Jak wynika z raportu „Nowoczesne IT w MŚP 2016”, zrealizowanego przez Ipsos MORI dla firmy Microsoft, aż 74% przedstawicieli małych i średnich firm w Polsce przyznaje, że wykorzystanie nowoczesnej technologii przekłada się na wydajność i efektywność ich pracy. Chodzi tu zwłaszcza o rozwiązania pozwalające im na dostęp do potrzebnych plików, poczty e-mail i terminarza z dowolnego miejsca na świecie i dowolnego urządzenia. Raport PWC „Technologie mobilne w nowoczesnej Polsce” z października 2016 r. wskazuje natomiast, że do roku 2021 odsetek przedsiębiorstw, które w celu zachowania swojej pozycji konkurencyjnej na rynku będą musiały wykazywać się wysokim poziomem cyfryzacji, wzrośnie z 33% do 72%. I nie chodzi tu tylko o konkurencyjność, ale także o oszczędność i wygodę oraz budowanie stabilnego i nowoczesnego państwa. Przykładowo, w 2020 r. 50% obywateli i aż 95% firm ma załatwiać większość spraw urzędowych przez Internet. Do tego potrzebne jest oczywiście stabilne, szybkie łącze internetowe. Technologie mobilne z kolei przyczyniają się do rozwoju nowych modeli biznesowych, opartych na ekonomii współdzielenia. Rynek ten rośnie w tempie 77% rocznie i stwarza szanse na rozwój nowych firm oraz utrzymywanie się na rynku wielu mikroprzedsiębiorstw. Oferuje też zatrudnienie osobom bezrobotnym.
Chmura
Chmura, czyli cloud computing, to jedna z tych nowych technologii, które są najbardziej przydatne w firmie. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca i jego pracownicy mają dostęp do potrzebnych danych w dowolnym miejscu i czasie. Zapisywane są one bowiem na serwerach udostępniających usługę chmury i można z nich skorzystać za pośrednictwem dowolnego urządzenia – komputera, smartfona czy tabletu. Cloud computing daje również szansę firmom na obniżenie ich wydatków – zmniejszenie inwestycji w sprzęt i oprogramowanie. Chmura jest rozwiązaniem wygodnym i szybkim w dostępie, umożliwia także swobodne i błyskawiczne dzielenie się danymi. Co więcej, znajdujące się w niej pliki są bezpieczne, nawet w przypadku awarii naszego komputera. Wybierając dostawcę takiej usługi, powinniśmy sprawdzić, jaki poziom bezpieczeństwa danych zapewnia dana firma i ile przestrzeni dyskowej uzyskamy. Firmy cloud computingowe oferują usługi w trzech formach: Infrastructure as a Service (dostarcza klientowi biznesowemu samej infrastruktury – czyli dostępu do informacji, a niekiedy tylko podstawowego oprogramowania; takie rozwiązanie zapewnia mu swobodę w instalowaniu własnych aplikacji, ale jest kosztowne), Platformy as a Service (obejmuje ona zarówno infrastrukturę, jak i software; może to być sam system operacyjny albo bardziej rozbudowana aplikacja), oraz Software as a Service (jest to kompletna usługa – wszystko, poczynając od infrastruktury, przez oprogramowanie, a kończąc na bezpieczeństwie, zależy tylko od usługodawcy).
Szybki i stabilny Internet
Internet w firmie jest dziś standardem. Ale łącza mogą być różne, podobnie jak oferty poszczególnych dostawców. Konkurencja na rynku tego rodzaju usług jest bardzo duża, przez co trudno jednoznacznie najlepszą opcję, jeśli chodzi o samą cenę. Jest natomiast kilka spraw, na które zdecydowanie warto zwrócić uwagę. Upewnijmy się co do renomy danego dostawcy. Czytając umowę, sprawdźmy, czy nie widnieje w niej zapis o limitach prędkości, przez które po przekroczeniu ustalonego w umowie transferu nastąpi znaczne spowolnienie przesyłu danych. Na szczęście praktyka ta stosowana jest coraz rzadziej w przypadku dostawców Internetu stacjonarnego. Miejmy się natomiast na baczności, jeśli chodzi o urządzenia mobilne.
Najlepszym rozwiązaniem dla firmy jest łącze kablowe, które w przeciwieństwie np. do łącza radiowego, jest odporne na kaprysy pogody. W budynku rozdzielamy łącze przy pomocy routera WiFi – pamiętając oczywiście o zabezpieczeniu dostępu do niego kluczem WPA2. Warto też sprawdzić, czy dany dostawca oferuje nam pakiety dodatkowe dla biznesowego użytkownika sieci.
- Warto skorzystać chociażby z oferowanych pakietów zabezpieczeń przed rozmaitymi zagrożeniami, czyhającymi na użytkowników sieci, takimi wirusy, spam, konie trojańskie (tzw. trojanami) czy też próba niepowołanego dostępu do komputera – mówi Mariusz Kasprzak z firmy UPC. – Dołączane oprogramowanie antywirusowe chroni już nie tylko komputery PC, ale także urządzenia mobilne, niezbędne we współczesnym biznesie.
Aplikacje biznesowe
Oprogramowanie wspomagające zarządzanie firmą sprawia, że przedsiębiorca może w sprawny sposób zarządzać zadaniami zlecanymi pracownikom i podnosić efektywność ich pracy. Warto zaznajomić się przede wszystkim z systemami CRM, czyli narzędziami, które mogą pomóc w nadzorowaniu i kontrolowaniu relacji z poszczególnymi klientami. Dzięki CRM firma jest w stanie sprostać ich indywidualnym potrzebom i budować lojalną społeczność sympatyków produktów. ERP natomiast wspomaga zarządzanie samym przedsiębiorstwem na zasadzie gromadzenia danych wewnętrznych i umożliwienia wykonywania operacji na zgromadzonych danych. ERP ułatwiają zarządzanie zadaniami dla pracowników oraz zasobami przedsiębiorstwa.
Do przydatnych, pojedynczych aplikacji, należą także programy służące do zarządzania budżetem, sporządzania i przechowywania notatek, map myślowych, a także koordynowania projektów.
Przydatne w biurze i w podróży
Jak wynika ze wspomnianego badania „Nowoczesne IT w MŚP 2016”, aż 42% respondentów pracujących w sektorze usług nie musi być obecnych w biurze w ciągu swojego dnia pracy. Coraz więcej zadań wykonujemy zdalnie, coraz częściej pracujemy w domu, a nawet w trakcie podróży. Dlatego też mobilny pracownik potrzebuje mobilnego biura. I chodzi tu nie tylko o systemy cloud computingu, ale także sprzęt, jaki powinien on posiadać. Lekki laptop typu ultrabook, z dobrą baterią o długiej żywotności, to sprzęt, w który warto zainwestować. Podobnie jak przenośna drukarka typu all-in-one (drukarka, kopiarka i skaner w jednym). Nowoczesne urządzenia tego typu przybierają coraz częściej formę przenośną, są lekkie i poręczne. Co więcej, mają dołączoną do obudowy baterię, dzięki której możemy drukować wszędzie tam, gdzie brakuje dostępu do gniazdka elektrycznego. W razie jakiejkolwiek awarii, warto, aby każdy pracownik nosił ze sobą powerbank. Obecnie dostępne są zarówno te tradycyjne, ładowane z gniazdka o dużej pojemności, jak i ekologiczne, ładowane energią słoneczną.
/>