Zainteresowanie platformą Connect jest ogromne. Od momentu uruchomienia programu pilotażowego w połowie maja pod adresem https://connect.orlen.pl zarejestrowało się już 850 dostawców i rozpoczęto ponad 70 procesów zakupowych. ORLEN, właściciel platformy, spodziewa się, że docelowo będzie korzystało z niej jednak nawet około 10 tys. firm. A korzyści dla dostawców są bezsprzeczne – ogłoszenia przetargów z 14 spółek Grupy Kapitałowej ORLEN w jednym miejscu, jeden standard procesu wyboru dostawców, szybsze decyzje po stronie kupującego, krótsze negocjacje, np. w formie e-aukcji online.
– Connect jest pierwszym krokiem ku integracji i kolejnym ku optymalizacji prowadzonych w koncernie procesów zakupowych. Główny cel to uproszczenie i skrócenie czasu kontraktacji, a dodatkowo otwarcie się na nowych dostawców z różnych rynków, zintegrowanie danych, lepszy dostęp do informacji o przetargach i wprowadzenie prostszej elektronicznej komunikacji z dostawcami, oraz wprowadzenie jednego systemu ich ocen – wylicza Jacek Czapliński – Dyrektor Wykonawczy ds. Zakupów.
Platforma Connect, dostępna dla wszystkich potencjalnych kontrahentów, będzie obsługiwać cztery europejskie rynki, na których obecne są spółki należące do Grupy Kapitałowej ORLEN – czeski, niemiecki, litewski i oczywiście polski. To nowe narzędzie zastąpi całkowicie oferty składane w formie papierowej. Docelowo wszystkie procesy wyboru dostawcy będą się odbywać tylko poprzez Connect. Koncern szacuje, że roczna wartość zakupów realizowana przez platformę będzie sięgała ponad 7 mld zł.

Cała grupa na platformie

Reklama
Projekt wdrożenia platformy zakupowej Connect został uruchomiony w ubiegłym roku, choć prace przedprojektowe, takie jak zdefiniowanie zakresu platformy oraz jej podstawowych funkcjonalności, trwały rok przed formalnym uruchomieniem projektu. Narzędzie, dostosowane do potrzeb PKN ORLEN, dostarczyła firma zewnętrzna, specjalizująca się w rozwiązaniach IT dla zakupów. Przy opracowywaniu systemu wzorowano się na najlepszych dostępnych rozwiązaniach. – Przejrzeliśmy rynek i różne rozwiązania, np. Ariba, Emptoris czy iValua, jednakże koszty tych rozwiązań były bardzo wysokie, a dodatkowo w tamtym czasie nie było nawet polskiej wersji takiego systemu. Wśród polskich rozwiązań również nie było narzędzia o zaprojektowanym przez nas zakresie. Dlatego zdecydowaliśmy się na wdrożenie naszego własnego projektu, opartego na bazie sprawdzonego rozwiązania jednego z polskich dostawców – tłumaczy Dominika Żwirbla-Kalman Dyrektor Biura Zakupów Kluczowych.
Za pośrednictwem Connect dostępne są już zamówienia ze spółki matki, czyli PKN ORLEN, oraz z kilku spółek-córek (Orlen Gaz, Orlen Asfalt, Orlen Koltrans, Orlen Oil, Rafineria Nafty Jedlicze). W pozostałych spółkach – Anwil (start już w lipcu), IKS Solino, Rafineria Trzebinia, Orlen Lietuva, Orlen Projekt, Orlen Administracja, Orlen Deutschland oraz Unipetrol – system zostanie wdrożony jeszcze w trzecim kwartale tego roku. Czeski Unipetrol na razie uruchomi postępowania zakupowe w jednej wybranej kategorii. Pozostałe kategorie spółka będzie włączała etapowo tak, aby jeszcze w czwartym kwartale system objął wszystkie kategorie zakupowe.
Aby skorzystać z możliwości Connect wystarczy zarejestrować się na stronie https://connect.orlen.pl. Proces ten trwa około 5 minut. Po poprawnej rejestracji dostawca otrzymuje login i hasło startowe, które zmienia podczas pierwszej rejestracji. Po zarejestrowaniu automatycznie wchodzi w bazę dostawców platformy Connect. Wszystkie nowo dodane postępowania widać na stronie startowej systemu. Można też filtrować postępowania po kategorii zakupowej. W jednym miejscu dostawca będzie miał informację o uruchomionych procesach zakupowych spółek GK ORLEN. Można też wybrać kategorie zakupowe, dla których dostawca będzie otrzymywał na adres e-mail powiadomienia o nowych ogłoszeniach przetargowych (w chwili opublikowania przez kupca zapytania system automatycznie generuje powiadomienia do dostawców o pojawieniu się zapytania w interesującej go kategorii).

Giganci korzystali już z Connect

System Connect oferuje wiele funkcjonalności. Jednym z jego elementów jest e-aukcja, który umożliwia elektroniczne składanie i aktualizowanie ofert cenowych (w tym samym czasie) przez dostawców zaproszonych do aukcji. – Aukcja jest jedną z form negocjacji i nie zawsze musi się wiązać z wyborem finalnego kontrahenta. Aukcja może nam wyłonić krótką listę do dalszych rozmów, możemy też w wyniku licytacji dokonać wyboru preferred bidder do dalszych negocjacji – mówi Jacek Czapliński.
Koncern skorzystał już z tego rozwiązania przy okazji wyłonienia wykonawcy Elektrociepłowni we Włocławku. W e-aukcji wartej ponad 1 mld zł wzięli udział światowi giganci rynku energetycznego.
O tym, czy w danym procesie zakupowym będzie wykorzystywana ta forma negocjacji każdorazowo decyduje kupiec prowadzący proces zakupowy, czyli ORLEN. Głównym elementem systemu jest moduł przetargowy. Oferuje on szerszy zakres funkcjonalności dotyczący całego procesu wyboru, w tym: definiowanie kryteriów, tworzenie zapytania ofertowego, czyli tzw. RFX, zbieranie ofert, ocena ofert w systemie czy wewnętrzne akceptacje.
RFX to skrót od ang. Request For (zapytanie o), gdzie X oznacza możliwą do wyboru formę zapytania: Proposal, Information, Quatation. Innymi słowy kupujący może z wykorzystaniem formularzy zapytać o: ofertę (RFP – zapytanie o ofertę), informację (RFI – zapytanie o informację) oraz cenę (RFQ - zapytanie o cenę).
– W dużym uproszczeniu: RFI jest wysyłane, kiedy nie wiemy, co oferuje rynek i jacy dostawcy mają kompetencje w danym temacie, RFP – kiedy wiemy, co chcemy kupić, ale jest wiele wariantów rozwiązań, zaś RFQ – gdy specyfikacja jest bardzo ściśle określona i prosimy dostawców tylko o cenę i inne warunki handlowe – wyjaśnia Marek Frontczak – Kierownik Zespołu Zakupów dla Stacji Paliw.
Poprzez formularze zapytań ofertowych ORLEN zbiera od oferentów ich oferty w formie elektronicznej. Kupcy, definiując zapytanie, mogą precyzyjnie zdefiniować wymagania, jakie powinni spełnić oferenci, oraz inne parametry zapytania, takie jak termin składania ofert czy konieczność dołączenia dodatkowych dokumentów w formie załączników. Na etapie zapytań ofertowych określane są kryteria formalne, techniczne oraz handlowe, których spełnienie dopuszcza ofertę do procesu zakupowego. Ocena jest częściowo zautomatyzowana i następuje właśnie wg tej kolejności (formalna, techniczna, handlowa). Na poszczególnych etapach może być dokonywana preselekcja – czyli do kolejnego etapu oceny dopuszczane są firmy, które w najwyższym stopniu spełniają dane kryteria. Na końcu są negocjacje i/lub e-aukcja. Wygrywa najlepsza oferta.

E-zakupowa rewolucja

Platforma Connect wpisuje się w najnowsze trendy tego rynku. ORLEN z tą formą zakupów wiąże duże nadzieje. – Zakupy elektroniczne to sposób na przyspieszenie procesu zakupowego, otwarcie się na nowych dostawców, przy jednoczesnym zwiększeniu transparentności. Po e-aukcji każdy wie, w bardzo krótkim czasie, dlaczego wygrał, czy przegrał. W obecnych czasach ogromnej zmienności biznesów potrzeby elastyczności i szybkiej reakcji takie narzędzie jest niezbędne – przekonuje odpowiedzialny za wdrożenie Connect w Koncernie Roman Kowszewicz – Dyrektor Biura Wsparcia Operacyjnego i Projektów Zakupowych. Według niego Connect dziś jest atutem spółki, ale jutro już będzie koniecznością. – Dlatego też mamy szerokie plany rozwoju tego systemu. Obecnie zaadresowaliśmy procesy wyboru dostawcy, ale ogromny potencjał jest w zautomatyzowaniu tego, co się dzieje po wyborze dostawcy i podpisaniu umowy – dodaje. Chodzi o elektroniczne zamówienia, elektroniczne potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez dostawców, śledzenie dostawy, elektroniczne faktury i ich wewnętrzny obieg w firmie (w skali nie jednej firmy tylko całego koncernu). – To są nasze wzorce rozwojowe, które powoli stają się realnymi planami i zostają wdrażane – podkreśla Roman Kowszewicz.

Connect w liczbach

  • około 700 przeprowadzonych aukcji od początku wdrożenia Connect
  • blisko 70 ogłoszonych dotychczas procesów zakupowych, w ramach których utworzono 120 rund zapytań ofertowych
  • ponad 850 zarejestrowanych dotychczas w systemie dostawców
  • wykorzystanie e-aukcji Connect dla wyboru preffered biddera na wykonawcę Elektrociepłowni we Włocławku; Wartość e-aukcji: ponad 1 mld zł
  • skonsolidowane zakupy 14 spółek Grupy ORLEN na jednej platformie internetowej
  • 7 mld zł może wynieść średnio roczna wartość zakupów ogłaszanych w systemie

Rodzaje kategorii zakupowych

Kontrahenci – za pośrednictwem platformy – będą mogli ofertować w 335 szczegółowych kategoriach zakupowych, zgrupowanych w 10 kluczowych:
  • administracja i zakupy ogólne
  • inwestycje
  • IT i telekomunikacja
  • logistyka
  • stacje paliw
  • surowce energetyczne, energia i paliwa
  • surowce, chemikalia, katalizatory i wypełnienia
  • usługi remontowo-eksploatacyjne
  • usługi profesjonalne
  • urządzenia, materiały i części zamienne

Z zakupów poprzez platformę, ze względu na specyfikę dostaw, wyłączone będzie kontraktowanie podstawowych surowców, jakimi są ropa naftowa i gaz ziemny.

ikona lupy />
Zalety platformy zakupowej Connect / DGP