźna inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza może być pod pewnymi warunkami uznana za wypełnienie obowiązku z art. 26 u.r. w zakresie środków trwałych. Ale aby rozstrzygnąć ten problem, trzeba przeanalizować jej przedmiot oraz sposób przeprowadzenia, udokumentowania i rozliczenia pod kątem dochowania zasad określonych w art. 26 i 27 u.r. Należy wskazać, że są dwie kategorie środków trwałych:
1) środki trwałe użytkowane na terenie niestrzeżonym, które powinny być inwentaryzowane rokrocznie na 31 grudnia danego roku, przy czym termin ten uważa się za dotrzymany, jeśli inwentaryzacja została rozpoczęta w ostatnim kwartale roku obrotowego i zakończona do 15 stycznia roku następnego (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 u.r.);
Reklama
2) środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym, które mogą być inwentaryzowane raz w ciągu czterech lat, w dowolnym terminie (art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 3 u.r.).
W przypadku pierwszej kategorii jednostka nie może inwentaryzować należących do niej środków trwałych z mniejszą częstotliwością ani w innym terminie niż wynikające z art. 26 u.r. Postępowanie takie będzie stanowiło naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości, a w jednostkach sektora finansów publicznych też dyscypliny finansów publicznych (art. 18 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych – t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1440; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2020). W związku z tym przy ustalaniu harmonogramu ich inwentaryzacji nie można uwzględniać inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przeprowadzonej w sierpniu 2018 r.
W przypadku środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza przeprowadzona w sierpniu 2018 r. może być pod pewnymi warunkami uznana za inwentaryzację okresową środków trwałych z ustawy o rachunkowości, co umożliwi przeprowadzenie kolejnej inwentaryzacji tych środków trwałych dopiero w 2020 r. Warunkami tymi są:
  • przeprowadzenie inwentaryzacji poszczególnych kategorii składników majątkowych metodami wskazanymi w ustawie o rachunkowości, zgodnie z przepisami wewnętrznymi jednostki,
  • objęcie inwentaryzacją wszystkich środków trwałych,
  • prawidłowe udokumentowanie wyników inwentaryzacji i ich rozliczenie w księgach rachunkowych 2018 r.
Odstępstwa od zasad przeprowadzania i rozliczania pełnej inwentaryzacji środków trwałych przy inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej, np. dokonanie spisów wyrywkowych, nieobejmujących 100 proc. środków trwałych, powinny skłonić kierownictwo jednostki do nieuwzględnienia jej w harmonogramie inwentaryzacji obowiązkowych z ustawy o rachunkowości i przeprowadzenia kolejnej inwentaryzacji okresowej środków trwałych w 2019 r. Takimi odstępstwami uniemożliwiającymi uznanie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej za inwentaryzację roczną będą też:
  • zinwentaryzowanie środków trwałych metodą uproszczoną przez porównanie zapisów w ewidencji z dokumentacją źródłową zamiast w drodze spisu z natury,
  • nierozliczenie wyników tej inwentaryzacji w księgach rachunkowych 2018 r.

problem 2

Czy jeśli inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się w drodze spisu z natury co cztery lata, to w latach, w których nie ma spisów z natury, środki trwałe należy zinwentaryzować metodą weryfikacji z dokumentami?
Podstawową metodą inwentaryzacji środków trwałych jest spis z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1 u.r.). Jednak w szczególnych przypadkach mogą także mieć zastosowanie pozostałe metody, wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 u.r. Można więc przeprowadzić ich inwentaryzację w drodze:
  • otrzymania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości salda wykazanego w księgach rachunkowych jednostki oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – w przypadku środków trwałych jednostki powierzonych kontrahentom (np. do nieodpłatnego używania);
  • porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – w przypadku gruntów, środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony (np. budowli podziemnych), a także środków trwałych, które podlegają inwentaryzacji w drodze spisu z natury bądź potwierdzenia salda, ale ich zinwentaryzowanie w ten sposób z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (np. jeśli kontrahent nie potwierdził salda powierzonych mu środków trwałych lub do części środków trwałych jednostki z przyczyn losowych nie był możliwy dostęp w czasie przeprowadzania inwentaryzacji).
Artykuł 26 ust. 1 oraz ust. 3 pkt 1 i 3 u.r. stanowi, że w przypadku nieruchomości oraz środków trwałych przechowywanych na terenie strzeżonym podstawowy termin i częstotliwość inwentaryzacji określone, jako corocznie, na koniec roku obrotowego, uważa się za dochowane, jeśli ich inwentaryzacja została przeprowadzona raz w ciągu czterech lat. A więc jeśli jednostka przeprowadzi taką inwentaryzację w jednym roku, to w kolejnych trzech latach nie musi inwentaryzować środków trwałych, gdyż ustawa o rachunkowości traktuje takie postępowanie jako wywiązanie się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej tych składników majątkowych.
Jednocześnie na koniec każdego roku obrotowego jednostka zobowiązana do stosowania ustawy o rachunkowości ma obowiązek przeprowadzenia wielu czynności przygotowujących do zamknięcia ksiąg rachunkowych w celu doprowadzenia do tego, aby dokonane w nich zapisy spełniały warunki określone w art. 24 u.r. Poza dokonaniem obowiązkowej okresowej inwentaryzacji aktywów i pasywów należy przeprowadzić także wiele innych czynności przygotowujących księgi rachunkowe do zamknięcia. Wskazać tu należy przede wszystkim na sprawdzenie, czy do komórki księgowości wpłynęły wszystkie dowody księgowe podlegające ujęciu w księgach rachunkowych danego roku, skontrolowanie zaksięgowanych dokumentów, uzgodnienie zapisów ewidencji syntetycznej i analitycznej. Czynności te od spisu z natury środków trwałych różnią się tym, że w czasie inwentaryzacji ustala się stan składników majątkowych na dany dzień – natomiast czynności sprawdzające potwierdzają prawidłowość zapisów dokonanych w księgach w danym roku obrotowym. Ponieważ ustawa o rachunkowości zezwala na przeprowadzanie inwentaryzacji niektórych rodzajów aktywów trwałych z mniejszą częstotliwością niż rokrocznie, to w przypadku tych składników w latach, na które nie przypada termin ich inwentaryzacji okresowej, wskazane jest przeprowadzenie kontroli wszystkich dowodów księgowych dokumentujących dotyczące ich transakcje w ramach czynności przygotowujących do zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Rzetelne przeprowadzanie takiej kontroli dla kont, na których są ewidencjonowane środki trwałe, pozwala na wyeliminowanie błędów w księgowaniu, które dają różnice pozorne, trudne i kłopotliwe do rozliczenia po przeprowadzeniu inwentaryzacji raz na cztery lata (ze względu na konieczność jednorazowego przeanalizowania prawidłowości dokumentacji przychodów i rozchodów środków trwałych dla całego czteroletniego okresu pomiędzy kolejnymi spisami z natury).
Przy okazji warto wskazać, że umieszczenie na arkuszu spisowym środków trwałych nazw i innych charakterystyk tych aktywów trwałych nie narusza rzetelności spisu (inaczej niż przy zapasach). Jak wskazano w KSR 11 „Środki trwałe” w pkt 10.14, inwentaryzację drogą spisu z natury zazwyczaj przeprowadzają zespoły ‒ mogą one dysponować danymi z ewidencji księgowej (np. kartami obiektów środków trwałych), gdyż ogranicza to niebezpieczeństwo pominięcia podczas spisu informacji zapewniających ustalenie charakterystyki i kompletności obiektów. Wskazano też, że podczas spisu odnotowania wymaga każda niekompletność obiektu inwentarzowego lub ‒ przeciwnie ‒ wyposażenie go w części dodatkowe lub peryferyjne niewykazane w ewidencji, fakt wyłączenia z użytkowania, uszkodzenia lub stan odbiegający od stanu, jaki jest właściwy dla środka trwałego w określonym wieku.

problem 3

Czy zapis w art. 26 ust. 1 pkt 1 u.r. – stanowiący, że inwentaryzację aktywów pieniężnych (oprócz zgromadzonych na rachunkach bankowych) przeprowadza się w drodze spisu z natury na ostatni dzień roku obrotowego – oznacza, że spis gotówki w kasie jednostki musi koniecznie odbywać się 31 grudnia?
Konieczne jest ustalenie stanu, jaki był na koniec 31 grudnia. Ustalenie tego stanu może się odbyć zarówno w dniu 31 grudnia na koniec dnia pracy, jak i w pierwszym dniu roboczym nowego roku, czyli 2 stycznia, według stanu na 31 grudnia roku poprzedniego. Jeśli 31 grudnia przypadałby w dzień wolny od pracy, to ustalenia stanu można dokonać też na koniec ostatniego dnia roboczego w roku, na który przypada termin inwentaryzacji.
Istotne jest nie tyle to, w jakim dniu zostanie przeprowadzona inwentaryzacja, ale to, aby został ustalony stan gotówki przechowywanej w kasie jednostki na dzień bilansowy. W przypadku przeprowadzania obowiązkowej inwentaryzacji rocznej środków pieniężnych przechowywanych w kasie w innym dniu niż 31 grudnia w protokole inwentaryzacji należy dokładnie zaznaczyć dzień, według stanu, na który przeprowadzana jest inwentaryzacja, oraz dzień i godziny, w jakich jest przeprowadzana, a także wskazać ostatni raport (raporty) kasowy, tak aby w sposób niebudzący wątpliwości można było stwierdzić, iż faktycznie, mimo że inwentaryzacja była przeprowadzona np. 2 stycznia danego roku obrotowego, to w związku z tym, że w okresie od zakończenia pracy jednostki 31 grudnia roku poprzedniego do przeprowadzenia spisu w pierwszym dniu roboczym nowego roku nie były realizowane w jednostce żadne operacje gotówkowe, wyniki inwentaryzacji odzwierciedlają stan gotówki na ostatni dzień roku obrotowego, za który była przeprowadzana inwentaryzacja.

problem 4

Czy ogrodzony i częściowo zadaszony plac znajdujący się przy budynku zakładu, na którym są składowane materiały budowlane, można uznać za teren strzeżony i przeprowadzać inwentaryzację przechowywanych na nim materiałów raz na dwa lata?
To, jaki teren i z jakimi fizycznymi zabezpieczeniami, będzie uznany za teren strzeżony, powinno być opisane w dokumentacji inwentaryzacyjnej. Ustawa o rachunkowości, jak również szczególne przepisy dla jednostek sektora finansów publicznych nie zawierają definicji strzeżonego składowiska ani nie wymieniają zabezpieczeń, jakie należy obowiązkowo zastosować, aby móc uznać, że obiekty wykorzystywane przez daną jednostkę są obiektami strzeżonymi. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55), które wszystkie jednostki na podstawie art. 10 ust. 3 u.r. mogą stosować, wskazuje, że składowisko strzeżone to dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne).
Szczegółowa decyzja w tej sprawie należy do kierownika danej jednostki, który jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za ochronę zasobów pozostających w jej dyspozycji. Kierownik jednostki, oceniając ryzyko narażenia mienia jednostki na zniszczenie lub zagarnięcie oraz wielkość strat, jakie mogłaby ponieść w związku z tym jednostka, powinien w przepisach wewnętrznych (np. instrukcji inwentaryzacyjnej lub magazynowej) określić zabezpieczenia, jakie powinny być stosowane na użytkowanych przez jednostkę składowiskach zapasów. Nie ma przeszkód, aby funkcję składowiska materiałów, towarów czy produktów budowlanych, odpornych na warunki atmosferyczne, pełnił plac znajdujący się obok siedziby zakładu, pod warunkiem że zostanie zabezpieczony w taki sposób, aby nie miały do niego dostępu osoby postronne, a pracownik zakładu odpowiedzialny za składowane na nim składniki majątkowe był w stanie w pełni kontrolować wchodzących i wychodzących pracowników zakładu. W tym celu plac powinien być ogrodzony, a prowadzące na jego teren wejścia powinny być nadzorowane przez magazyniera lub stróża. Oprócz tego teren składowiska – w zależności od warunków, w jakich funkcjonuje jednostka – może być objęty całodobowym monitoringiem (telewizja przemysłowa) lub też patrolowany przez pracowników ochrony bądź wyposażony w instalację alarmową włączaną poza godzinami pracy jednostki lub w porze nocnej itp.
W przypadku innych zapasów materiałowych (np. żywności, materiałów biurowych, części zamiennych do maszyn i urządzeń, środków czystości, drobnych materiałów budowlanych i remontowych), które muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach, za strzeżone składowiska uznaje się budynki jednostki (lub ich części albo pojedyncze wydzielone pomieszczenia), w których zorganizowane są magazyny. Wymogi dotyczą tu zazwyczaj:
  • odpowiednich zamknięć i zabezpieczeń drzwi i okien (np. okratowanie, specjalne wzmocnienia, zamki patentowe antywłamaniowe),
  • wyposażenia w urządzenia alarmowe (np. czujniki włączane przy otwarciu okien/drzwi, czujniki ruchu w pomieszczeniach),
  • monitorowania (telewizja przemysłowa) lub dozorowania bezpośredniego przez przeszkolonych pracowników ochrony,
  • kontroli dostępu do pomieszczeń przez pracowników jednostki oraz osoby postronne (np. dostawców czy odbiorców jednostki),
  • rejestrowania faktu przyjmowania i wydawania składników majątkowych przez osobę upoważnioną (magazyniera).
W przypadku terenu strzeżonego, na którym przechowywane są środki trwałe, pojęcie to odpowiednio będzie obejmowało takie miejsca przechowywania składników majątkowych (place, budynki, pomieszczenia itp.), które są zabezpieczone przed nieupoważnionym dostępem, przez np.:
  • odpowiednie ogrodzenie,
  • zamknięcie uniemożliwiające dostęp z zewnątrz,
  • instalację systemu alarmowego lub monitoringu,
  • stały dozór zapewniany przez pracowników jednostki lub wyspecjalizowaną firmę zajmującą się ochroną mienia,
  • wydzielenie strefy ograniczonego dostępu dla petentów jednostki (np. strefy obsługi petenta zorganizowanej na parterze jednostki, do której dostęp jest nieograniczony, i strefy znajdującej się w innych kondygnacjach, do których dostęp mają tylko pracownicy jednostki zaopatrzeni w identyfikatory, kody dostępu, klucze, w tym klucze elektroniczne itp.).

problem 5

Czy należy wysyłać potwierdzenia do kontrahentów, którzy mają saldo 0,00 zł?
Zgodnie z art. 26 ust 1 pkt 2 u.r. potwierdzeniem salda inwentaryzuje się m.in. należności, w tym udzielone pożyczki, z pewnymi wyjątkami dotyczącymi m.in. należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych. Inwentaryzacji podlegają należności, a więc te aktywa, które mają określoną, wiarygodnie oznaczoną wartość i ich realizacja według oczekiwań przyniesie jednostce korzyści ekonomiczne. W sytuacji gdy należność ma wartość 0,00 zł, trudno mówić o istnieniu aktywa, zatem takie pozycje nie podlegają inwentaryzacji. Z innej jednak strony, jeśli dokonujemy analizy sald z kontrahentami w celu wysłania próśb o potwierdzenie i widzimy, że z danym kontrahentem w trakcie roku obrotowego występowały znaczące obroty, mamy świadomość, że taka pozycja jest obarczona większym ryzkiem błędu, np. w zaksięgowaniu faktury czy zapłaty. Dlatego warto w niektórych przypadkach kontrolnie wystosować do kontrahentów prośby o odniesienie się do salda, nawet jeśli ma ono wartość 0,00 zł. Odpowiedź od kontrahenta upewnia nas, że zapisy na kontach są prawidłowe. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz.Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83) wskazuje, że jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem.
Podkreślić należy, że nie uznaje się za salda zerowe takich należności, które zostały przez nas objęte odpisem aktualizacyjnym ze względu na znaczące prawdopodobieństwo nieodzyskania należności.
Odpis i wartość początkowa należności, mimo że w bilansie powodują, iż należność jest pomniejszona o kwotę odpisu, są odrębnymi pozycjami. Objęcie przez nas należności odpisem aktualizacyjnym nie powoduje zmniejszenia kwoty należności w ujęciu cywilnoprawnym. Należy zatem wystosować prośbę o potwierdzenie salda, chyba że jest to należność sporna, ewidentnie wątpliwa lub od osoby nieprowadzącej ksiąg rachunkowych.
Warto tu też przypomnieć, że ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego salda. Jeśli kontrahent się nie odzywa z potwierdzeniem, to znaczy, że taką należność należy zweryfikować, analizując dokumentację źródłową i zapisy w księgach.

problem 6

Jak rozumieć datę 15 stycznia przy inwentaryzacji należności potwierdzeniem salda?
Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 u.r. roczny termin inwentaryzacji, tj. na ostatni dzień roku obrotowego, uznaje się za dotrzymany, jeśli inwentaryzację niektórych składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Do tego ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Takie ustalenie terminu dotyczy też należności (z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych). Oznacza to, że możemy ustalić termin, na jaki dokonujemy potwierdzeń na 1 października, a następnie analizujemy, co uległo zmianie między przykładowym 1 października a 31 grudnia, sprawdzamy, czy zostały ujęte kwoty zwiększające należność (np. nowa sprzedaż), zmniejszające to saldo (np. dokumenty korygujące in minus czy zapłata faktur), jakie miały miejsce między dniem, na jaki potwierdzamy saldo, a dniem bilansowym. Powyższe analizy powinny być udokumentowane zestawieniami (określanymi też jako protokoły). Powinny być one przygotowane do 15 stycznia następnego roku. Ta data wyznacza nam datę, na którą stwierdzamy, że kontrahenci nie odpowiedzieli nam na prośbę o potwierdzenie salda. Takie należności należy następnie zweryfikować trzecią metodą inwentaryzacji, czyli drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Weryfikację sald przeprowadza się według stanu na ostatni dzień roku obrotowego. Rozliczenia wyników inwentaryzacji należy dokonać w księgach tego roku, na który przypadał jej termin (art. 27 ust. 2 u.r.).
Przypomnieć należy, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco m.in., jeśli zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy jest sporządzane nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym (art. 24 ust. 5 pkt 2 u.r.). Zatem gdy rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2019 r. trzeba sporządzić do 26 marca 2020 r. Zakończenie inwentaryzacji drogą weryfikacji według stanu na 31 grudnia 2019 r. powinno więc nastąpić do 26 marca 2020 r. (oczywiście w odniesieniu do stanów, jakie powinny być na 31 grudnia 2019 r.)

problem 7

Kiedy przeprowadzać weryfikację zobowiązań?
Weryfikację sald przeprowadza się według stanu na ostatni dzień roku obrotowego. Rozliczenia wyników inwentaryzacji należy dokonać w księgach tego roku, na który przypadał jej termin (art. 27 ust. 2 u.r.).
Co do zasady należy ustalić stany, jakie powinny być wykazane w księgach na 31 grudnia. Nie ma jednak sensu fizycznie przeprowadzać prac w tym dniu, ponieważ:
  • dokumenty dotyczące operacji gospodarczych zaistniałych 31 grudnia lub krótko przed tym dniem muszą być najpierw zweryfikowane przez działy merytoryczne i dopiero potem wpłyną do działu księgowego;
  • kontrahenci mają prawo wystawić dokumenty potwierdzające sprzedaż dokonaną w grudniu na rzecz jednostki do 15 stycznia (co wynika z przepisów VAT), zatem niemożliwe jest posiadanie tych dokumentów w ostatnim dniu roku;
  • w przypadku niektórych zobowiązań, szczególnie tych rozliczanych w okresach rozliczeniowych, sprzedaż i fakturowanie następuje w styczniu lub nawet lutym kolejnego roku, a mimo to z tej faktury jednostka musi przypisać część kwoty jako zobowiązanie dotyczące 2019 r.;
  • obowiązkiem jednostki jest ujęcie zdarzeń po dniu bilansowym – część faktów, która ma miejsce fizycznie w nowym roku, dowodzi istnienia zobowiązania (czasem określanego jako rozliczenie międzyokresowe bierne), które istniało zgodnie z przepisami prawa cywilnego czy prawa pracy już na dzień bilansowy.
Powyższe okoliczności przesadzają, że gdyby przeprowadzać weryfikację 31 grudnia, to nie można by stwierdzić kompletności zobowiązań. Należy więc prace weryfikacyjne przeprowadzić w nowym roku, gdy dokumenty dotyczące operacji rodzących zobowiązania mogły już spłynąć do jednostki, a w przypadku ich braku służby merytoryczne mogły oszacować i wskazać do ujęcia w księgach kwotę nieudokumentowanego (ale istniejącego) zobowiązania.
Warto wykorzystać jako dokumenty, z którymi weryfikujemy stan zobowiązań, także otrzymane przez prośby od dostawców o potwierdzenie salda ich należności, niezależnie od daty, na jaką są one potwierdzane.

problem 8

Czy inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych można przeprowadzić na 30 listopada?
Zakładając, że rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, nie może ona przeprowadzić inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych na inny dzień niż 31 grudnia 2019 r. Wartości niematerialne i prawne inwentaryzowane są drogą weryfikacji. A zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r. inwentaryzację tę należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. Udogodnienie wynikające z art. 26 ust. 3 pkt 1 u.r. ma zastosowanie w przypadku inwentaryzacji drogą spisu lub potwierdzenia salda. Nie można go stosować przy inwentaryzacji drogą weryfikacji.
Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych polega przede wszystkim na sprawdzeniu, czy określony składnik majątku istnieje i jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności. Trzeba także ocenić, czy nastąpiła trwała utrata jego wartości uzasadniająca ewentualne dokonanie odpisu aktualizującego. Analizie poddawane są m.in. dokumenty, na podstawie których dokonano zapisów księgowych zmniejszających wartość danych składników majątku zakwalifikowanych do wartości niematerialnych i prawnych, analizuje się tytuły prawne, aktywność kluczy licencyjnych. Inwentaryzacja ta powinna zostać udokumentowana protokołem weryfikacji. Należy w nim zamieścić m.in. nazwy kont i ich numery oraz zweryfikowane salda figurujące na ostatni dzień roku obrotowego na kontach analitycznych do kont syntetycznych zarówno dotyczących wartości początkowej (02 „Wartości niematerialne i prawne”), umorzenia, jak i odpisów z tytułu trwałej utraty wartości. Dokument ten powinien zostać podpisany przez zespół weryfikacyjny, osobę odpowiedzialną za stan weryfikowanych kont oraz głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki.

problem 9

Czy inwentaryzować środki trwałe o małej wartości?
Częstym uproszczeniem dozwolonym przez prawo bilansowe jest traktowanie niektórych składników, o małej wartości jednostkowej i niewielkim ryzyku dotyczącym np. zaginięcia, jako materiały odpisywane w koszty, mimo że wiadomo, iż będą używane powyżej 12 miesięcy. Takie składniki wprowadza się zwykle do ewidencji ilościowej. Odpisanie składników majątku bezpośrednio w koszty w momencie oddania do używania powoduje, że nie są one objęte ewidencją bilansową. Tym samym nie stanowią aktywów wykazywanych w bilansie, tylko koszty prezentowane w rachunku zysków i strat. Zaleca się prowadzenie dla takich składników majątku pozabilansowej ewidencji ilościowej (w celu kontroli prawidłowości ich wykorzystywania), choć nie jest to obowiązek jednostki nałożony przepisami ustawy o rachunkowości. Prowadzenie takiej ewidencji zapobiega jednak nadużyciom. Ewidencja ta powinna zapewniać identyfikację poszczególnych przedmiotów, miejsc ich używania i osób odpowiedzialnych za ich stan. Nie ma więc obowiązku przeprowadzania spisu z natury w tym zakresie. Jednak z punktu widzenia systemu kontroli wewnętrznej powinno się okresowo przeprowadzać taki spis z natury w celu zapewnienia prawidłowej ochrony składników majątkowych.
Można nie przeprowadzać inwentaryzacji używanych składników majątkowych o małej wartości, ujętych w ewidencji pozabilansowej. Najwłaściwsze jest jednak, aby takie składniki majątkowe podlegały spisom z natury zgodnie z wewnętrzną instrukcją inwentaryzacyjną danej jednostki. Wtedy na mocy zarządzenia kierownika jednostki powoływane są komisje spisowe dla ustalenia na określony dzień stanu faktycznego i porównania spisów z natury ze stanem ewidencyjnym w księgowości. Z uwagi na dużą ich liczbę i potrzebę kontroli ich stanu wskazane jest dokonywanie inwentaryzacji tych składników w okresach np. co dwa, trzy lata razem z objętymi ewidencją wartościową środkami trwałymi.
Ważną sprawą dla jednostek posiadających składniki majątkowe o małej wartości jest:
  • prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej według miejsc, w których znajdują się składniki majątkowe o małej wartości,
  • opracowanie instrukcji kontroli wewnętrznej,
  • okresowe uzgadnianie z ewidencją księgową stanu składników majątkowych o małej wartości będących w użyciu i w magazynie,
  • dokonywanie doraźnych kontroli stanu składników majątkowych o małej wartości będących w użyciu i w magazynie.
Oczywiście w odniesieniu do składników będących środkami trwałymi wprowadzonych do ewidencji i od razu umorzonymi (w jednostkach budżetowych określanych jako pozostałe środki trwałe) obowiązują ogólne zasady inwentaryzacji. Te składniki mają wartość początkową ujętą w księgach. Korekta tej wartości przez odpis umorzeniowy jest odrębnym zagadnieniem.

problem 10

Skąd mogę wiedzieć, że należność dotyczy osoby fizycznej i w związku z tym nie muszę jej inwentaryzować?
Jeśli chodzi o należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to właściwą drogą inwentaryzacji będzie weryfikacja. Podobnie należy postąpić z należnościami i zobowiązaniami wobec osób fizycznych będących przedsiębiorcami, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, ale np. podatkową księgę przychodów i rozchodów, albo opłacają zryczałtowany podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Natomiast w odniesieniu do należności od osób fizycznych, które są przedsiębiorcami, ale podatnik nie wie, jakie księgi prowadzą, oraz w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców, należy postarać się uzyskać uzgodnienie salda. Trzeba więc wysłać do kontrahentów pismo z prośbą w tej sprawie. Odesłanie przez nich pisma z potwierdzeniem salda lub wskazaniem rozbieżności pozwala zinwentaryzować należność u wierzyciela i zobowiązanie u dłużnika. W przypadku gdyby osoba fizyczna, do której skierowano takie pismo, nie prowadziła ksiąg rachunkowych lub innej ewidencji umożliwiającej porównanie salda, prawdopodobnie odeśle pismo z taką informacją. Wtedy inwentaryzację należności trzeba przeprowadzić drogą weryfikacji ‒ może to zrobić wyznaczony pracownik księgowości. Przy braku odpowiedzi na pismo w sprawie potwierdzenia salda należności i braku zapłaty w określonym terminie należy podjąć próbę telefonicznego lub innego skontaktowania się z dłużnikiem w celu wyjaśnienia powodu nieprzesłania potwierdzenia. Taka sytuacja może świadczyć o tym, że wystąpi problem z wyegzekwowaniem długu, bo np. należność jest przez dłużnika kwestionowana, ma on problemy finansowe lub jego firma przestała istnieć.
Warto przypomnieć, że obecnie tylko osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą posługują się NIP. Zatem jeśli należność wynika z wystawionej faktury, to można sprawdzić, czy widnieje tam NIP. Jeśli nie, to mamy wskazanie, że jest to należność, której nie inwentaryzuje się drogą potwierdzenia salda.

problem 11

Czy wysłanie potwierdzenia salda e-mailem jest dopuszczalne?
Ustawa o rachunkowości nie precyzuje szczegółowych technicznych zasad przeprowadzenia inwentaryzacji, w tym konkretnej formy potwierdzania sald należności. Do kompetencji kierownika jednostki należy opracowanie szczegółowej instrukcji inwentaryzacyjnej, określającej reguły dokonywania inwentaryzacji w danej jednostce, oraz zarządzenia w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji na dany rok. Wysyłanie e-mailem próśb o potwierdzenie salda, jeśli dopuszczają to przepisy wewnętrzne jednostki, powoduje, że takie potwierdzenia będą otrzymywane także drogą e-mailową. Warto też sprawdzić, czy postanowienia umów z kontrahentami dopuszczają taki sposób porozumiewania się między stronami. Obecnie jest to częstą praktyką. Wtedy nie ma wątpliwości, że jeśli nasza instrukcja dopuszcza wysyłanie próśb o potwierdzenie salda e-mailem, to można to zrobić. Często się też zdarza, że kontrahenci niezależnie od umowy wskazują na taką drogę komunikacji. Ważne jest, by uzyskane informacje zwrotne były wiarygodne. Warunek ten bezdyskusyjnie spełnia potwierdzenie salda należności uzyskane e-mailem zaopatrzone podpisem elektronicznym, ePuap lub podpisem osobistym odpowiedniej osoby z firmy kontrahenta. W przypadku braku takiego podpisu na potwierdzeniu salda otrzymanym e-mailem można uznać należność za prawidłowo zinwentaryzowaną, jeśli pozytywnie oceniono wiarygodność zawartych w nim informacji. Zawsze warto w przypadku wysyłania próśb elektronicznie żądać automatycznie zwrotki, że kontrahent otworzył e-maila zawierający naszą prośbę o potwierdzenie salda.
Niezależnie od sposobu technicznego potwierdzania salda należy w takim dokumencie umieścić informacje, jakie kwoty i dokumenty składają się na saldo. Częstą przyczyną rozbieżności jest nieuwzględnienie przez kontrahenta naliczonych przez nas odsetek czy kar wynikających z braku terminowej zapłaty. Zdarza się też, że dokumenty sprzedaży czy korygujące z ostatnich dni przed dniem, na jaki potwierdzamy saldo, jeszcze nie zostały zaksięgowane u kontrahenta. Jeśli wiadomo, z czego wynika różnica kwot w naszych i jego księgach, kontrahent na nasze potwierdzenie zareaguje szybciej.
Pamiętać też należy o sporządzeniu zestawienia wysłanych w różnych formach potwierdzeń sald oraz wyników uzgodnień, w tym rozmów telefonicznych. W przypadku kontroli (szczególne ważne dla jednostek sektora finansów publicznych) brak udokumentowania prowadzonych działań – kopii wysłanych pism czy też odnotowania przeprowadzonych uzgodnień telefonicznych ‒ jest traktowany jako nieprawidłowość.

problem 12

Czy inwentaryzować środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na dzień bilansowy, są to przecież pieniądze pracowników?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka ma obowiązek ujmować i prezentować w bilansie zarówno aktywa, jak i zobowiązaniaw dotyczące funduszy specjalnych, w szczególności ZFŚS. Oznacza to, że obowiązkowo należy przeprowadzić inwentaryzację:
  • środków pieniężnych zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku ZFSŚ – drogą uzyskania od banku potwierdzenia salda;
  • należności z tytułu udzielonych pożyczek na cele mieszkaniowe – drogą weryfikacji zapisów w księgach z dokumentami źródłowymi np. decyzjami o przyznaniu pożyczek, wyciągami, listami płac, jeśli regulacja rat odbywała się przez potrącenie z wynagrodzenia;
  • stanu funduszu specjalnego drogą weryfikacji zapisów w księgach z dokumentami źródłowymi m.in. potwierdzającymi dokonywanie odpisów, trwałe wykorzystanie środków z przeznaczeniem na cele, o których mowa w ustawie o funduszu.
W szczególności należy sprawdzić, czy:
  • corocznemu odpisowi podstawowemu nie towarzyszył przelew środków pieniężnych z rachunku bieżącego na wyodrębniony rachunek ZFŚS;
  • dokonano już odpisu wyrównawczego, czyli uwzględniającego rzeczywiste zatrudnienie, i czy dokonano uzupełnienia środków na koncie lub czy te środki wpłynęły na właściwy rachunek bankowy przed końcem dnia 31 grudnia;
  • wydatki związane z działalnością socjalną sfinansowano z rachunku bieżącego i nie dokonano refundacji środków pieniężnych z wyodrębnionego rachunku bankowego ZFŚS na rachunek bieżący jednostki;
  • prowizję pobraną przez bank za prowadzenie rachunku bankowego ZFŚS zarachowano w ciężar kosztów działalności operacyjnej i nie dokonano przelewu środków z rachunku bieżącego na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS.
W 2019 r. szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowość księgowań i przekazywania środków w związku ze zmianą przepisów wynikającą z ustawy z 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny (Dz.U. z 2019 r. poz. 1907). Należy ująć w wyższej wysokości odpisy za okres do 1 sierpnia 2019 r.

problem 13

Czy możemy prowadzić sprzedaż podczas spisu z natury trwającego kilka dni?
Aby inwentaryzacja spełniła swoją rolę, tj. była prawidłowa, rzetelna i wiarygodna, jednostka powinna ją przeprowadzić z zachowaniem terminów i częstotliwości określonych w ustawie o rachunkowości (art. 26 i 27) oraz z zastosowaniem podstawowych jej zasad. Jedną spośród nich jest zasada zamkniętych drzwi. Przyjmuje się, że przeprowadzenie spisu z natury powinno się odbywać, o ile to możliwe, przy zamkniętych drzwiach. Oznacza to, że w czasie inwentaryzacji nie powinno dokonywać się obrotu magazynowego. Przyjęcie tej zasady wpływa na niezakłócony przebieg prac inwentaryzacyjnych w jednostce.
W praktyce jednostki z różnych przyczyn nie mogą sobie pozwolić na zamknięcie magazynów na okres spisu z natury, zwłaszcza gdy jest rozciągnięty w czasie na kilka dni. W takich sytuacjach jednostka powinna ograniczyć ruchy składników podczas spisu z natury do niezbędnego minimum.
Jak wskazano w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55), jeżeli nie można wyłączyć pola spisowego z działalności, to dobrą praktyką jest:
  • utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego (przejściowego) magazynu na dostawy (komory przyjęć), w którym do czasu ukończenia spisu są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty; po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów;
  • wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu;
  • dopuszczenie do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną ‒ w porozumieniu z zespołem spisowym ‒ zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu czy po nim; odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza.
Należy jednak zaznaczyć, że wyniki spisu z natury przeprowadzonego w czynnych magazynach lub też składowiskach nie dadzą się wprost porównać z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Wyniki te należy skorygować o przychody i rozchody, które miały miejsce podczas spisu.
Jak będzie wyglądał sposób postępowania w konkretnej jednostce, powinno być określone przed przystąpieniem do spisu. Przykładowe rozwiązania, jakie są przyjmowane, to:
  • wprowadzenie na czas spisu szczególnego sposobu oznaczania dokumentów przychodów i rozchodów, nadanie im odrębnej numeracji,
  • parafowanie dokumentów przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,
  • na czas spisu z natury pozbawienie prawa do samodzielnego wystawiania dowodów rozchodu lub ich akceptacji przez pracowników dotychczas do tego uprawnionych, a nadanie uprawnień do zatwierdzania tych dokumentów pracownikowi wyższego szczebla bądź też przekazanie tych uprawnień zakładowej komisji inwentaryzacyjnej,
  • umieszczenie w uwagach przy danej pozycji spisowej adnotacji „przed spisem” lub „po spisie”, która oznaczać będzie, że dany składnik majątku ujęto w arkuszu spisowym po przyjęciu lub wydaniu jego określonej ilości, bądź też przed dokonaniem takiej operacji; umożliwi to prawidłowe ustalenie, czy daną operację należy uwzględniać przy opracowywaniu wyników inwentaryzacji, czy też nie.

problem 14

Jakie warunki muszą być spełnione, aby móc stosować inwentaryzację ciągłą?
Aby inwentaryzacja ciągła mogła być stosowana jako wypełnienie obowiązku zinwentaryzowania określonych aktywów jednostki z art. 26 i 27 u.r., muszą być spełnione pewne warunki. Po pierwsze w sposób ciągły można inwentaryzować tylko te składniki majątkowe, dla których ustawa o rachunkowości przewiduje, że mogą być zinwentaryzowane raz w ciągu określonego okresu, w ustalonym przez kierownika jednostki terminie, czyli m.in.:
  • środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – raz w ciągu czterech lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 u.r.),
  • zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową – raz w ciągu dwóch lat (art. 26 ust. 3 pkt 2 u.r.),
  • zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną ‒ raz w roku (art. 26 ust. 3 pkt 4 i 5 u.r.).
Oznacza to, że metody inwentaryzacji ciągłej nie można stosować w przypadku tych składników majątkowych, dla których ustawa o rachunkowości przewiduje inwentaryzowanie ich na ostatni dzień roku obrotowego lub rokrocznie w okresie od początku IV kwartału roku obrotowego do 15 stycznia roku po nim następującego.
Po drugie należy wyznaczyć stały zespół pracowników zatrudnionych w wydzielonej komórce organizacyjnej jednostki, zajmujący się wyłącznie przeprowadzaniem i rozliczaniem inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki (np. utworzyć stały wydział czy część działu ds. inwentaryzacji). Ze względu na ciągły sposób przeprowadzania inwentaryzacji wybranych aktywów nie jest w praktyce możliwe, aby obowiązki w tym zakresie wykonywali pracownicy różnych komórek organizacyjnych jednostki, doraźnie wyznaczani do składu komisji inwentaryzacyjnej i/lub zespołów spisowych.
Po trzecie należy też wprowadzić w jednostce stały podział miejsc użytkowania i przechowywania składników majątkowych jednostki na rejony (pola spisowe) i założyć ewidencję analityczną poszczególnych kategorii składników majątkowych (środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów itp.) oraz dokonywać inwentaryzacji według tego podziału.
Po czwarte przeprowadzanie i rozliczanie poszczególnych inwentaryzacji cząstkowych należy udokumentować w taki sposób, aby była zachowana możliwość szybkiej kontroli prawidłowości i kompletności przeprowadzenia inwentaryzacji dla danego rodzaju aktywów. Musi być możliwe np. ustalenie w sposób niebudzący wątpliwości, że w czteroletnim okresie zostały, z właściwą częstotliwością, zinwentaryzowane np. wszystkie środki trwałe jednostki znajdujące się na terenie strzeżonym.
W praktyce przestrzeganie tego warunku oznacza konieczność spisywania na oddzielnych arkuszach spisowych składników majątkowych znajdujących się w poszczególnych polach spisowych w podziale na ich kategorie ewidencyjne. Na arkuszach musi być oznaczony dzień, na który dokonywany jest ich spis, dokładnie na ten dzień muszą być też sporządzone zestawienia sald kont analitycznych składników majątkowych dla pól objętych spisem.
Każdorazowo też należy porównywać wyniki inwentaryzacji cząstkowych (dla danego pola spisowego) na dzień jego inwentaryzacji ze stanem ewidencyjnym na ten dzień oraz ustalać i rozliczać różnice inwentaryzacyjne w tym roku, na który przypadała inwentaryzacja tej części składników majątkowych. Oznacza to, że np. zbiorcze rozliczenie wyników inwentaryzacji cząstkowych, przeprowadzanych w ramach inwentaryzacji ciągłej, tylko w roku końcowym danego okresu, czyli np. rozliczenie inwentaryzacji środków trwałych użytkowanych na terenie strzeżonym, przeprowadzanych w latach 2016–2019, zamiast w każdym roku w zakresie inwentaryzowanych w nim części – tylko na koniec 2019 r., będzie naruszeniem art. 27 u.r.

problem 15

Czy należy inwentaryzować paliwo np. w samochodach?
Inwentaryzację materiałów odpisywanych w koszty w chwili zakupu co do zasady należy przeprowadzić drogą spisu z natury na ostatni dzień roku obrotowego. Trudno jednak wyobrazić sobie fizyczny pomiar paliwa, które znajduje się w baku auta czy zbiorniku kosiarki. Próba takiego pomiaru mogłaby prowadzić do uszkodzenia pojazdu. Jeśli z przyczyn obiektywnych nie można przeprowadzić czynności spisowych, to takie składniki majątkowe weryfikuje się drogą analizy zapisów w księgach z dokumentacją źródłową. Zatem należy przeanalizować faktury zakupu, karty paliwowe i karty drogowe.
Uproszczeniem, które jest też często stosowane w praktyce, jest przyjęcie, że ostatniego dnia roku tankuje się paliwo do pełna i ilość paliwa w zbiornikach jest stanem na dzień bilansowy.
Jeśli chodzi o inne rodzaje paliwa, to należy dokonać spisu z natury. Może on odbyć się poprzez odczytanie danych ze wskaźników mierników albo z wykorzystaniem metod uproszczonych opartych na oszacowaniu. Pamiętać należy, że jeżeli pomiar stanu zapasów drogą przeliczenia, zważenia lub ustalenia objętości jest niewykonalny, nieopłacalny lub uciążliwy (przesypywanie, przeważenie, przetransportowanie), a zarazem obarczony błędem, ponieważ zapasy są przechowywane na otwartym terenie, materiały sypkie mogą zmieniać swoje rozmiary (objętość, wagę) w zależności od okresu ich składowania, warunków atmosferycznych, to stosuje się pomiar szacunkowy, angażując do jego przeprowadzenia odpowiednich fachowców. Jest on stosowany w szczególności do ustalenia zapasów składowanych w hałdach lub stertach na otwartym terenie (np. węgiel, piasek), w dużych zbiornikach, np. w silosach (np. cement, ziarno) czy cysternach (np. paliwa płynne, oleje). Wyniki spisu składnika zapasów drogą pomiaru szacunkowego wpisuje się do arkusza spisowego na ogólnych zasadach. Jednocześnie do arkusza dołącza się protokół pomiaru, w którym podaje się dane stanowiące podstawę szacunku (rodzaj bryły, jej wymiary, ciężar właściwy składnika zapasów, jego waga). Protokół podpisuje zespół spisowy i ewentualnie kontroler spisowy.

problem 16

Jak zinwentaryzować powierzone innym jednostkom składniki, np. auta oddane w leasing, sprzęt przekazany ochotniczym strażom pożarnym czy instalacje fotowoltaiczne będące na stanie majątku gminy, a używane przez mieszkańców?
Bardzo częstą sytuacją, nie tylko w jednostkach sektora finansów publicznych, jest powierzanie innym podmiotom i osobom własnych składników majątkowych do sprzedaży (np. w komis), przechowania, przetwarzania lub używania. Wtedy co do zasady właściciel powinien wysłać do kontrahenta prośbę o potwierdzenie stanu (salda) tych aktywów. Z kolei użytkownik powinien przeprowadzić inwentaryzację drogą spisu z natury i powiadomić o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. O ile w przypadku używających nasze aktywa jednostek, które prowadzą księgi rachunkowe, można się spodziewać, że takie spisy zostaną przeprowadzone, to w odniesieniu do składników powierzonych osobom prywatnym raczej to nie nastąpi. Należy się wtedy zastanowić, czy nie trzeba samodzielnie przeprowadzić takiego spisu – o ile oczywiście mamy prawo do dostępu do tych składników. Jeśli potwierdzenie salda i spis z natury nie są możliwe do przeprowadzenia, to pozostaje metoda weryfikacji zapisów w księgach z dokumentacją źródłową: umowami, protokołami przekazania i przyjęcia środka trwałego oraz innymi naszymi wewnętrznym dokumentami.

problem 17

Czy należy inwentaryzować pożyczki udzielone spółce matce?
Inwentaryzację przeprowadza się w celu ustalenia prawidłowego stanu aktywów i pasywów w jednostkowym sprawozdaniu finansowym. Należy objąć nią zatem także te aktywa i składniki pasywów, które potem w drodze konsolidacji będą eliminowane ze sprawozdania grupy kapitałowej. Właściwą metodą inwentaryzacji udzielonych pożyczek jest wystosowanie prośby o potwierdzenie salda technicznie według zasad przyjętych w jednostce. Ustalenie tego salda może być na dowolny dzień w czasie IV kwartału roku obrotowego. Tylko w sytuacji, gdy należność w tym z tytułu pożyczki jest należnością sporną lub wątpliwą, można stan tego aktywa inwentaryzować w drodze weryfikacji zapisów w księgach i dokumentów. Ale to raczej nie dotyczy relacji w grupie kapitałowej. ©℗