Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania? Oczywiście należy zacząć od wprowadzania danych poszczególnych klientów. Proces ten musi przebiegać sprawnie, bez zbędnych komplikacji. System powinien umożliwiać szybkie dodanie podmiotu oraz wprowadzenie podstawowych parametrów konfiguracyjnych potrzebnych do rozpoczęcia pracy.
Profil klientów biura może być zróżnicowany w zależności od formy prowadzenia działalności, dziedziny gospodarki czy polityki rachunkowości. System musi więc być na tyle elastyczny, by spełniać różne wymagania. Niezwykle istotną kwestią jest możliwość dostosowania programu do specyficznych potrzeb klienta. Tutaj liczy się to, jak dużą liczbą parametrów i opcji dysponuje dany system, a także czy możliwe jest tworzenie różnego rodzaju zestawień, raportów i sprawozdań.
Ze względu na specyfikę działań biura rachunkowego równie ważna jest ergonomia pracy. System księgowy powinien więc być wyposażony we wszystkie potrzebne funkcje, a zarazem prosty i wygodny w obsłudze. Szybkie wystawianie dokumentów, możliwość zbiorczego wykonywania operacji, intuicyjność obsługi, automatyzacja – m.in. właśnie te cechy decydują o przydatności systemu w miejscu, gdzie przetwarza się setki dokumentów dla dużej liczby klientów.
Obecnie na rynku można znaleźć systemy, które są na tyle uniwersalne, że mogą być z powodzeniem używane zarówno przez firmy samodzielnie rozliczające swoją działalność, jak i przez biura rachunkowe. Czynności są wszakże te same, a różnica polega na tym, że w przypadku biura rachunkowego system musi zapewniać sprawną obsługę nie jednego, ale wielu podmiotów. Chodzi zarówno o płaszczyznę merytoryczną (np. możliwość jednoczesnego konfigurowania parametrów czy też zbiorcze wystawianie deklaracji skarbowych), jak i techniczną (archiwizacja danych, synchronizacja uprawnień personelu obsługującego poszczególne podmioty).
Programami księgowymi przystosowanymi do pracy w biurach rachunkowych są np. Rachmistrz GT (umożliwiający rozliczanie w formie księgi przychodów i rozchodów lub w formie ryczałtu) i Rewizor GT (do prowadzenia pełnej księgowości). Oba te systemy wyposażone są także w moduł płacowy. Z kolei Biuro GT to program przeznaczony specjalnie dla biur rachunkowych i doradców podatkowych. Umożliwia zbiorcze wykonywanie operacji powtarzalnych, koniecznych do przeprowadzenia w każdym z obsługiwanych podmiotów. Dodatkowo wyposażony jest w funkcje wspomagające zarządzanie biurem rachunkowym. Biuro GT współpracuje z Rewizorem, Rachmistrzem i Gratyfikantem, integrując operacje wykonywane w tych systemach.
pa
