Sukces, którym jest wygranie konkursu o unijną dotację, nie jest równoznaczny z jej otrzymaniem. Przed przedsiębiorcą, który ma już za sobą pozytywnie dla niego rozstrzygnięty konkurs, są trzy etapy: podpisanie umowy o dofinansowanie projektu, realizacja projektu oraz jego rozliczenie. Popełnione w trakcie ich realizacji błędy mogą skutkować utratą wsparcia z UE, a w przypadku wypłaty dotacji, koniecznością jej zwrotu wraz z odsetkami. Należy przy tym pamiętać, że każdy projekt jest kontrolowany przez urzędników, odpowiedzialnych za przyznanie dotacji. Błąd popełniony teraz może zemścić się na firmie nawet za pięć lat.

Cele projektu

Przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę na proces wyłonienia wykonawców, koszty kwalifikowane, udział własny i harmonogram realizacji prac. Powinien na bieżąco czuwać nad realizacją umowy oraz zapewnić osiągnięcie celów projektu. Dodatkowo firma powinna na bieżąco informować urząd, który przyznał dotacje, o planowanych albo zaistniałych zdarzeniach związanych ze zmianą sytuacji faktycznej lub prawnej, mogących mieć wpływ na realizację projektu dofinansowanego z funduszy unijnych. Kolejnym obowiązkiem jest przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją projektu unijnego.

Każda inwestycja lub inne przedsięwzięcie realizowane w ramach programów unijnych 2007-2013 będzie kontrolowane pod względem wydatków finansowych, ich zasadności i wielkości. Jednostki zarządzające, pośredniczące oraz inne instytucje uprawnione do kontroli będą sprawdzały przestrzeganie prawa w trakcie realizacji przedsięwzięcia, na wszystkich etapach jego realizacji. Szczególna uwaga będzie zwracana na przestrzeganie katalogów kosztów kwalifikowanych, harmonogramu inwestycji oraz realizacji polityki informacyjnej. Wszystkie wykonywane prace muszą mieć bezpośredni związek z realizowanym przedsięwzięciem, by osiągnąć końcowy efekt, zakładany w projekcie. Ponadto wszystkim robotom związanym z przedsięwzięciem dofinansowanym ze środków unijnych musi przyświecać główny cel, jaki został zdefiniowany w opisie projektu.

Cofnięcie dofinansowania

Ostateczne nieprzyznanie dofinansowania mimo zawartej wcześniej umowy o dotacje to poważny cios dla budżetu niedoszłego beneficjenta. Beneficjent w wyniku ostatecznego cofnięcia dofinansowania będzie musiał zwrócić wszystkie wypłacone wcześniej zaliczki i płatności transzowe. Aby nie dopuścić do takiej sytuacji, należy aktywnie reagować na wszelkiego rodzaju zapytania, uwagi i spostrzeżenia osób, które w imieniu np. instytucji zarządzającej czy pośredniczącej będą kontrolować realizację prawidłowości przeprowadzanych prac. Najgorzej, gdy uwagi i zastrzeżenia pojawią np. się na zakończeniu inwestycji, gdy najtrudniej jest naprawić nieprawidłowości wynikające np. z użycia niewłaściwych materiałów budowlanych. Należy przy tym pamiętać, że celem urzędników nie jest utrudnianie życia beneficjentom. Odpowiadają oni za prawidłowe, czyli zgodne z polskim i unijnym prawem, wydatkowanie środków unijnych. Dlatego też istnieje możliwość wprowadzania zmian w zakresie inwestycji. Należy przy tym pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze na każdą zmianę należy mieć zgodę urzędu, który przyznał dotację. To oznacza, że trzeba go najpierw poinformować o zamiarze zmian w inwestycji, poczekać na jego zgodę, a dopiero później wprowadzić ją w życie. Dokonuje się tego za pomocą aneksów do umowy o przyznaniu dotacji. Jeśli przedsiębiorca przedstawi porządne uzasadnienie do zmiany w zakresie inwestycji, urząd powinien się na jej wdrożenie w życie zgodzić.

Należy jednak od razu zastrzec, że nie każda zmiana jest możliwa. Na pewno urzędnicy odrzucą prośbę o zmianę charakteru samej inwestycji. Nie jest możliwa sytuacja, w której przedsiębiorca starał się o dotacje na zakup maszyny produkcyjnej, a teraz chcę za unijne pieniądze powiększyć magazyn. Należy także pamiętać, że każde działania, w którym firma może starać się o unijne dotacje, ma warunki wejścia. Na przykład w przypadku Działania 4.4 w programie Innowacyjna Gospodarka jest nim konieczność zastosowanie technologii używanej na świecie nie dłużej niż trzy lata. W przypadku tego działania nie będzie możliwe wygranie konkursu obietnicą wdrożenia najnowszej światowej technologii, a potem próba zmiany jej na starszą technologię.

Kontrola projektu

Podpisując umowę o dofinansowanie, beneficjent zobowiązuje się jednocześnie do poddawania się kontroli w trakcie realizacji projektu. Może ona odbywać się w siedzibie firmy lub na miejscu realizacji projektu. Osobom z zespołu kontrolującego należy przedstawić wszystkie stosowne dokumenty związane z projektem. W przypadku odmowy poddania się kontroli lub utrudniania jej przeprowadzenia może to skutkować wypowiedzeniem umowy oraz odmową całkowitej wypłaty dotacji. Osoby z zespołu kontrolującego mają prawo wejść na teren, gdzie realizowany jest projekt, w tym do określonych budynków i pomieszczeń.

Należy pamiętać, że kontrolować inwestycji nie będą tylko instytucje związane bezpośrednio z realizowanym projektem, np. instytucja zarządzająca lub instytucja pośrednicząca.

Podczas przeprowadzanych kontroli sprawdzane są:

● dokumenty i materiały finansowe i techniczne,

● poziom osiągniętych wskaźników, które zostały założone we wniosku o dofinansowanie,

● sposoby promocji projektu wraz z zamieszczeniem logo konkretnego programu operacyjnego.

Ważny jest czas kontroli i jej miejsce. Kontrola projektu i beneficjenta może być przeprowadzona tylko w okresie realizacji przedsięwzięcia. Istnieje jednak możliwość kontroli po zrealizowaniu projektu, jeżeli niektóre okoliczności związane z przedsięwzięciem zostały np. zatajone.

Po pomyślnej dla beneficjenta kontroli na zakończenie realizacji projektu oraz po pozytywnej weryfikacji wniosku o płatność końcową można uznać, że dane przedsięwzięcie zostało pomyślnie zakończone. Po ocenie wniosku o płatność beneficjent otrzymuje przelew środków na swoje konto.

Beneficjent pomocy unijnej musi także zwracać baczną uwagę, by realizowane prace w trakcje trwania projektu były zgodne z harmonogramem i opisem projektu, a także z treścią wypełnionego wniosku o dofinansowanie. Instytucja odpowiedzialna za kontrolę i monitoring projektu może sprawdzać w zasadzie wszystko, co jest związane z przedsięwzięciem. Będą sprawdzane wydatki, które beneficjent będzie zaliczać jako koszty kwalifikowane w poszczególnych etapach prac.

POD SZCZEGÓLNYM NADZOREM

Na co zwracać uwagę przy realizacji inwestycji:

● zapisy umowy, które należy obowiązkowo przeczytać przed przystąpieniem do realizacji projektu

● wniesienie zabezpieczenia kwoty przyznanego dofinansowania.

● możliwości oraz warunki dokonywania zmian w umowie - zasady sporządzania aneksów do umowy

● obowiązki sprawozdawcze wynikające z umowy o dofinansowanie

● obowiązki beneficjenta w zakresie promocji projektu dofinansowanego ze środków pomocowych Unii Europejskiej

● wynikające z umowy o dofinansowanie obowiązki poddania się kontrolom, zakres tych kontroli oraz podmioty uprawnione do ich przeprowadzania