Oszustwa ze strony pracowników są poważnym problemem przedsiębiorstw. Jak wyliczyło w ostatnim raporcie Międzynarodowe Stowarzyszenie Certyfikowanych Biegłych ds. Przestępstw Gospodarczych (Association of Certified Fraud Examiners – ACFE), statystyczna firma traci ok. 5 proc. swoich dochodów rocznie w wyniku nadużyć dokonywanych przez zatrudnione osoby, albo z ich istotnym udziałem. Raport oparty został na analizie prawie 1400 przypadków zgłoszonych przez certyfikowanych biegłych ds. przestępstw gospodarczych z całego świata, w tym również z Polski. Oszustwa i nadużycia pracownicze kosztowały firmy średnio ok. 140 tys. dol., ale w ponad 20 proc. przypadków straty wyniosły co najmniej milion dolarów. Szacunki są oczywiście przybliżone, bo tego rodzaju praktyki ze swej natury odbywają się w sposób ukryty.
Specjaliści oceniają, że tylko jedna piąta oszustw gospodarczych jest ujawniana. Następne 40 proc. to zdarzenia wykryte, które jednak nigdy nie zostały zgłoszone. W pozostałych przypadkach nieuczciwi pracownicy pozostają bezkarni: nadużycia nie są ścigane, bo nikt o nich nie wie. – Tego rodzaju zjawisko jest istotnym zagrożeniem szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw – twierdzi mec. Robert Nogacki z Kancelarii Prawnej Skarbiec. – Mniejsze podmioty bowiem ponoszą statystycznie i procentowo największe straty. Korporacje lepiej potrafią się bronić przed tego rodzaju atakami. W małych firmach przeprowadzana jest mniejsza liczba kontroli, gorszy jest nadzór i monitoring, a pracownicy czują mniejszy respekt przed organizacją, jej wpływami i możliwościami zarówno prawnej, finansowej, jak i organizacyjnej obrony.
>>> Czytaj też: Jak oszukują pracownicy sezonowi

Dobro wspólne

Reklama
Nie znaczy to jednak, że firmy są całkowicie bezbronne. Jak twierdzą autorzy badania, ponad 55 proc. oszustw i nadużyć jest efektem działalności menedżerów średniego szczebla i kierownictwa firmy. Jednocześnie działania takich osób powodują największe szkody: im wyższy bowiem szczebel zarządzania reprezentuje sprawca, tym oszustwo powoduje bardziej dotkliwe szkody. Średnia strata w wyniku działań właściciela lub osoby z najwyższego kierownictwa wynosi 573 tys. dol., menedżera – 180 tys. dol., a pracownika szeregowego – 60 tys. dol. Do stosunkowo najmniejszej liczby tego rodzaju zdarzeń dochodzi w firmach, których struktura organizacyjna określana jest jako macierzowa. Zakłada ona, że zarządzającej przedsiębiorstwem osobie podlegają szefowie poszczególnych działów, dywizji, sektorów, którzy wspólnie podejmują decyzje i ustalają strategię. Model jest trudny i kosztowny. Wydłużony jest bowiem zarówno czas podejmowania decyzji, jak i realizacji zadań. Koszty jednak rekompensowane są z nawiązką przez korzyści. Przede wszystkim model ten wymaga współpracy i sprzyja zaangażowaniu, a tym samym zwiększa wydajność. Poprawia również przepływ informacji i powoduje, że lepiej przebiegają procesy koordynacyjne. – Wspólna odpowiedzialność sprawia zaś, iż znacznie rzadziej dochodzi do nadużyć ze strony menedżerów i kierownictwa – potwierdza Adam Satovic, ekonomista związany z paryską Wyższą Szkołą Biznesu. – Firma jest bowiem traktowana bardziej jak wspólne dobro, a nie zewnętrzna, obca, bezosobowa struktura.

Agent na etacie

Najczęstszym, obejmującym 87 proc. zgłoszonych przypadków, oszustwem jest sprzeniewierzenie, które dotkniętą nim firmę każdorazowo kosztuje ok. 120 tys. dol. Fałszowanie sprawozdań finansowych wprawdzie stanowi tylko 8 proc. przypadków, ale są to nadużycia najbardziej szkodliwe dla finansów przedsiębiorstwa. Średnia wartość poniesionych w ich wyniku strat wynosi ok. miliona dol. Z kolei korupcja, a więc uzależnione od wręczenia korzyści majątkowej podjęcie lub zaniechanie działań zawodowych, stanowi około 30 proc. przypadków, powodując przeciętny uszczerbek w majątku firmy na kwotę ok. 250 tys. dol.
Częstym rodzajem oszustwa i nadużycia wśród pracowników szeregowych jest współpraca z konkurencją i nielegalna sprzedaż strategicznych dla przedsiębiorstwa danych i informacji. Nie tylko w firmach, których działalność polega na tworzeniu kapitału intelektualnego, można się przed tym zabezpieczyć, instalując na stacjach roboczych pracowników specjalne programy monitorujące. Ważną ich cechą jest kontrola oprogramowania. Aplikacje informują, jaki soft na poszczególnych stanowiskach został wgrany, gdzie i kiedy użyta została pamięć przenośnia (na przykład pendrive), jakie dokumenty i kiedy zostały wydrukowane (program rejestruje ścieżkę do dokumentu, przez co można poznać jego treść). Aplikacje tego rodzaju nadzorują także ruch na serwerach sieciowych FTP, na które przysyłane są większe pliki.
Uruchomienie programu polega na zainstalowaniu na dyskach twardych stacji roboczych niewielkiego softu, tzw. agenta, który przekazuje informacje do stacji nadzorującej. Ona z kolei wyposażona jest w program zbierający dane z nadzorowanych maszyn. Monitoring odbywa się przy użyciu panelu administracyjnego. Nie ma przy tym znaczenia, czy stacje połączone są do sieci kablem, czy też przez wi-fi. Możliwe jest także zainstalowanie panelu w innym, oddalonym od siedziby firmy komputerze.
Koszt tego rodzaju rozwiązań nie jest wysoki. Najprostsze programy monitorujące to wydatek rzędu 200 – 300 zł. Pozwalają zazwyczaj na kontrolowanie pięciu, siedmiu stacji roboczych. Do nadzorowania większego zespołu należy jednak, jak radzą specjaliści, użyć softu dającego możliwość kontrolowania nieograniczonej liczby stacji (tzw. funkcja Company On Line). To wydatek rzędu tysiąca złotych – Prowadzenie regularnych kontroli jest warunkiem znaczącego zmniejszenia strat i czasu trwania ewentualnego oszustwa lub nadużycia – potwierdza mec. Nogacki.

Stwórz dobry klimat

Ale najlepszym źródłem wiedzy o ewentualnych oszustwach i nadużyciach w firmie, jak twierdzą autorzy raportu, są informacje od pozostałych, zatrudnionych osób. Niemal 44 proc. przypadków udaje się wykryć dzięki takiej współpracy. Kontrole przełożonych i audyt wewnętrzny pozwalają wykryć zaledwie niecałe 30 proc. Dlatego najskuteczniejszym narzędziem obrony przed podobnymi atakami, jak zauważają specjaliści, jest stworzenie w firmie właściwej struktury organizacyjnej i klimatu współpracy. Budowa dobrych relacji między pracownikami na szeregowych stanowiskach, menedżerami i osobami ze ścisłego kierownictwa firmy, podobnie jest adaptacja modelu macierzowego jest zadaniem trudnym i czasochłonnym. Najskuteczniej jednak broni firmę przed nieuczciwymi pracownikami.
– Przedsiębiorstwo, w którym stałą praktyką jest nepotyzm, dochodzi do przypadków mobbingu, niesprawiedliwego faworyzowania jednych kosztem innych, a także podejmowanie są nieetyczne działania wobec konkurencji czy konsumentów, jest zdecydowanie bardziej narażone na nadużycia i oszustwa pracownicze – mówi Adam Satovic.

Czym są oszustwa pracownicze

Międzynarodowe Stowarzyszenie Certyfikowanych Biegłych ds. Przestępstw Gospodarczych (Association of Certified Fraud Examiners – ACFE) definiuje oszustwa pracownicze (occupational frauds) jako „wykorzystanie przez pracownika stanowiska w celu wzbogacenia się poprzez świadome nadużywanie bądź niewłaściwe wykorzystanie aktywów lub majątku zatrudniającej go firmy”. Zdaniem organizacji tego rodzaju działania charakteryzują się naruszaniem obowiązków wobec firmy, mają na celu uzyskanie pośrednich lub bezpośrednich korzyści finansowych, uszczuplają majątek przedsiębiorstwa, dokonywane są w tajemnicy.

Nadużycia i oszustwa mogą być przy tym popełniane przez pojedynczych pracowników, zorganizowaną grupę, jak również zatrudnionych działających w zmowie z osobami z zewnątrz firmy. Najbardziej groźne dla przedsiębiorstwa, zdaniem specjalistów ACFE, są tego rodzaju działania wykonywane przez większą liczbę współpracujących ze sobą pracowników.

>>> Czytaj też: Pracownik prawie lojalny: jak budować przywiązanie ludzi do firmy?