Niemniej, kredytowanie się kosztem swojego kontrahenta uznać należy za postępowanie nieetyczne. Terminowe płatności świadczą o dojrzałości biznesowej. Dwa tygodnie po terminie to moment, w którym uprzejme przypomnienie o płatności przestaje być zwykłą formalnością, a staje się poważnym sygnałem alarmowym. Statystyki są nieubłagane: im dłużej zwlekasz z podjęciem formalnych kroków, tym mniejsza szansa na odzyskanie całej należności, a tym bardziej odsetek. Czy wiesz, jak przejść od „miękkiej” rozmowy do twardej egzekucji, nie niszcząc przy tym relacji z klientem, ale skutecznie chroniąc swój portfel?

Jako radca prawny aktywnie wspieram moich klientów w zarządzaniu płatnościami i ochronie ich płynności. Najczęstszy błąd? Zbyt długa wiara w zapewnienia dłużnika: „przelew już wyszedł”, „mamy awarię systemu”, „księgowa jest na urlopie”. Zarządzanie płatnościami wymaga pewnej standaryzacji, a najlepiej kompleksowej strategii.

Windykacja „miękka”. Partnerstwo z dystansem

W pierwszych dniach opóźnienia możemy pozwolić sobie na podarowanie kontrahentowi kredytu zaufania. Nie oznacza to jednak, że powinniśmy stać z założonymi rękami i grzecznie czekać na przelew. Natychmiastowa aktywność pozwoli szybciej „wyczuć” drugą stronę i ocenić, czy opóźnienie to jednorazowy incydent, czy właśnie finansujemy swojemu klientowi inny biznes.

Windykacja „miękka” to działania polubowne. Ich celem jest zdyscyplinowanie kontrahenta bez angażowania sądu i komornika. To etap, na którym wciąż zakładamy dobrą wolę dłużnika. Trzeba jednak pamiętać, aby należycie dokumentować proces windykacji. Sprzeczne wiadomości od dłużnika, czy niedotrzymane obietnice zapłaty mogą nam posłużyć jako dowód działania w złej wierze.

Proces windykacji najlepiej zacząć od przypomnienia o płatności w formie monitu wysłanego mailem lub w wiadomości na wcześniej używanym komunikatorze (np. WhatsApp, czat danej giełdy transportowej, sms). Wiadomość może stanowić przypomnienie o upływie terminu do zapłaty z prośbą o potwierdzenie, jeżeli takiej już dokonano. Na tym etapie warto zachować ton partnerski.

Jeżeli w trakcie windykacji dochodzi do kontaktu telefonicznego lub osobistego, należy z takich rozmów natychmiast sporządzić notatkę i możliwie szczegółowo opisać przebieg rozmowy. Warto też, aby rozmowę prowadzić w obecności dodatkowych osób, które będą w stanie podpisać się pod treścią notatki i w razie potrzeby zeznawać, jako świadek w przypadku, gdy będziemy przed sądem wykazywać, że klient zwodził nas obiecując zapłatę lub zapewniając o tym, że przelew już został wysłany.

Windykacja przedsądowa

Po upływie 14 dni od terminu płatności należy zdać sobie sprawę, że kontrahent nie dokona dobrowolnej zapłaty i powinniśmy podjąć pierwsze kroki w windykacji przedsądowej. W tym momencie powinniśmy sporządzić ostateczne wezwanie do zapłaty (najlepiej w formie pisemnej), ponieważ zgodnie z art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c. w ewentualnym pozwie musimy podać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia. Wezwanie będzie koronnym dowodem na to, że dałeś dłużnikowi ostatnią szansę.

Co musi zawierać skuteczne wezwanie? Na pewno będzie to dokładne określenie kwoty ze wskazaniem należności głównej, tytułu jej powstania i terminu płatności. Warto skapitalizować także odsetki na dzień zapłaty oraz wskazać, jakie są należne dalsze odsetki od tych kwot (rodzaj odsetek i data początkowa). W wezwaniu należy określić rozsądny termin płatności (przyjmuje się, że powinien wynosić co najmniej 7 dni). Warto także wprost wskazać, że brak zapłaty może skutkować skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego oraz ujawnieniem informacji o zobowiązaniach dłużnika do biur informacji gospodarczej.

W przypadku transakcji handlowych (B2B) za samo opóźnienie przysługuje Ci także od dłużnika zryczałtowana kwota rekompensaty za koszty windykacji. W zależności od wartości zadłużenia, wynosi ona równowartość 40, 70 lub 100 euro. Nie musisz udowadniać, że poniosłeś konkretne koszty, te pieniądze należą Ci się z mocy prawa za sam fakt opóźnienia (nawet o jeden dzień).

Jakie sygnały świadczą o tym, że kontrahent "kredytuje się" naszym kosztem?

  1. Dłużnik przestał odbierać telefony (ghosting). To znak, że dłużnik nie zamierza zapłacić dobrowolnie, ale brak mu odwagi, by powiedzieć nam o tym w twarz.
  2. Kwestionowanie jakości usługi dopiero po terminie płatności. Jeśli klient nagle znajduje wady w towarze, za który nie zapłacił od miesiąca, zazwyczaj jest to gra na zwłokę. Dłużnikowi wystarcza odwagi na kontakt, ale nie na szczerość.
  3. Dłużnik prosi o kolejną ugodę, ale nie wpłaca pierwszej raty. Nie daj się zapętlić w nieskończone obietnice. Nieskończone prolongaty zadłużenia to może być gra. Dłużnik może w tym czasie wyprowadzać majątek lub przygotowywać wniosek o ogłoszenie upadłości.

Kiedy przestać działać samemu i oddać sprawę prawnikowi?

Wielu przedsiębiorców zwleka z wizytą u radcy prawnego, bojąc się kosztów. To paradoks. Profesjonalna windykacja często pozwala na odzyskanie kosztów obsługi prawnej bezpośrednio od dłużnika. Co więcej, korzystanie z profesjonalnego wsparcia pozwala także na uniknięcie problemów z nierzetelnymi kontrahentami w przyszłości.

Chcesz skutecznie odzyskać swoje pieniądze? Nie pozwól, by Twój biznes kredytował cudzą działalność i windykuj od razu. A najlepiej, skorzystaj ze wsparcia radcy prawnego.