Badanie dotyczyło 20 branż i 632 pracowników. Analiza została przeprowadzona latem przez Stevena Rogelberga z Uniwersytetu Karoliny Północnej w Charlotte (USA), profesora nauk organizacyjnych, psychologii i zarządzania.

Pod lupę wzięto tygodniowy grafik pracowników. Specjalista sprawdził, ile czasu kadra spędza na spotkaniach firmowych oraz to, jakie ma po nich wnioski. Okazało się, że prawie 1/3 zebrań była niepotrzebna.

Reklama
Co pokazała analiza ws. zebrań w firmach?
  • pracownicy spędzają na spotkaniach średnio 18 godzin tygodniowo;
  • odrzucają ok. 14 proc. zaproszeń (chociaż woleliby nie brać udziału nawet w ok. 31 proc. zebrań);
  •  ignorują 7 proc., a akceptują 83 proc. wiadomości ws. propozycji spotkań;
  • kobiety bardziej niż mężczyźni martwią się nieobecnością na spotkaniu (nie chcą później zabierać czasu współpracownikom na pytania ws. ustaleń z zebrania);
  • organizacja takich „zbędnych spotkań” to strata 25 tys. dolarów rocznie w przypadku jednego pracownika;
  • dla każdej firmy (która ma ponad 5 tys. pracowników) to strata ok. 101 mln dolarów rocznie.
Bloomberg / Media

Steven Rogelberg zajmuje się badaniem spotkań od dwóch dekad – podkreśla Bloomberg. Ekspert zaznacza, że „zbędne zebrania" przynoszą „ogromny koszt”.

Ponadto Rogelberg dodaje, iż wielu menadżerów nie omawia spotkań z pracownikami. Wcześniejsze badania specjalisty wykazały, że źle zorganizowane spotkanie może wpłynąć na wiele kluczowych kwestii dla firmy – np. na odejście pracowników lub zmniejszenie zaangażowania kadry.

Od lutego 2020 r. czas spędzony na spotkaniach wzrósł ponad trzykrotnie, a liczba spotkań wzrosła ponad dwukrotnie – wynika z danych* firmy Microsoft Corp. (*dane oparte na 1000 użytkowników oprogramowania firmy).

W niedawnym badaniu ws. zmian wzorców komunikacji podczas pandemii stwierdzono, że wirtualne spotkania pod „wieloma względami są mniej skuteczne” niż tradycyjne zebrania. Programy spotkań nie powinny być oparte głównie na tematach, lepszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie większej liczby pytań.

Poza tym – jak wynika również z ankiety – organizacja wyłącznie połowy spotkań pozwala na zwiększenie ich skuteczności. Badanie pokazało, że wielozadaniowość kadry kończy się w przypadku 70 proc. „niepotrzebnych zebrań”.